Remote | Deutsch & Englisch | Teilzeit mit Option auf Vollzeit
Über uns
Wir sind ein Unternehmen im Bereich digitale Weiterbildung und bieten Online-Programme für selbstständige Unternehmerinnen und Unternehmer an. Unsere Kundinnen und Kunden nutzen unsere Programme, um ihre Angebote, Positionierung, internen Prozesse und digitalen Geschäftsstrukturen weiterzuentwickeln.
Für den technischen und operativen Bereich suchen wir eine zuverlässige, strukturierte Person, die unsere Systeme betreut, technische Abläufe überwacht und dafür sorgt, dass unsere digitalen Prozesse stabil und sauber funktionieren.
Ihre Rolle
Als technische, virtuelle Assistenz unterstützen Sie uns bei der Betreuung und Weiterentwicklung unserer digitalen Infrastruktur. Dazu gehören Website-Pflege, Automationen, Tool-Integrationen, Zahlungs- und Kursplattformen sowie die Dokumentation interner Prozesse.
Sie arbeiten selbstständig, erkennen technische Probleme frühzeitig und stimmen sich bei Bedarf mit der Geschäftsführung und dem internen Team ab.
Ihre Aufgaben
Laufende Aufgaben
- Wöchentliche Prüfung und Überwachung von Automationen in Zapier und Make
- Erkennen, Dokumentieren und Beheben technischer Fehler oder Lücken in bestehenden Abläufen
- Durchführung von Website-Updates und technischer Pflege in WordPress und Kajabi
- Anpassung von Seiten, Texten, Links, Checkout-Strecken und technischen Einstellungen
- Wöchentliche Erfassung und Dokumentation ausgewählter Marketing-Kennzahlen aus Google Analytics und Pinterest
- Überwachung eingesetzter Tools und Integrationen, z. B. ConvertKit, Mollie Payments, Plug & Pay und Kajabi
- Prüfung technischer Support-Anfragen in Intercom, z. B. fehlende Zugänge oder Probleme bei der Kursfreischaltung
- Direkte Bearbeitung oder Weiterleitung technischer Support-Fälle
- Pflege und Aktualisierung von SOPs, Prozessdokumentationen und internen Systemunterlagen
- Strukturierte Dokumentation von Änderungen, Fehlern und gelösten technischen Themen
Projektbezogene Aufgaben
- Einrichtung und Weiterentwicklung von Intercom
- Aufbau einfacher Support-Abläufe und automatisierter Erstreaktionen
- Verbindung bestehender Tools über Zapier oder Make
- Dokumentation neuer technischer Setups, sodass sie nachvollziehbar und übergabefähig bleiben
- Technische Vorbereitung neuer Angebote, Seiten, Automationen und Zahlungsprozesse
- Qualitätssicherung vollständiger Kundenabläufe vor Veröffentlichungen oder Kampagnen
- Prüfung von Checkout, Bestellbestätigung, E-Mail-Abläufen, Zugangserteilung und internen Benachrichtigungen
- Optimierung und Systematisierung bestehender Prozesse
So könnte Ihre Arbeitswoche aussehen
Zu Beginn der Woche prüfen Sie bestehende Automationen in Zapier und Make und stellen sicher, dass alle relevanten Abläufe korrekt funktioniert haben. Anschließend bearbeiten Sie Website-Anpassungen, die intern vorbereitet oder priorisiert wurden.
Im Laufe der Woche erfassen Sie ausgewählte Kennzahlen aus Google Analytics und Pinterest und dokumentieren diese im gemeinsamen Dashboard. Sie prüfen außerdem technische Support-Anfragen in Intercom. Wenn eine Kundin oder ein Kunde beispielsweise keinen Zugang zu einem Kurs erhalten hat, analysieren Sie den Ablauf, beheben den Fehler und schließen den Vorgang sauber ab.
Vor einer neuen Veröffentlichung testen Sie den vollständigen Kundenprozess: Checkout, Zahlungsabwicklung, Automationen, Bestätigungs-E-Mails und Zugangserteilung. Zum Ende der Woche aktualisieren Sie relevante SOPs und dokumentieren Änderungen, damit Prozesse für das Team nachvollziehbar bleiben.
Rahmenbedingungen
- Arbeitsort: vollständig remote
- Zeitzone: europäische Zeitzone erforderlich, idealerweise CET oder maximal 2–3 Stunden Abweichung
- Sprachen: Deutsch fließend, sehr gute Englischkenntnisse erforderlich
- Umfang: zunächst ca. 20 Stunden pro Woche
- Perspektive: Option auf Vollzeit
- Start: nach Vereinbarung
Ihr Profil
Sie müssen nicht jede einzelne Anforderung erfüllen. Wichtig ist, dass Sie technisch versiert, zuverlässig, lösungsorientiert und gut organisiert arbeiten.
Wünschenswert sind:
- praktische Erfahrung mit Kajabi, z. B. Seiten, Produkte, Einstellungen oder Automationen
- praktische Erfahrung mit WordPress, z. B. Updates, Pflege, Fehlerbehebung oder kleinere Anpassungen
- Erfahrung mit Zapier und/oder Make, insbesondere beim Aufbau oder bei der Fehlerbehebung von Automationen
- Grundkenntnisse in ConvertKit, Mollie Payments, Plug & Pay oder vergleichbaren Tools
- sicherer Umgang mit technischen Abläufen in digitalen Geschäftsmodellen
- Grundverständnis für Google Analytics und die Dokumentation einfacher Kennzahlen
- Erfahrung mit Intercom oder ähnlichen Support-Tools wie Tidio, Crisp oder Freshdesk ist von Vorteil
- Erfahrung in der Pflege von SOPs, Checklisten oder Prozessdokumentationen
- Erfahrung in der Unterstützung eines Online-Unternehmens, einer Agentur oder eines Unternehmens mit digitalen Produkten
- selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Fähigkeit, Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv anzusprechen
- klare schriftliche Kommunikation auf Deutsch und Englisch
Bewerbungsfragen
Bitte beantworten Sie bei Ihrer Bewerbung kurz folgende Fragen:
- Haben Sie bereits Website-Anpassungen oder technische Aufgaben in Kajabi oder WordPress umgesetzt? Wenn ja, was war der Umfang und wie sah das Ergebnis aus?
- Wie dokumentieren Sie Ihre Arbeit, offene Aufgaben, technische Änderungen oder Prozesse für Kundinnen, Kunden oder interne Teams?
- Wie ist Ihre aktuelle Verfügbarkeit und in welcher Zeitzone arbeiten Sie?
Bewerbung
Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung mit einer kurzen Beschreibung Ihrer bisherigen Erfahrung, Ihrer Verfügbarkeit und Ihren Antworten auf die oben genannten Fragen.
Gehalt: 45.000,00€ - 65.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
Bewerbungsfrage(n):
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine fehlerhafte Automation oder ein technisches Problem erkannt und gelöst haben. Worum ging es, wie haben Sie den Fehler gefunden und was haben Sie getan?
- Mit welchen der genannten Tools haben Sie bereits direkt gearbeitet? Bitte beschreiben Sie kurz, wofür Sie die jeweiligen Tools genutzt haben.
- Wie dokumentieren Sie Ihre Arbeit, offene Aufgaben, technische Änderungen oder Prozesse für Kundinnen, Kunden oder interne Teams?
- Gab es schon einmal eine Situation, in der ein Tool, eine Integration oder ein technischer Ablauf zu einem ungünstigen Zeitpunkt nicht funktioniert hat? Was ist passiert und wie sind Sie damit umgegangen?
- Haben Sie bereits mit Intercom oder einem vergleichbaren Support-Tool gearbeitet? Wenn ja, was haben Sie dort eingerichtet oder betreut? Falls nein: Wie würden Sie vorgehen, um sich in ein neues Tool einzuarbeiten und es strukturiert einzurichten?
Arbeitsort: Homeoffice
