Im Jahre 2012 wurde die Lieblingskinder gUG gegründet und ist seitdem als anerkannter Jugendhilfeträger aktiv und sind in dem Bereich der Kindertagesstätten und Schulen tätig und bieten zudem eine Vielzahl an Projekten an.
Wir suchen eine engagierte und motivierte Person (m/w/d) für die Position des/der Verwaltungskraft.Sie unterstützt die Geschäftsleitung und die Mitarbeitenden bei der effizienten Organisation und Abwicklung der administrativen und kaufmännischen Aufgaben des Unternehmens. Sie sorgt für strukturierte Verwaltungsabläufe, eine zuverlässige Bearbeitung personalbezogener und buchhalterischer Vorgänge sowie eine professionelle interne und externe Kommunikation.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung
- Organisation und Koordination der allgemeinen Verwaltungs- und Büroabläufe
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse
Personalverwaltung
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Personalbereich
- Pflege und Verwaltung von Personalakten und Mitarbeiterdaten
- Vorbereitung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und weiteren Personalunterlagen
- Erfassung und Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitszeiten
- Unterstützung bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden
- Vorbereitung relevanter Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Kommunikation mit Mitarbeitenden zu administrativen Personalfragen
- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, insbesondere Lohnbuchhaltung und Steuerberatung
Buchhaltung und Rechnungswesen
- Prüfung, Erfassung und Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Vorbereitung von Rechnungen und Unterstützung bei der Rechnungsstellung
- Überwachung offener Posten und Zahlungseingänge
- Vorbereitung des Zahlungsverkehrs
- Belegverwaltung und digitale Ablage
- Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung
Kommunikation und Organisation
- Ansprechpartner/in für Mitarbeitende, Geschäftspartner, Dienstleister und weitere externe Kontakte
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz
- Koordination von Anfragen und Weiterleitung an die zuständigen Personen
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Organisation von internen Veranstaltungen, Besprechungen und sonstigen betrieblichen Terminen
- Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens
Qualifikationen
- Nachweisbare Office-Erfahrung sowie administrative Erfahrung in einem professionellen Umfeld
- Sehr gute Kenntnisse in Word Processing, insbesondere Microsoft Word und Microsoft PowerPoint und Exel
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Fundierte Computerkenntnisse im Umgang mit Microsoft Office Anwendungen
- Starke Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv mit verschiedenen Ansprechpartnern zu interagieren
- Teamfähigkeit, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise
Wenn Sie eine proaktive Persönlichkeit sind, die Freude an administrativen Aufgaben hat und gerne in einem lebendigen Team arbeitet, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bei uns erwarten Sie vielfältige Aufgaben, ein unterstützendes Arbeitsumfeld sowie die Chance, Ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Gehalt: 35.000,00€ - 48.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenbeteiligung am Arbeitsweg
- Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Vor Ort
