Wir suchen keine Aktenverwalterin. Wir suchen die gute Seele mit Überblick.
Teamassistenz / Verwaltungs-Allrounderin in der Personaldienstleistung (m/w/d) mit Erfahrung im GVP-Tarifvertrag / ehemals iGZ und idealerweise Kenntnissen in der vorbereitenden Lohnabrechnung
Personaldienstleistung ist schnell. Manchmal laut. Oft komplex.
Zwischen Kundenanfragen, Mitarbeitereinsätzen, Vertragsunterlagen, Stundenzetteln, Fristen, Zuschlägen, Fehlzeiten, Abrechnungen und spontanen Rückfragen braucht es Menschen, die den Überblick behalten.
Genau so jemanden suchen wir.
Eine Allrounderin, die nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern Zusammenhänge erkennt.
Eine Teamassistenz, die weiß, dass Verwaltung in der Personaldienstleistung mehr ist als Ablage und Telefon.
Eine Persönlichkeit, die organisiert, mitdenkt, nachhakt, vorbereitet, prüft und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles sauber läuft.
Kurz gesagt:
Wir suchen jemanden, der den Laden administrativ zusammenhält.
Deine Mission bei uns:
Du bist bei uns die zentrale Schnittstelle zwischen Verwaltung, Team, Mitarbeitenden, Kunden und Abrechnung. Du sorgst dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Du bringst Struktur in Abläufe, hältst Fristen im Blick und unterstützt unser Team im Tagesgeschäft.
Du musst keine Steuerfachangestellte sein.
Du musst auch nicht alles auswendig können.
Aber du solltest wissen, wie Personaldienstleistung funktioniert.
Idealerweise kennst du Begriffe wie:
GVP-Tarifvertrag, Equal Pay, Zuschläge, Fehlzeiten, Stundennachweise, Einsatzunterlagen, Arbeitsverträge, Lohnvorbereitung und Mitarbeiterverwaltung nicht nur aus der Theorie.
Was du bei uns machst:
Dein Aufgabenbereich ist vielseitig, verantwortungsvoll und alles andere als langweilig.
Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:
- Unterstützung der Geschäftsführung, Niederlassung oder Disposition im administrativen Tagesgeschäft
- Pflege und Verwaltung von Mitarbeiter-, Kunden- und Einsatzdaten
- Vorbereitung, Erstellung und Prüfung von Arbeitsverträgen, Einsatzunterlagen, Zusatzvereinbarungen und relevanten Dokumenten
- Unterstützung bei der Anwendung und Umsetzung tariflicher Regelungen nach GVP / ehemals iGZ
- Vorbereitung der Lohnabrechnung, zum Beispiel durch Prüfung von Stunden, Fehlzeiten, Zuschlägen, Urlaubs- und Krankmeldungen
- Kontrolle und Nachverfolgung von Stundenzetteln, Arbeitsnachweisen und abrechnungsrelevanten Unterlagen
- Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Behörden, Krankenkassen und internen Ansprechpartnern
- Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeitender
- Pflege von Personalakten und digitalen Dokumenten
- Termin-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement
- Allgemeine Büroorganisation, Schriftverkehr, Ablage und Dokumentenmanagement
- Unterstützung bei Rechnungs- und Abrechnungsprozessen
- Mitdenken bei internen Abläufen und Optimierung administrativer Prozesse
Oder einfacher gesagt:
Du bist die Person, die merkt, wenn etwas fehlt, bevor es zum Problem wird.
Was uns wichtig ist:
Wir suchen keine Person, die nur auf Anweisung arbeitet.
Wir suchen jemanden, der mitdenkt.
Genau diese Aufmerksamkeit macht in unserer Branche den Unterschied.
Das bringst du idealerweise mit:
Du passt hervorragend zu uns, wenn du bereits Erfahrung in der Personaldienstleistung gesammelt hast und Lust hast, dein Wissen in einer verantwortungsvollen Verwaltungsrolle einzubringen.
Schön wäre, wenn du Folgendes mitbringst:
- Berufserfahrung in der Personaldienstleistung, Zeitarbeit, Arbeitnehmerüberlassung oder Personalverwaltung
- Kenntnisse im GVP-Tarifvertrag, ehemals iGZ
- Erfahrung in der vorbereitenden Lohnabrechnung oder im Umgang mit abrechnungsrelevanten Daten
- Sicherheit im Umgang mit Mitarbeiterdaten, Einsatzunterlagen, Fristen und Dokumenten
- Erfahrung in der allgemeinen Büroorganisation, Sachbearbeitung oder Teamassistenz
- Eine strukturierte, gewissenhafte und zuverlässige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten
- Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
- Gute Kenntnisse in MS Office
- Idealerweise Erfahrung mit branchenspezifischer Software
Und vor allem:
Du hast Lust, Verantwortung zu übernehmen.
Du musst nicht perfekt sein
Uns ist wichtig: Wir suchen keinen Lebenslauf nach Schablone.
Vielleicht kommst du aus der Disposition.
Vielleicht warst du bisher in der Niederlassungsverwaltung tätig.
Vielleicht hast du Lohnvorbereitung gemacht.
Vielleicht warst du jahrelang die rechte Hand der Niederlassungsleitung.
Vielleicht hast du in der Personaldienstleistung einfach alles ein bisschen gemacht: Telefon, Verträge, Stunden, Kunden, Mitarbeitende, Ablage, Fristen, Abrechnungsvorbereitung.
Dann bist du genau die Art von Allrounderin, die wir suchen.
Was dich bei uns erwartet:
Bei uns bekommst du keine eintönige Verwaltungsstelle, bei der du nur Zahlen eintippst und Akten sortierst.
Dich erwartet eine Position, in der deine Arbeit wirklich gebraucht wird. Du bist Teil eines Teams, das sich auf dich verlässt. Deine Genauigkeit, dein Überblick und dein Organisationstalent haben direkten Einfluss darauf, dass unsere Abläufe funktionieren.
Wir bieten dir:
- Eine abwechslungsreiche Aufgabe mit Verantwortung
- Ein modernes, kollegiales Arbeitsumfeld
- Kurze Entscheidungswege
- Eine strukturierte Einarbeitung
- Raum für Eigeninitiative und Verbesserungsvorschläge
- Ein Team, das Verlässlichkeit und Mitdenken schätzt
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einer dynamischen Branche
- Eine Position, in der deine Erfahrung zählt
- Wertschätzung für saubere Arbeit im Hintergrund
- Eine Tätigkeit, bei der kein Tag exakt gleich ist
Warum diese Stelle anders ist:
Viele Stellenanzeigen suchen „Bürokräfte“.
Wir suchen mehr.
Wir suchen jemanden, der versteht, dass Personaldienstleistung aus vielen beweglichen Teilen besteht.
Jemanden, der Ruhe reinbringt, wenn es hektisch wird.
Jemanden, der nicht nur Aufgaben sieht, sondern Verantwortung.
Jemanden, der erkennt, wann ein Detail wichtig ist.
Denn in unserer Branche sind es oft genau diese Details, die entscheiden, ob alles reibungslos läuft.
Für wen diese Position perfekt ist:
Diese Stelle ist ideal für dich, wenn du dich in einem oder mehreren dieser Punkte wiedererkennst:
Du hast bereits in der Personaldienstleistung gearbeitet.
Du kennst den administrativen Alltag einer Niederlassung.
Du hast Erfahrung mit Stundenzetteln, Fehlzeiten, Zuschlägen oder Lohnvorbereitung.
Du kannst mit dem GVP-Tarifvertrag oder dem früheren iGZ-Tarifvertrag etwas anfangen.
Du arbeitest gerne strukturiert, aber brauchst trotzdem Abwechslung.
Du bist zuverlässig, loyal und hast ein gutes Gespür für Menschen.
Du bist die Person, die andere fragen, wenn sie nicht mehr wissen, wo etwas liegt, was noch fehlt oder wie der Vorgang weitergeht.
Dann sollten wir sprechen.
Unser Wunschprofil in einem Satz:
Wir suchen eine erfahrene Verwaltungs-Allrounderin in der Personaldienstleistung, die Tarif, Personalunterlagen, Lohnvorbereitung, Büroorganisation und Teamunterstützung nicht als einzelne Aufgaben sieht, sondern als großes Ganzes versteht.
Bereit für eine Aufgabe mit Substanz?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Nicht perfekt formuliert.
Nicht künstlich aufgeblasen.
Sondern einfach ehrlich: Wer bist du, was kannst du, und warum passt du zu uns?
Bewirb dich jetzt als:
Teamassistenz / Verwaltungs-Allrounderin Personaldienstleistung (m/w/d)mit GVP-/iGZ-Erfahrung und Blick fürs Wesentliche
bei InnoVision Personalmanagement GmbH.
Ansprechpartner/in: Frau Katahrina Blattner
Telefon: 0911-58077984
E-Mail: [email protected]
Standort: Nürnberg
Arbeitszeit: Vollzeit
Eintritt: ab sofort / nach Vereinbarung
Gehalt: 40.000,00€ - 45.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Mitarbeiter-Rabatt
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsort: Vor Ort
