Sie lieben Organisation, Verantwortung und Gestaltungsspielraum?
Office - Manager*in (m/w/d)
in Teilzeit (50 %) zum 01.10.2026
Wer wir sind
Der VPK – Landesverband Baden-Württemberg e.V. ist die Interessenvertretung privater Träger der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe in Baden-Württemberg. Wir vertreten unsere Mitgliedseinrichtungen gegenüber Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit, vernetzen Fachleute und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für eine moderne, qualitativ hochwertige Kinder- und Jugendhilfe.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.10.2026 eine engagierte Persönlichkeit, die mit Herz, Kompetenz und Organisationstalent unsere Geschäftsstelle in Schutterwald leitet.
Ihre Aufgaben – vielseitig, sinnstiftend, gestaltbar
Als Office - Manager*in sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Verbandes und arbeiten direkt mit dem Vorstand zusammen. Sie übernehmen insbesondere:
Organisatorische Leitung
- Operative Steuerung und Organisation der Geschäftsstelle
- Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe
- Koordination zwischen Vorstand und Fachteam
- Sekretariat des Vorstands, Korrespondenz und allgemeine Bürotätigkeiten
- Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro (Personalakten, Lohnabrechnung)
Mitgliederverwaltung und -betreuung
- Persönliche Beratung und Verwaltung unserer Mitglieder
- Erste Ansprechperson für neue Mitgliedseinrichtungen
- Schnittstelle für Termine zu Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen
- Bereitstellung von Vorbereitungsunterlagen für Mitglieder
Verbandsarbeit & Gremien
- Organisation und Durchführung von Mitgliederversammlungen (zweimal jährlich), Vorstands- und Beiratssitzungen
- Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Erstellung von Protokollen
- Organisation von Fortbildungsveranstaltungen und Arbeitsgruppen
- Zusammenarbeit mit der Bundesgeschäftsstelle und anderen Landesverbänden
Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit
- Pflege der Beziehungen zu Mitgliedern, Behörden und politischen Entscheidungsträgern
- Vertretung des Verbandes bei Veranstaltungen, Messen und Konferenzen
- Pflege von Homepage und Einrichtungsverzeichnis, Koordination von Rundschreiben und Newsletter
Finanz- und Ressourcenmanagement
- Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans gemeinsam mit dem Vorstand
- Finanzbuchhaltung, Kontierung, Buchung von Belegen, Zahlungsverkehr
- Überwachung der Mitgliedsbeiträge, Controlling, jährliche Kassenprüfung
- Eigenständige Finanzentscheidungen im Rahmen des Wirtschaftsplans
- Sicherstellung des Datenschutzes innerhalb des Verbandes
Das bringen Sie mit
- Abgeschlossenes Studium (z. B. Betriebswirtschaft, Verwaltungs-, Sozial- oder Non-Profit-Management) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer leitenden Verwaltungs-, Geschäftsstellen- oder Assistenzfunktion – idealerweise in einem Verband, Verein oder im sozialen Bereich
- Sicherer Umgang mit Buchhaltung, Wirtschaftsplanung und Controlling
- Erfahrung in der Personalverwaltung sowie der Zusammenarbeit mit Steuerbüros
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Affinität zu digitaler Verbandsarbeit (Homepage-Pflege, Online-Tools)
- Kenntnisse im Kinder-, Jugend- und Sozialhilferecht sind von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und souveränes Auftreten
- Diskretion, Loyalität und Identifikation mit den Werten der freien Wohlfahrtspflege
Was wir Ihnen bieten
- Verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum direkt an der Schnittstelle zu Vorstand, Mitgliedern und Politik
- Faire Vergütung in Anlehnung an den VPK-Tarif, Entgeltgruppe Verwaltung
- Familienfreundliche Teilzeitstelle mit 50 % und flexibler Arbeitszeitgestaltung
- Sinnstiftendes Arbeitsumfeld in einem etablierten Verband mit gesellschaftlicher Wirkung
- Kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre
- Vielfältige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
- Moderner Arbeitsplatz mit guter Erreichbarkeit
Klingt nach Ihrer nächsten Aufgabe?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung – mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.
Gehalt: 1.708,00€ - 2.046,00€ pro Monat
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 77746 Schutterwald
