Schulsekretär*in als ständige Vertretungskraft

Stadt Karlsruhe -
Karlsruhe

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Details zur Stelle

Teilzeit
vor 17 Stunden

Qualifikationen

Bürosoftware
Kaufmann/-frau - Büromanagement
Erfahrung Im Sekretariat
Kalendermanagement
Empfangstätigkeiten
Empfang
Bearbeitung eingehender Geschäftspost
Büromanagement
Abgeschlossene Berufsausbildung
Office-Suiten
Empfangsmanagement
Front-Office-Management

Vollständige Stellenbeschreibung

Start: nächstmöglich | unbefristet | Teilzeit 67,95 % | Bezahlung: bis E 8 TVöD

Als Schulträger gewährleistet das Schul- und Sportamt die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen der Stadt und verantwortet zugleich die kommunale Sportverwaltung. Ihr Arbeitsplatz in dem jeweiligen Schulsekretariat im Stadtgebiet Karlsruhe ist das Herzstück der Schule – hier laufen alle organisatorischen Fäden zusammen, die Sie von Montag bis Freitag ab 7:15 Uhr in Präsenz vor Ort aktiv koordinieren und mitgestalten. Sie arbeiten im Rahmen einer Ferienregelung: Während der Schulzeit beträgt Ihre wöchentliche Arbeitszeit 31,71 Stunden. In den Schulferien ist keine Arbeitsleistung zu erbringen. Insgesamt entspricht dies einem bezahlten Beschäftigungsumfang von 67,95 %.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

Zentrale Ansprechperson: Als erste Kontaktstelle für Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrkräfte erteilen Sie persönliche und telefonische Auskünfte. Sie koordinieren Termine, steuern eingehende Anfragen und stellen einen reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten sicher.
Office-Management: Sie verwalten und pflegen die digitalen Schülerdaten eigenverantwortlich und bearbeiten den Posteingang sowie Rechnungen und Bestellungen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Verwaltung der Lernmittel und Materialien, aktualisieren die entsprechenden Inventarlisten und führen die Registratur. Im Schulalltag unterstützen Sie die Schulleitung sowie das Kollegium bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Ihr Profil auf einen Blick

Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits fundierte Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich mit.
Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit gängigen Office Tools gehört ebenso zu Ihrem Profil wie die Fähigkeit, sich neue IT-Anwendungen schnell und eigenständig anzueignen.
Kompetenzen: Sie zeichnen sich durch Flexibilität, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit aus und behalten auch in herausfordernden Situationen stets die Ruhe und den Überblick. Als zentrale Koordinationsstelle der Schule schaffen Sie durch Ihre authentische, kompetente Ausstrahlung und klare Kommunikation ein vertrauensvolles und produktives Miteinander.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Schul- und Sportamt, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist: 13.09.2026 | Kennziffer: 410.26.003

Ansprechperson Auswahlverfahren: Jennifer Roll, Sachbearbeiterin Personal, Telefon 0721 133-4172, E-Mail: [email protected]
Fachliche Auswahlperson: Stefanie Grünbacher, Teamleiterin Sekretariatskräfte, Telefon 0721 133-4203, E-Mail: [email protected]

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