Über die Position
Zur Unterstützung unseres Operations-Teams suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und hands-on arbeitende Persönlichkeit, die uns im operativen Tagesgeschäft, in der Eventvorbereitung und bei administrativen Abläufen unterstützt.
In dieser Rolle arbeitest du eng mit unserer Operations-Koordination zusammen und hilfst dabei, wiederkehrende Aufgaben sauber vorzubereiten, Unterlagen zu pflegen, offene Punkte nachzuhalten und Veranstaltungen organisatorisch zu begleiten.
Die Position ist überwiegend im Büro angesiedelt, beinhaltet aber auch operative Einsätze im Veranstaltungsbereich. Du solltest daher Freude daran haben, sowohl strukturiert am Schreibtisch zu arbeiten als auch bei Events vor Ort praktisch mit anzupacken.
Deine Aufgaben
- Vorbereitung von Eventunterlagen, Eventmappen, Checklisten und Ablaufübersichten
- Erstellung von Buffetschildern, Strichlisten, Übersichten und weiteren Veranstaltungsunterlagen
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen
- Pflege und Ablage von Lieferscheinen, Belegen und operativen Dokumenten
- Unterstützung bei der Erfassung und Vorbereitung von Belegen sowie bei der vorbereitenden Rechnungsprüfung
- Unterstützung bei Material-, Bestands- und Equipmentübersichten
- Vorbereitung und Nachhaltung von Verlustmeldungen und offenen Punkten
- Unterstützung bei der Pflege von CrewBrain und anderen internen Tools nach Vorgabe
- Mitbetreuung und Vorsortierung operativer Postfächer
- Unterstützung bei der Kommunikation mit internen Teams und externen Dienstleistern nach Vorlage
- Vorbereitung einfacher Raumplan- und Setup-Unterlagen nach Vorgabe
- Unterstützung bei der Anwendung interner Standards, z. B. Setups, Materiallisten und Veranstaltungsabläufe
- Operative Unterstützung bei Veranstaltungen und bei Bedarf Einspringen im Eventbetrieb
- Schrittweise Übernahme fester wiederkehrender Aufgaben nach erfolgreicher Einarbeitung
Entwicklungsperspektive
Die Rolle ist als Einstieg in den Bereich Operations gedacht. Zu Beginn übernimmst du klar definierte, risikoarme Aufgaben. Nach der Einarbeitung kannst du schrittweise mehr Verantwortung in wiederkehrenden Abläufen übernehmen.
Langfristig besteht die Möglichkeit, dich in Richtung Junior Operations weiterzuentwickeln und stärker in Themen wie Eventvorbereitung, Dienstleisterkommunikation, Personalzeitkontrolle, Functions-Check, Materialbedarf und operative Nachhaltung hineinzuwachsen.
Das bringst du mit
- Laufendes Studium, idealerweise im Bereich Eventmanagement, Hospitality, Tourismus, BWL, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Bereich
- Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Freude an Organisation, Vorbereitung, Listen, Checklisten und sauberer Dokumentation
- Gute Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit internen Teams und Dienstleistern
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
- Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, auch im Veranstaltungsbetrieb praktisch zu unterstützen
- Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür für Prioritäten
- Interesse an Eventabläufen, Operations, Hospitality und organisatorischen Prozessen
- Erste Erfahrung im Event-, Gastro-, Office-, Backoffice- oder Hospitality-Bereich ist von Vorteil, aber kein Muss
Das erwartet dich
- Ein praxisnaher Einstieg in die Event- und Hospitality-Branche
- Ein abwechslungsreicher Mix aus Büro, Organisation und Eventbetrieb
- Direkte Einbindung in unser Operations-Team
- Klare Aufgaben, kurze Entscheidungswege und eine strukturierte Einarbeitung
- Die Möglichkeit, dich fachlich weiterzuentwickeln und Schritt für Schritt mehr Verantwortung zu übernehmen
- Ein dynamisches Umfeld mit spannenden Veranstaltungen, unterschiedlichen Locations und einem engagierten Team
Wichtig zu wissen
Der Schwerpunkt liegt auf Operations, Eventvorbereitung, administrativer Unterstützung, Nachhaltung und operativer Mitarbeit.
Wir suchen jemanden, der strukturiert arbeitet, zuverlässig mitdenkt und Lust hat, im Hintergrund dafür zu sorgen, dass Veranstaltungen besser vorbereitet und reibungsloser umgesetzt werden.
Gehalt: 14,00€ - 18,00€ pro Stunde
Leistungen:
Bewerbungsfrage(n):
- Haben Sie bereits erste Erfahrungen in der Event- und/oder Hotelbranche?
- Sind Sie aktuell an einer Hochschule oder Universität immatrikuliert?
Arbeitsort: Vor Ort
