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Tätigkeitsbeschreibung:
Als Sachbearbeiter (m/w/d) Import & Export sind Sie für die reibungslose Abwicklung internationaler Import- und Exportsendungen verantwortlich. Dabei koordinieren Sie alle beteiligten Parteien und stellen sicher, dass temperaturgeführte und zeitkritische Sendungen termingerecht und gemäß den Qualitäts- und Compliance-Anforderungen transportiert werden.
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Eigenständige Organisation und Überwachung des gesamten Importprozesses
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Erstellung und Prüfung aller erforderlichen Importdokumente
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Koordination mit Zollagenten, Speditionen und internen Fachabteilungen
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Überwachung der termingerechten Abholung, Zustellung und Verzollung von Sendungen
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Kontrolle der eingehenden Sendungen anhand von Frachtpapieren, Stückzahl und Gewicht
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Prüfung der Lagerung gemäß Temperaturvorgaben und besonderen Handhabungsanforderungen
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Bearbeitung von Abweichungen sowie Einleitung entsprechender Maßnahmen
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Dokumentation aller Prozessschritte im Transportmanagementsystem
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Bestätigung und Nachverfolgung von Zustellnachweisen (Proof of Delivery)
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Planung und Koordination internationaler Exportsendungen
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Erstellung sämtlicher Export- und Versanddokumente
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Erstellung und Versand von Vorabmeldungen (Pre-Alerts) an internationale Niederlassungen und Agenten
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Planung geeigneter Flugverbindungen sowie Buchung und Abstimmung mit Fluggesellschaften
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Abstimmung mit Airlines, Handling-Agenten, Zollagenten und internationalen Partnern
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Sicherstellung einer termingerechten und ordnungsgemäßen Versandabwicklung
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Kontrolle der Versandkennzeichnung sowie aller Begleitdokumente
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Aktive Überwachung aller Import- und Exportsendungen
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Pflege und Aktualisierung des Transportmanagementsystems (Maestro)
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Überwachung definierter Meilensteine während des gesamten Transportverlaufs
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Bearbeitung des zentralen Operations-Postfachs
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Koordination eingehender Anfragen sowie Weiterleitung und Eskalation bei Bedarf
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Bearbeitung von "On Hold"- und "Not OK to Send"-Sendungen gemäß internen Vorgaben
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Durchführung von Ursachenanalysen bei Prozessabweichungen
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Überwachung operativer Kennzahlen (z. B. POB, POD, OTP)
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Unterstützung bei kontinuierlichen Verbesserungsprojekten
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Zusammenarbeit mit Disposition, Customer Service, Lager und Transport
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Unterstützung bei der Versandvorbereitung und Übergabe an Fluggesellschaften
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Sicherstellung einer ordentlichen und sauberen Lagerorganisation
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Vollständige Dokumentation aller Sendungsprozesse
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Führung und Pflege von GxP-Dokumentationen
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Einhaltung interner SOPs, Qualitätsrichtlinien und gesetzlicher Vorschriften
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Archivierung der Sendungsunterlagen
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Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Prozessablaufs bis zum Abschluss jeder Sendungsakte
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann/-frau für Spedition und Logistikdienstleistung, Groß- und Außenhandelsmanagement oder vergleichbare Qualifikation
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Berufserfahrung im Bereich Import/Export, Luftfracht oder internationale Logistik von Vorteil
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Erfahrung im Umgang mit Zoll- und Versanddokumenten
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Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
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Hohe Serviceorientierung und ausgeprägtes Kommunikationsgeschick
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Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
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Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
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Belastbarkeit sowie Fähigkeit, auch bei zeitkritischen Sendungen den Überblick zu behalten
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Einen sicheren Arbeitsplatz in einem international tätigen Unternehmen
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Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben
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Intensive Einarbeitung und Weiterbildungsmöglichkeiten
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Moderne Arbeitsmittel und internationale Zusammenarbeit
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Attraktive Vergütung sowie weitere Unternehmensleistungen
Art der Anstellung:
Unbefristet
UPS hat sich verpflichtet, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der frei von Diskriminierung, Belästigung und Vergeltungsmaßnahmen ist.
