Persönliche / Kaufmännische Assistenz (m/w/d) – Teilzeit
15–20 Std./Woche | Hybrid | Raum Dorsten | ab sofort
Du bist organisiert, denkst mit und möchtest Dinge wirklich übernehmen?
Ich suche eine persönliche Assistenz, die mich im täglichen Unternehmensalltag unterstützt und mir organisatorische und administrative Themen zuverlässig abnimmt.
Dabei suche ich niemanden, der einfach nur eine To-do-Liste abarbeitet.
Mein Ziel ist: Du übernimmst einen Vorgang – und ich kann ihn aus meinem Kopf streichen.
Wir arbeiten in unterschiedlichen Bereichen rund um Immobilien, Sanierung, Vermietung und Coaching. Entsprechend abwechslungsreich ist die Tätigkeit.
Deine Aufgaben
Persönliche Assistenz & Organisation
- Termine mit Kunden und Geschäftspartnern koordinieren
- E-Mails und administrative Vorgänge bearbeiten
- offene Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen nachhalten
- unser gemeinsames Projektmanagement pflegen
- Dokumente und Informationen strukturiert organisieren
Buchhaltung & Rechnungen
- Eingangsrechnungen bearbeiten und richtig zuordnen
- Rechnungen aus E-Mails erfassen und ablegen
- Belege für DATEV vorbereiten
- Ausgangsrechnungen erstellen
- Zahlungsprozesse vorbereiten und perspektivisch mit übernehmen
Post & Dokumente
- ca. einmal wöchentlich vor Ort die Geschäftspost digitalisieren
- Dokumente zuordnen und weiterbearbeiten
- Fristen und notwendige Folgeaufgaben erkennen und nachhalten
Immobilien & Vermietung
- Immobilientools pflegen
- organisatorische Verwaltungsthemen übernehmen
- Vorgänge mit Mietern und Dienstleistern koordinieren
- bei Kurzzeitvermietung unterstützen & gestalterisch optimieren
- Channel Manager, Gästeinformationen, Rechnungen und organisatorische Abläufe pflegen
Coaching & Kunden
- neue Kunden organisatorisch onboarden
- Gruppen und Zugänge einrichten
- Kunden begrüßen und die ersten Schritte koordinieren
- Kundentermine vereinbaren
- Memberspot und weitere Systeme pflegen
- organisatorische Kundenanfragen übernehmen
Events & Projekte
- bei der Organisation unserer Events unterstützen
- Angebote einholen und Dienstleister koordinieren
- kleinere organisatorische Projekte eigenständig übernehmen
Wir möchten nicht alles von Hand machen
Wenn du feststellst, dass du jede Woche denselben Vorgang manuell erledigst, solltest du dich auch fragen:
„Kann man das nicht einfacher oder automatisch machen?“
Du musst keine Programmiererin und keine KI-Expertin sein.
Du solltest aber gerne digital arbeiten, moderne Tools und KI wie ChatGPT oder Claude sinnvoll einsetzen und Lust darauf haben, Abläufe gemeinsam mit uns effizienter zu gestalten.
Das solltest du mitbringen
- Erfahrung in Assistenz, Büroorganisation oder einem kaufmännischen Bereich
- eine sehr zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise
- ein gutes Organisationsvermögen
- kaufmännisches Grundverständnis
- selbstständiges Arbeiten und Mitdenken
- Sicherheit im Umgang mit digitalen Anwendungen
- Offenheit gegenüber KI und neuen Technologien
- freundliche und professionelle Kommunikation
- die Bereitschaft, dich selbstständig in neue Themen und Programme einzuarbeiten
Erfahrung mit Datev, Monday, Immocloud, Smoobu oder Memberspot ist schön, aber keine Voraussetzung.
Rahmenbedingungen
- Festanstellung in Teilzeit
- 15–20 Stunden pro Woche
- hybrides Arbeiten
- ungefähr 1 Tag pro Woche vor Ort im Raum Dorsten, die übrige Arbeit kann überwiegend remote erfolgen
- 17-20 € brutto pro Stunde, je nach Erfahrung und Qualifikation
- Start ab sofort bzw. nächstmöglich
Wenn es langfristig gut passt, kann die Position hinsichtlich Verantwortung und Arbeitszeit gemeinsam mit dir wachsen.
Was dich bei uns erwartet
Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und bekommst Einblicke in unterschiedliche Unternehmen und Projekte aus den Bereichen Immobilien, Sanierung, Vermietung, Coaching und Events.
Dabei sollst du nicht einfach bestehende Abläufe verwalten, sondern darfst eigene Ideen einbringen und Prozesse mitgestalten.
Wenn du gerne Verantwortung für deine Aufgaben übernimmst, Struktur in unterschiedliche Themen bringst und am Ende des Tages gerne sagen kannst „Das ist erledigt“, sollten wir uns kennenlernen.
Ein klassisches Anschreiben benötigen wir nicht.
Beantworte uns stattdessen einige kurze Fragen und schick uns deinen Lebenslauf. So können wir uns schneller ein Bild davon machen, ob wir zueinander passen.
Gehalt: 16,00€ - 20,00€ pro Stunde
Leistungen:
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenloser Parkplatz
Bewerbungsfrage(n):
- Welche Erfahrungen hast du bisher in Assistenz, Büroorganisation oder kaufmännischen Tätigkeiten gesammelt? Beschreibe bitte kurz deine wichtigsten bisherigen Aufgaben.
- Nenne bitte ein konkretes Beispiel für einen Aufgabenbereich oder Prozess, den du in einer bisherigen Tätigkeit eigenständig organisiert und verantwortet hast. Was genau war deine Verantwortung und was war das Ergebnis?
- ast du in einer bisherigen Tätigkeit schon einmal einen wiederkehrenden administrativen Ablauf verbessert, vereinfacht, digitalisiert oder automatisiert? Wenn ja: Was war vorher das Problem und was hast du verändert?
- Wie nutzt du heute bereits KI-Tools wie ChatGPT oder Claude bei der Arbeit oder privat? Nenne gerne konkrete Beispiele. Falls du KI bisher kaum nutzt: Wofür könntest du sie dir bei der Arbeit vorstellen?
- Nenne ein konkretes Beispiel für eine Aufgabe, bei der du zunächst nicht wusstest, wie du sie lösen sollst. Wie bist du vorgegangen?
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 46282 Dorsten
