Die Technische Universität Dresden (TUD) zählt als Exzellenzuniversität zu den leistungsstärksten
Forschungseinrichtungen Deutschlands. Sie begreift Diversität als kulturelle Selbstverständlichkeit und
Qualitätskriterium einer Exzellenzuniversität. Entsprechend begrüßen wir alle Bewerberinnen und Bewerber, die sich
mit ihrer Leistung und Persönlichkeit bei uns und mit uns für den Erfolg aller engagieren möchten.
An der Fakultät Elektrotechnik und Informationstechnik, Institut für Grundlagen der
Elektrotechnik und Elektronik, ist an der Seniorprofessur für Grundlagen der Elektrotechnik zum
nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektstelle als
Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d)
(bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen E 6 TV-L)
bis 31.12.2028 (Befristung gem. TzBfG), mit 30 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit
(12 Stunden / Woche, zu besetzen.
Aufgaben:
- Planung, Koordination und Überwachung der organisatorischen Abläufe, Termine und Fristen für
zwei Workshops und eine Summer School
- Unterstützung bei der finanztechnischen Überwachung der zur Verfügung stehenden
Drittmittelkonten, d. h. Führen der Listen über Mittelzu- und -abflüsse nach den Vorgaben
- Einholung, Prüfung und Abstimmung von Angeboten sowie Organisation von
Veranstaltungsräumen, Catering und technischer Ausstattung
- Abstimmung mit internen Stellen und externen Dienstleistern sowie Erstellung und Pflege
organisatorischer Ablauf-, Termin- und Aufgabenpläne
- eigenständige organisatorische Kommunikation mit nationalen und internationalen
Teilnehmenden und Referierenden in deutscher und englischer Sprache
- Teilnehmenden-Management, Bearbeitung von Anmeldungen und organisatorischen Anfragen
sowie Erstellung und Versand von Einladungen und Veranstaltungsinformationen
- Bearbeitung von Dienstreisen im Projekt inkl. Organisation Dienstreisen, Beantragung der
Dienstreisen, Abrechnung der Dienstreisen sowie organisatorische Betreuung eingeladener
Vortragender
- Auslösen und Überwachen von Bestellungen
- Erstellen von Beschaffungsanträgen
- Prüfung und Zuordnung von Angeboten, Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen sowie
Vorbereitung veranstaltungsbezogener Umbuchungen und Abrechnungsunterlagen
- organisatorische Koordination und Betreuung während der Veranstaltungen einschließlich der
Bearbeitung kurzfristiger Änderungen
- organisatorische Nachbereitung, Rechnungskoordination, Ausstellung von
Teilnahmebescheinigungen sowie Dokumentation und Archivierung der
Veranstaltungsunterlagen
Voraussetzungen:
- abgeschlossene Berufsausbildung auf einem kaufmännischen, verwaltungsnahen oder
veranstaltungsorganisatorischen Gebiet oder in einer für die Tätigkeit geeigneten Fachrichtung
- einschlägige Berufserfahrung in der Veranstaltungsorganisation, Projektassistenz oder
administrativen Koordination; diese kann als Nachweis der gleichwertigen Fähigkeiten und
Erfahrungen berücksichtigt werden
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit digitalen Verwaltungs-, Kommunikations- oder
Buchungssystemen sind von Vorteil
- Kenntnisse beziehungsweise die Bereitschaft zur Einarbeitung in Beschaffungs-, Reisekosten- und
Drittmittelverfahren
