Team- und Projektassistenz Global Medical (m/w/d) – 80 bis 100%

Details zur Stelle

Administrative Unterstützung des Teams und der Führungskräfte (Termin- und Kalendermanagement, Reisen, Bestellungen / Rechnungen, digitale Prozesse und Anwendungen)
Meeting- und Veranstaltungsorganisation (Einladungsmanagement für Abteilungs- sowie HCP- und Patienten-Meetings, Hotel- und Reisebuchungen, Vorbereitung von Agenden, Nachverfolgung von Aktionspunkten)
Unterstützung bei Kongressen und wissenschaftlichen Veranstaltungen (Koordination von Standpersonal, Unterstützung bei Satellitensymposien, Zusammenstellung von Kongressunterlagen)
Crossfunktionale und internationale Kommunikation und Stakeholder-Koordination (Koordination von Anfragen im globalen Medical-Postfach, operative Kommunikationsunterstützung nach intern und extern, Pflege von Verteilerlisten)
Prozess- und Reporting-Unterstützung (Etablierung, Optimierung und Pflege von Arbeitsabläufen, Erstellung von Statusreports, Erstellung und Pflege von Dashboards und Trackern, Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresberichten)
Dokumenten- und Compliance-Management (Pflege von Fach-Dokumenten, Datenbanken, Ablagen und Dokumentationssystemen, Verwaltung von Verträgen)

Abgeschlossene kaufmännische, medizinisch-technische oder pharmazeutisch-technische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in der Projektassistenz oder Teamassistenz
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, Planner und weiteren Office-Anwendungen)
Erfahrung in der Buchhaltung, Veranstaltungsorganisation und -planung
Interesse an bzw. Erfahrung im Umgang mit SAP, CRM-Systemen und anderen Datenbanken von Vorteil
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige, strukturierte, pragmatische Arbeitsweise
Klare und transparente Kommunikation und Teamfähigkeit
Hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion und Integrität
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

New Work, flexible Arbeitszeiten und Mobiles Arbeiten
Vielfältige Benefits wie z.B. Hansefit, Jobrad, Deutschlandticket, Kindergartenzuschuss und Kauf zusätzlicher Urlaubstage
Umfassendes Onboarding- und Mentoring-Programm
Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
Internationales und wachsendes Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und finanzieller Unabhängigkeit

Für Fragen steht Ihnen Sabine Aicher per Mail unter [email protected] oder unter der Telefonnummer 0761 1514-253 gerne zur Verfügung.