IT-Allrounder / Digital Operations Specialist (m/w/d)
Ziel der Position
Sie übernehmen eine zentrale Rolle beim Aufbau, der Betreuung und Weiterentwicklung unserer internen IT-, Software- und Prozesslandschaft. Dabei sorgen Sie dafür, dass unsere digitalen Arbeitsabläufe stabil, effizient und skalierbar funktionieren.
Der Schwerpunkt liegt auf Microsoft 365, SharePoint/DMS, CRM, Berechtigungsstrukturen, digitalen Workflows, Automationen sowie der Unterstützung unserer Mitarbeitenden bei IT- und Softwarethemen. Gleichzeitig helfen Sie dabei, interne Prozesse in den Bereichen Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, Rechnungsprüfung und Fristenkontrolle digital abzubilden und kontinuierlich zu verbessern.
Kurz gesagt: Sie sind unser interner Ansprechpartner für IT, Tools, Datenstrukturen und digitale Prozesse.
Aufgaben & VerantwortlichkeitenIT-Administration & Nutzer-Support
- Betreuung unserer internen IT- und Softwarelandschaft
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei IT-, Software- und Anwendungsthemen
- Verwaltung von Benutzerkonten, Zugriffsrechten, Gruppen und Berechtigungen
- Betreuung von Arbeitsplätzen, Geräten, Standardsoftware und digitalen Arbeitsumgebungen
- Schnittstelle zu externen IT-Dienstleistern und Softwarepartnern
- Dokumentation von IT-Strukturen, Zugängen, Prozessen und Standards
Microsoft 365, SharePoint & digitale Zusammenarbeit
- Pflege und Weiterentwicklung unserer Microsoft-365-Umgebung
- Strukturierung von SharePoint, Teams, OneDrive und gemeinsamen Dokumentenablagen
- Aufbau sinnvoller Rechte-, Ordner- und Ablagestrukturen
- Sicherstellung von Datenqualität, Versionierung und Dokumentenstandards
- Entwicklung von Vorlagen, Checklisten und digitalen Arbeitsräumen
CRM-, DMS- und Tool-Management
- Mitarbeit bei Auswahl, Einführung und Administration von CRM-, DMS- und Workflow-Tools
- Betreuung von Systemen für Kunden-, Projekt-, Dokumenten-, Vertrags- und Fristenmanagement
- Aufnahme von Anforderungen aus Geschäftsführung und Projektteam
- Übersetzung fachlicher Anforderungen in praktikable digitale Lösungen
- Pflege von Datenbanken, Stammdaten, Vorlagen und Workflows
Prozessdigitalisierung & Automatisierung
- Analyse bestehender interner Abläufe und Identifikation von Verbesserungspotenzial
- Aufbau einfacher Automationen, z. B. mit Power Automate, Zapier oder vergleichbaren Tools
- Digitalisierung wiederkehrender Prozesse, insbesondere bei Dokumenten, Rechnungen, Verträgen und Fristen
- Einführung von Erinnerungs-, Prüf- und Eskalationslogiken
- Unterstützung bei der Standardisierung und Skalierung interner Abläufe
Dokumenten-, Vertrags- und Fristenmanagement
- Aufbau und Pflege strukturierter Dokumentenablagen
- Unterstützung bei digitalen Prüfprozessen für Rechnungen, Verträge und Projektunterlagen
- Sicherstellung vollständiger Unterlagen und nachvollziehbarer Bearbeitungsstände
- Fristenmonitoring und Nachverfolgung offener Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung durch strukturierte Statusübersichten und Auswertungen
Schnittstellen
Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, dem Projektteam, Asset Management, Entwicklung, Buchhaltung/Steuerberatung sowie externen IT- und Softwaredienstleistern zusammen.
Anforderungen
- Ausbildung oder Studium im Bereich Informatik, Wirtschaftsinformatik, Fachinformatik Systemintegration, IT-Systemmanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Alternativ: sehr IT-affine kaufmännische Ausbildung mit nachweisbarer Erfahrung in Software-, Tool- oder Prozessbetreuung
- Gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, Excel und Word
- Verständnis für Benutzerverwaltung, Berechtigungen, digitale Ablagestrukturen und Datenqualität
- Interesse an CRM-, DMS-, Workflow- und Automatisierungslösungen
- Fähigkeit, fachliche Anforderungen zu verstehen und in digitale Prozesse zu übersetzen
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude daran, Kolleginnen und Kollegen bei digitalen Themen zu unterstützen
Nice-to-have
- Erfahrung mit Microsoft 365 Administration, SharePoint Online, Entra ID, Exchange oder Intune
- Erfahrung mit CRM- oder DMS-Systemen, z. B. HubSpot, Microsoft Dynamics, Salesforce, SharePoint oder vergleichbaren Lösungen
- Kenntnisse in Power Automate, Zapier, Make, Power Apps oder einfachen Skript-/Automationslösungen
- Erfahrung mit IT-Dokumentation, Rechtekonzepten oder Prozessmodellierung
- Grundverständnis für Rechnungs-, Vertrags-, Fristen- oder Projektmanagementprozesse
- Erfahrung in kleinen oder mittelständischen Unternehmen, in denen pragmatische IT-Lösungen gefragt sind
Was die Rolle besonders macht
Bei uns übernehmen Sie keine klassische Helpdesk- oder reine Verwaltungsrolle. Sie gestalten aktiv mit, wie wir unsere internen Systeme, Datenstrukturen und digitalen Prozesse aufbauen.
Sie bekommen die Möglichkeit, eine moderne Arbeitsumgebung mitzugestalten, Tools einzuführen, Prozesse zu verbessern und eine zentrale Rolle zwischen Geschäftsführung, Projektteam und externen IT-Dienstleistern einzunehmen.
Art der Stelle
Vollzeit oder Teilzeit
Leistungen
- Flexible Arbeitszeiten
- Betriebliche Weiterbildung
- Verantwortungsvolle Rolle mit Gestaltungsspielraum
- Möglichkeit zur Weiterentwicklung im Bereich IT, Digitalisierung und Prozessmanagement
- Direkte Zusammenarbeit in einem familiären Team
Arbeitsort
Vor Ort
Gehalt: ab 60.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Möglichkeit zu pendeln/umzuziehen:
- 88697 Bermatingen: bereit sein zu pendeln oder vor Antritt der Stelle einen Umzug zu planen (Erforderlich)
Berufserfahrung:
- Informatik: 1 Jahr (Erforderlich)
Sprache:
- Fachgerechtes Deutsch (Erforderlich)
Zusatzqualifikation/Zertifikat:
- Ausbildung / Studium in der Informatik (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort
