Office Manager (m/w/d) - Kanzleiorganisation
Das organisatorische Herz unserer Kanzlei.
Manche möchten sich auf ein Fachgebiet spezialisieren und den ganzen Tag tief in einem Thema arbeiten.
Andere blühen dann auf, wenn sie organisieren, koordinieren, mit Menschen sprechen, den Überblick behalten und dafür sorgen können, dass viele kleine Dinge zu einem funktionierenden Ganzen werden.
Genau diese Persönlichkeit suchen wir.
Für unsere Kanzlei wünschen wir uns eine Organisationskraft, die Freude daran hat, strukturiert zu arbeiten, Verantwortung zu übernehmen und sowohl für unsere Mandanten als auch für unser Team eine verlässliche Ansprechperson zu sein.
Das erwartet dich
- Kein Tag in dieser Rolle ist völlig gleich – genau das macht sie spannend. Du sorgst dafür, dass aus vielen einzelnen Aufgaben ein strukturierter und reibungsloser Kanzleialltag entsteht.
- Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe, damit Mandanten und Team jederzeit auf verlässliche Prozesse zählen können.
- Erste Ansprechperson für Mandanten am Telefon, per E-Mail und persönlich sowie Weiterleitung fachlicher Anliegen an die richtigen Kolleginnen und Kollegen.
- Anlage neuer Mandate, Pflege relevanter Daten und Sicherstellung, dass alle Informationen vollständig und jederzeit verfügbar sind.
- Koordination von Unterlagen, Fristen und offenen Rückmeldungen, damit nichts aus dem Blick gerät.
- Unterstützung des Teams bei organisatorischen Themen und eigenständige Übernahme von Aufgaben, die den Kanzleialltag spürbar erleichtern.
- Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsabläufe sowie Einbringen eigener Ideen für noch effizientere Prozesse.
Was dir an dieser Rolle Freude machen wird
- Mit deiner Organisation dafür zu sorgen, dass der Kanzleialltag reibungslos funktioniert.
- Die erste Ansprechperson für viele organisatorische Anliegen zu sein und Menschen zuverlässig weiterzuhelfen.
- Strukturen zu schaffen, die Kolleginnen und Kollegen ihre Arbeit erleichtern.
- Moderne digitale Arbeitsweisen einzusetzen und aktiv mitzugestalten.
- Eigenverantwortlich zu arbeiten und gleichzeitig Teil eines Teams zu sein, das sich gegenseitig unterstützt.
- Jeden Tag zu erleben, wie deine Arbeit den Unterschied macht – für unsere Mandanten und für das gesamte Team.
Das bringst du mit
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist für diese Position erforderlich.
Du passt gut zu uns, wenn du:
- gerne organisierst und auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behältst.
- strukturiert, sorgfältig und zuverlässig arbeitest.
- freundlich, serviceorientiert und professionell mit Mandanten sowie Kolleginnen und Kollegen kommunizierst.
- Freude daran hast, Prozesse zu koordinieren und Verantwortung zu übernehmen.
- digitale Anwendungen sicher nutzt oder dich schnell in neue Systeme einarbeitest.
- Prioritäten sinnvoll setzt und auch in arbeitsintensiven Zeiten ruhig und organisiert bleibst.
- gerne mitdenkst und Verbesserungspotenziale erkennst.
Was wir bieten
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit nach der Einarbeitung, soweit die Aufgaben dies zulassen.
- Umfassende Einarbeitung sowie interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Moderne digitale Arbeitsplätze mit DATEV, milia und Cloudya.
- Betriebliche Altersvorsorge.
- Job-E-Bike
- Kommunikation auf Augenhöhe, ein wertschätzendes Team und ein Arbeitsumfeld, das Beruf und Privatleben miteinander vereinbar macht.
Warum diese Rolle besonders ist
Viele glauben, Organisation passiert einfach nebenbei. Wir wissen, dass sie die Grundlage für alles ist. Mit deiner Arbeit schaffst du Struktur, Verlässlichkeit und Orientierung – und sorgst dafür, dass Mandanten einen exzellenten Service erleben und unsere Fachkräfte sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können.
Wenn du Freude daran hast, Dinge zu koordinieren, Verantwortung zu übernehmen und Menschen den Arbeitsalltag leichter zu machen, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Jetzt bewerben
Sende uns deinen Lebenslauf inklusive Gehaltsvorstellung an [email protected].
Selbstverständlich behandeln wir deine Bewerbung vertraulich.
Art der Stelle: Vollzeit oder Teilzeit.
Gehalt: 30.000,00€ - 45.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten
- Gleitzeit
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Zusätzliche Urlaubstage
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 46240 Bottrop
