Stellenbeschreibung
Wir suchen eine proaktive und detailorientierte Fachkraft, die Kundenaufträge von Anfang bis Ende abwickelt, die Abstimmung mit Kunden und internen Teams koordiniert, Handels- und Versanddokumente erstellt, genaue Aufzeichnungen führt und die operative Berichterstattung unterstützt. Die Position erfordert ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Kommunikationsstärke im Umgang mit Kunden, Liebe zum Detail sowie die Fähigkeit, in einem wachsenden Unternehmen in den Bereichen Auftragsmanagement, Logistik, Dokumentation und Prozesskoordination zu arbeiten.
Aufgaben
- Betreuen Sie Kundenaufträge durchgängig von der Auftragsbestätigung über den Versand bis hin zur Fertigstellung.
- Versenden Sie Auftragsbestätigungen, Proforma-Rechnungen, Rechnungen, Packlisten und Versanddokumente korrekt und pünktlich.
- Stimmen Sie sich mit Kunden hinsichtlich Auftragsstatus, Dokumentation, Versanddetails und Problemlösungen ab.
- Arbeiten Sie eng mit der Produktion und internen Teams zusammen, um Risiken zu identifizieren, Verzögerungen zu antizipieren und proaktiv über den aktuellen Stand zu informieren.
- Erstellen und prüfen Sie Export- und Zolldokumente, einschließlich Zollanmeldungen, Frachtbriefe, Daten zu HSN-Codes, Konformitätsbescheinigungen und Garantiezertifikate.
- Nutzen Sie interne Systeme und operative Tools wie ERP-/Auftragsmanagement-Plattformen sowie Zoll- und Logistiksoftware.
- Halten Sie Kontakt zu externen Partnern wie Banken, Logistikdienstleistern, Software-Support-Teams und Kunden, um Probleme im Zusammenhang mit Bestellungen oder Zahlungen zu lösen.
- Führen Sie genaue Aufzeichnungen über den Auftragsstatus, die Sendungsverfolgung, die Kundenkommunikation und die Problemhistorie.
- Unterstützen Sie den Aufbau von Kundenbeziehungen durch reaktionsschnelle Kommunikation, die Koordination von Besprechungen und professionelle Kundenbetreuung.
- Organisieren Sie Kundengespräche und unterstützen Sie die Führungskräfte bei der Nachverfolgung, wo dies erforderlich ist.
- Erstellen und pflegen Sie Excel-Tracker, Berichte und strukturierte Aufzeichnungen, um die Transparenz und die Analyse zu verbessern.
- Unterstützen Sie die Prozessverbesserung, indem Sie operative Lücken identifizieren und dabei helfen, bessere Arbeitsabläufe, Berichtsstrukturen und Arbeitsdisziplin zu etablieren, während das Unternehmen wächst.
Qualifikationen
- Erfahrung im Kundenservice, in der Auftragsabwicklung, bei der Erstellung von Exportdokumenten, in der Logistik oder im Vertriebsbereich, idealerweise in einem B2B-Umfeld in den Bereichen Industrie, Fertigung, Maschinenbau oder im exportorientierten Bereich.
- Kundenorientiertes Auftreten im Kundenservice und in der Kommunikation, um Kundenanfragen zu bearbeiten und exzellente Unterstützung zu leisten.
- Praktische Kenntnisse in den Bereichen Exportabwicklung, Versand, Logistik und Zolldokumentation.
- Erfahrung mit MS Dynamics, Hubspot, Ffredd/Zoll oder ähnlicher Zollsoftware ist von Vorteil.
- Gute Kenntnisse in Excel und Sicherheit im Umgang mit strukturierten Übersichten und Aufzeichnungen.
- Ausgeprägte Kommunikations-, Organisations- und Problemlösungsfähigkeiten.
- Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen.
- Flüssige Englisch- und Deutschkenntnisse sind erforderlich; Kenntnisse in weiteren Sprachen sind von Vorteil.
Was wir bieten:
Werden Sie Teil eines eng verbundenen, aufgeschlossenen Teams, in dem Ihre Ideen geschätzt und Eigeninitiative gefördert werden und in dem Sie einen echten Beitrag zu unserem weiteren Wachstum und unserer Weiterentwicklung leisten können.
- Die Möglichkeit, an echten Kundenprojekten und innovativen Technologien mitzuarbeiten.
- Ein unterstützendes, internationales und kooperatives Arbeitsumfeld.
- Die Aussicht auf eine langfristige Anstellung.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, wenn Sie Freude am Kundenkontakt haben, zuverlässig sind und gerne in einem internationalen Umfeld arbeiten möchten.
Gehalt: ab 15,00€ pro Stunde
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Mentoring-Programm für Mitarbeiter
Sprache:
- Deutsch (Wünschenswert)
- Englisch (Wünschenswert)
Arbeitsort: Vor Ort
