Werde Teil des Teams und übernehme unser Auftragsmanagement und unsere Supply-Chain.
Die Aufgabe
Wir wachsen – und wollen dabei effizienter und besser werden. Aufträge, Bestellungen, Lieferungen, Lager, Lieferanten – das sind die Themen, die du übernimmst und mit uns auf das nächste Level bringst. Kein Konzerngehabe, keine starren Prozesse – dafür viel Eigenverantwortung und direkter Einfluss. Dein Job ist erfolgreich, wenn du unsere Auftragsabwicklung und Supply-Chain so im Griff hast, dass wir uns auf Wachstum konzentrieren können.
- Auftragsabwicklung: Du erfasst, prüfst und bearbeitest Aufträge von Kunden und Handwerkspartnern, begleitest sie bis zur Auslieferung und klärst Rückfragen und löst Probleme, damit unsere Handwerkspartner erfolgreich sein können.
- Operativer Einkauf: Du bestellst Wärmepumpen, Zubehör und Ersatzteile im Warenwirtschaftssystem, löst Bestellungen aus, wenn sie gebraucht werden, prüfst Bedarfe und behältst Liefertermine im Blick.
- Warenwirtschaft & Stammdaten: Du pflegst Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten im System, hältst Preise, Aktionen und Konditionen aktuell und sorgst dafür, dass die Datenbasis für unseren zukünftigen Online-Shop sauber ist.
- Lager & Logistik: Du arbeitest eng mit unserem Lageristen zusammen, stimmst Wareneingänge und -ausgänge ab, koordinierst Importe und Spediteure und stellst sicher, dass Aufträge vollständig und pünktlich ankommen.
- Service & Garantie: Du nimmst einfache Servicefälle und Garantieanfragen entgegen, dokumentierst sie strukturiert, bearbeitest sie nach klaren Abläufen oder übergibst sie an die richtige Stelle und sorgst für transparente Kommunikation mit Kunden und Handwerkspartnern.
- Mitdenken & Anpacken: Du packst auch in angrenzenden kaufmännischen Themen mit an (z.B. Unterstützung im Service), sprichst pragmatische Verbesserungsideen an und unterstützt bei der Einführung neuer Tools und Abläufe.
Dein Profil
Du bist jemand, der unsere operativen Prozesse strukturiert und zuverlässig ausführt und die Verantwortung für unser Auftragsmanagement und unsere Supply Chain im Tagesgeschäft übernimmt. Du hast Lust, in einem stark wachsenden Unternehmen etwas mit aufzubauen – und bringst deine Erfahrung aus einem strukturierten Umfeld ein.
- Berufserfahrung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder bist Fachwirt und verfügst 1-5 Jahre Erfahrung im Auftragsmanagement, Innendienst, in der Logistik oder in der Warenwirtschaft. Du kennst es, in einem bestehenden System mit definierten Abläufen und Rollen, auf das sich alle verlassen.
- Arbeitsweise: Du bist sehr zuverlässig, sorgfältig und magst es, wenn Dinge „durch“ sind: Aufträge sauber erfasst, Bestellungen korrekt im System, Lieferungen ordentlich verbucht. Du behältst auch bei vielen Vorgängen den Überblick und arbeitest Themen konsequent ab und bist dir für keine Aufgabe zu schade.
- Selbstständigkeit: Du arbeitest eigenverantwortlich, fragst bei Unklarheiten gezielt nach und triffst im Rahmen deiner Rolle Entscheidungen selbst. Du denkst aber mit, wenn dir etwas auffällt, und machst Vorschläge zur Verbesserung.
- Systeme & Kommunikation: Du bist sicher im Umgang mit ERP-/WaWi-Systemen und Office-Tools (MS Office oder Google Workspace). Du kannst sauber dokumentieren, was du tust, und kommunizierst klar und freundlich mit unseren Handwerkspartnern.
- Sprache: Deutsch muttersprachlich in Wort und Schrift.
Über Xtherma
Studien des Fraunhofer-Instituts und der ETH Zürich zeigen: Falsch eingestellte Wärmepumpen können den Stromverbrauch – und damit die Kosten – verdoppeln. Genau hier setzt Xtherma an: Wir entwickeln und vertreiben intelligente Luft-Wasser-Wärmepumpen mit unserem innovativen Fernportal – vom Handwerk, für das Handwerk.
Im vergangenen Jahr haben wir unseren Umsatz rein durch Bestandskunden fast vervierfacht. Jetzt bauen wir die Strukturen, die dieses Wachstum tragen: saubere Auftragsabwicklung, verlässlicher Einkauf, funktionierende Lager- und Lieferprozesse.
Was wir bieten
- Verantwortung im Tagesgeschäft ab Tag 1: Du übernimmst unser Auftragsmanagement und die operative Steuerung der Supply-Chain im Alltag – du siehst sofort, welchen Unterschied deine Arbeit für Kunden und Team macht.
- Arbeiten, wo es wirklich zählt: Deine Arbeit entscheidet darüber, ob unsere Handwerkspartner Ware pünktlich bekommen und Servicefälle sauber laufen – du bist nah dran an Produkt, Lager, Service und Kunden.
- Persönliches Wachstum in einer klaren Rolle: Mit unserem Wachstum wächst auch dein Verantwortungsbereich – du wirst zur zentralen Ansprechperson für Auftragsabwicklung und Warenwirtschaft und kannst dich fachlich weiterentwickeln.
- Einblick ins ganze Unternehmen: Du arbeitest mit Gründerteam, Technik, Service und Lager zusammen und bekommst ein tiefes Verständnis dafür, wie ein Wärmepumpen-Startup operativ funktioniert.
- Faires Gesamtpaket: Vollzeit, hybrid – wir sind 2–3 Tage pro Woche im Büro in Berlin-Kreuzberg (Rest remote möglich), wettbewerbsfähiges Gehalt, monatlich 50 € steuerfreier Vorteil und regelmäßige Team-Events..
Klingt das nach deiner nächsten Herausforderung? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung direkt hier.
Vielfalt ist uns wichtig. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Identität.
Gehalt: 43.000,00€ - 51.000,00€ pro Jahr
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 10997 Berlin-Kreuzberg
