L’Institut français d'Allemagne (IFA) - antenne de Hambourg est l'une des antennes de l’IFA qui est un établissement à autonomie financière (EAF) sans personnalité juridique et constitué de 10 antennes réparties dans 12 villes. Sous l’autorité du directeur de l’IFA et plus directement de la directrice déléguée de l'IFA - antenne de Hambourg et en liaison avec le secrétaire général fédéral, vous assurez, en qualité de secrétaire général (SG) adjoint, une mission de coordination générale de l'action des services au regard des priorités de l'établissement, notamment sur les plans budgétaire et financier. Vous organisez le fonctionnement et la gestion financière de l’antenne. Vous êtes également directeur des cours et régisseur d’avances et de recettes. Vous êtes aussi l’adjoint fonctionnel de la directrice déléguée de l'IFA - antenne de Hambourg / consule générale de France à Hambourg.
activitesPrincipales
Vos missions principales s'articulent autour des axes suivants : 1- Gestion budgétaire et comptable et fonctionnement de l'établissement (logistique, matériel et administratif) sous le contrôle du secrétariat général de l’IFA à Berlin : • préparation du budget initial, élaboration des budgets modificatifs de l’antenne, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ; • recherche de nouvelles recettes : sponsoring et/ou mécénat ; • mise en œuvre des crédits de l’antenne répartis par secteur d'activité ; • gestion des ressources humaines en lien avec le secrétariat général de l’IFA : coordination et encadrement des agents, recrutement en lien avec le directeur délégué de l’antenne, suivi et application de la législation locale du travail, suivi de l’organigramme fonctionnel, gestion des plannings et des congés ; • gestion administrative : coordination des moyens et des ressources, en lien avec les services fédéraux à Berlin, rédaction des conventions de prestation et rédaction de contrats avec les artistes / intervenants / partenaires, gestion de leur accueil et séjour sur place, avec les fournisseurs, rationalisation des acquisitions, veille juridique, mise en œuvre locale de la stratégie Institut vert ; • gestion logistique, matérielle et immobilière : approvisionnements et suivi des différents contrats de service, négociation avec les différents intervenants, encadrement de travaux d'aménagement, suivi des perspectives immobilières de l'antenne ; • mise en œuvre du plan de sécurité, gestion des risques et des flux de personnes, formation des agents. 2- Direction des cours de l’établissement en lien avec 3 agents chargés de la gestion des cours et de l’accueil du public : • planification et organisation des cours dispensés pour le compte de l´IFA - antenne de Hambourg ; • veille à l'atteinte des objectifs fixés en matière de recettes de cours ; • prospection de nouveaux marchés pour développer les cours en entreprises ; • coordination de l’équipe des chargés de cours et planification avec elle du déroulement annuel des cours ; • veille à la qualité de la communication et de l’accueil du public ; • coordination de l’activité de cours en lien avec le bureau fédéral des cours de l’IFA ; • implication de l’antenne dans la démarche qualité. 3 - Régie d’avances et de recettes de l’antenne : • maniement de deniers publics (recettes et dépenses) dans le cadre d’une régie d’avances et de recettes ; • actes de gestion (DP, titres…) pour les opérations de la régie comptable ; • tenue des registres obligatoires, tenue et contrôle des valeurs inactives et suivi des procédures d’encaissement dans les différents services ; • encaissement, dépôt et retrait en banque ; • rapprochement quotidien entre les relevés bancaires et le compte de la régie ; • transmission mensuelle à l’agence comptable de l’IFA des états de régie.
niveauFormationRequis
Niveau Licence minimum. Formation administrative, gestion budgétaire, comptable et Ressources Humaines. Parfaite maîtrise du français (niveau C2). Expérience souhaitée en gestion et comptabilité publique française. Connaissance de l'ingénierie du Français langue étrangère (FLE). Connaissance des procédures administratives, budgétaires et juridiques - Veille en droit du travail allemand. Maîtrise des outils informatiques et de gestion (Excel obligatoire).
competencesAttendues
estRequise
true
Achats et marchés publics
-
Pratique
estRequise
true
Contrôle de gestion
-
Maîtrise
estRequise
true
Droit/Réglementation
-
Maîtrise
estRequise
true
Environnement administratif, institutionnel et politique
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Maîtrise
estRequise
true
Gestion budgétaire et comptable
-
Expert
estRequise
true
Gestion des ressources humaines
-
Maîtrise
estRequise
true
Logistique
-
Maîtrise
estRequise
true
Statut et réglementation des établissements à autonomie financière (EAF)
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Maîtrise
estRequise
true
Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
-
Expert
estRequise
true
Animer une équipe
-
Expert
estRequise
true
Anticiper un risque, une évolution
-
Expert
estRequise
true
Dialoguer avec les représentants du personnel
-
Maîtrise
estRequise
true
Elaborer un budget
-
Expert
estRequise
true
Gérer un conflit
-
Maîtrise
estRequise
true
Négocier
-
Maîtrise
estRequise
true
Organiser une activité
-
Maîtrise
estRequise
true
Aisance relationnelle
-
Expert
estRequise
true
Aptitude à l'écoute
-
Maîtrise
estRequise
true
Esprit d'équipe
-
Maîtrise
estRequise
true
Etre rigoureux
-
Expert
estRequise
true
Faculté d'adaptation
-
Maîtrise
estRequise
true
Sens de l'organisation
-
Expert
estRequise
true
Bureautique
-
Maîtrise
estRequise
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ELAP FINANCE
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Pratique
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Allemand
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B2 Avancé/Indépendant
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Anglais
-
B2 Avancé/Indépendant
compositionEquipe
3 expatriés : 1 Directrice, 1 SG adjoint, 1 Attaché de coopération pour le français. 7 agents de droit local (ADL).
environnementProfessionnel
En Allemagne, travail en transversal avec l’ensemble des services et antennes de l'IFA, les centres franco-allemands (CFA), l'ambassade et l'agence comptable. En administration centrale, travail avec la Direction des ressources humaines (DRH) et la Sous-direction du réseau de coopération et d'action culturelle (DGM/DDC/RES).
liaisonsFonctionnelles
Travail avec les autorités locales et les prestataires de service locaux. Travail en interministériel avec différents opérateurs de l’État (Institut français de Paris) et le ministère de la Culture.
conditionsParticulieres
Contraintes liées à l'exercice professionnel à l'étranger. L’exercice au sein d’une représentation diplomatique ou consulaire ou au sein d’un Institut français peut impliquer pour l’agent une disponibilité en dehors des horaires de service habituels en fonction des pics d’activités (astreintes, évènements officiels, missions sur le terrain). Pour plus d’informations sur les conditions de vie locale, consulter les pages « Conseils aux voyageurs » sur le site diplomatie.gouv.fr
dureeAffectation
Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique
