Planung, Steuerung und Durchführung der Einführung der HR-Software LogaHR sowie wiederkehrender Updates
- Analysieren der bestehenden Personalprozesse und Ableiten der Systemanforderungen für LogaHR
- Planen und Abstimmen der einzelnen Einführungsphasen (Modulaktivierungen, GoLives, Testzyklen) gemeinsam mit der Projektleitung
- Erstellen von Implementierungs- und Updatekonzepten und technischen/organisatorischen Umsetzungsplänen
- Durchführen von Systemtest, Fehleranalysen und Funktionsprüfungen vor Produktivschaltungen
- Begleiten von Updates und Releases, inklusive Bewertung der Änderungen und Prüfung der Auswirkungen auf bestehende Prozesse
- Kontinuierliches Weiterentwicklen des Systems durch Identifikation von Optimierungspotenzialen und Erarbeiten von Verbesserungsvorschlägen für die Fachbereiche
Koordination interner und externer Projektbeteiligter
- Abstimmen mit der Personalabteilung, Personalabrechnung, IT-Abteilung und ggf. Organisationsabteilung zu Anforderungen, Genehmigungen und technischen Rahmenbedingungen
- Koordinieren externer Partner wie Softwareanbieter, Implementierungspartner und externe Berater
- Moderieren von Abstimmungsrunden und Workshops zur Definition und Prioisierung von Anforderungen
- Überwachen und Nachhalten von offenen Punkten, technischen Änderungen und Rückmeldungen aller Beteiligten
- Sicherstellen der Einhaltung gesetzlicher und kommunaler Vorgaben durch enge Zusammenarbeit mit der Personalabrechnung
Durchführung von Schulungen, Workshops und Erstellen von Benutzerhilfen
- Erstellen von Schulungskonzepten für verschiedenen Zielgruppen (Fachabteilung, Personalabrechnung, Führungskräfte, Mitarbeitende)
- Durchführen von Präsenzschulungen, Webinaren und Work-Shops
- Erstellen und Aktualisieren von Benutzerhandbüchern, Kurzanleitungen, Videotutorials und FAQs
- Veröffentlichung von Informationen zu neuen Programmfunktionen über das Intranet oder Newsletter
- Unterstützen der Mitarbeitenenden beim Übergang zu digitalen Prozessen und der Nutzung des Mitarbeiterportals
Support für Anwender, Problemlösung, Kommunikation
- Entgegennehmen, Priorisieren und Bearbeiten von Supportanfragen (telefonisch, per E-Mail, Ticketsystem)
- Analysieren von System- und Bedienfehlern sowie Erarbeiten von Lösungen oder Workarounds
- Klären fachlicher Fragestellung im Bereich Personalprozesse, z.B. Workflow-Abbildung, Berechtigungen, Stammdatenpflege
- Dokumentieren von Problemstellungen und Lösungen zur Wissenssicherung
- Weiterleiten komplexer oder systemtiefer Probleme an den Softwarehersteller inkl. vollständiger Fehlerbeschreibung
Implementierung neuer Funktionen, Tests und Weiterentwicklung des Systems
- Konfigurieren von Modulen, Rollen, Berechtigungen und Workflows nach fachlichen Vorgaben
- Durchführen von System- und Integrationstests nach Updates, neuen Modulen oder Prozessänderungen
- Planen und Umsetzen von Änderungen an den Systemeinstellungen in Abstimmung mit den Fachanwendern
- Prüfen, Testen und Implementieren neuer gesetzlicher Vorgaben im System (z.B.Tarifanpassungen, Änderungen im Steuer- oder Sozialversicherungsrecht) in Abstimmung mit den Fachanwendern
- Pflege der Schnittstellen zu anderen städtischen oder externen Systemen sowie Begleiten von technischen Anpassungen
Dokumentation, Berichterstattung
- Erstellen von Protokollen, technischen Dokumentationen, Konfigurationsübersichten und Prozessbeschreibungen
- Aufbereiten und Präsentieren des Projektstatus für Abteilungsleitung und ggf. Projektgremien
- Erstellen von Auswertungen und Analysen zu Systemnutzung, Fehlerhäufigkeit oder Prozessqualität
- Sicherstellen einer revisionssicheren Dokumentation von Änderungen am System
