Die PAUL Tech AG ist Technologieführer der Immobilienwirtschaft mit der Mission, Bestandsgebäude klimaneutral zu machen. Unsere Lösung PAUL Net Zero kombiniert KI, IoT-Geräte und Wärmepumpen zu einem intelligenten Gesamtsystem für CO₂-neutrale Wärme – ganz ohne Sanierungsaufwand oder Investitionsrisiko.
Du hältst Projektkoordination, Administration, Personal- und Materialsteuerung, Schnittstellenmanagement und Prozesssicherheit zusammen und sorgst mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise dafür, dass operative Themen nicht liegen bleiben? Dann suchen wir dich als zentrale Unterstützung für unsere Projekt- und Serviceorganisation, die Abläufe sauber koordiniert, Transparenz schafft und unsere technischen Führungskräfte im Tagesgeschäft spürbar entlastet.
Dann suchen wir dich für unsere Skalierung als
Deine Kernaufgaben
- Du prüfst und bearbeitest administrative Vorgänge wie Reiseanträge, Reisekosten, Hotelbuchungen, Rechnungserfassung und weitere kaufmännische Themen im Tagesgeschäft
- Du pflegst Personalakten, erstellst interne Aushänge und Kommunikation und sorgst für eine saubere Dokumentation und Ablage relevanter Unterlagen
- Du pflegst Projektlisten, Dashboards und Projektordner, unterstützt bei Reporting und Arbeitsberichten und verfolgst Rückmeldungen aus laufenden Projekten nach
- Du koordinierst organisatorische Themen wie Kundenzugänge, Termine und Rückmeldeschleifen und unterstützt bei der schriftlichen Standardisierung von Prozessen und Abläufen
- Du unterstützt bei der teamübergreifenden Personaleinsatzplanung und koordinierst operative Themen rund um Eintritte, Austritte, Arbeitskleidung, Ausstattung und Onboarding
- Du verwaltest Monteur-Termine und weitere operative Kalenderstrukturen und sorgst für eine verlässliche Abstimmung mit den beteiligten Teams
- Du unterstützt bei der Bestellung und Verwaltung von Werkzeugen, Maschinen und Materialien sowie bei Materialabrufen aus der Produktion
- Du hältst Lagerbewegungen, Wareneingänge, -ausgänge und Nachbestellungen sauber nach und schaffst Transparenz über verfügbare Ressourcen
- Du bist zentrale Ansprechperson zwischen Projektleitung, Produktion, Einkauf, Personalabteilung sowie Service- und Montageteams und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss
- Du bringst Struktur in operative Themen, priorisierst sauber und stellst sicher, dass Aufgaben und Rückmeldungen verbindlich nachgehalten werden
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste bis mehrjährige Erfahrung in Projektassistenz, Projektkoordination, Administration, Disposition oder einer vergleichbaren operativen Rolle
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
- Idealerweise Erfahrung mit ERP-/Abrechnungssystemen oder digitalen Tools im Projekt- und Serviceumfeld
- Eine strukturierte Arbeitsweise, hohes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel sauber zu steuern
- Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und ein gutes Gespür für Priorisierung und Nachverfolgung
- Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine sinnstiftende Tätigkeit, welche weltweit zur CO2-Einsparung beiträgt
- Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit überdurchschnittlichem Gehalt
- 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr sowie zusätzlich der 24.12. und der 31.12. frei
- Betriebliche private Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorgezuschuss
- Zuschuss für Firmenfitness in deiner Region
- Regelmäßige Firmenevents, zu denen Du herzlich Willkommen bist
- Deutschlandticket sowie Getränke und Obst in unseren Büros
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