Verantwortung für das Termin- und Kalendermanagement: Priorisierte Terminplanung, Koordination und Dokumentation von Geschäftsterminen sowie Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern.
Selbstständige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen und Post: Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität, Klärung von Sachverhalten sowie Priorisierung und Nachverfolgung der Bearbeitungsstände.
Organisation von Dienstreisen im In- und Ausland: Buchungen, Abrechnungen und Klärung von Reklamationen unter Beachtung wirtschaftlicher und compliance-relevanter Richtlinien.
Abwicklung von Compliance-Meldungen (z. B. Bewirtungen, Zuwendungen) gemäß geltenden Konzernrichtlinien.
Aufbau und Pflege einer strukturierten Ablagesystematik in Outlook, SharePoint und Fileshare zur Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation.
Zusammenstellung und Aufbereitung von themen- und vorgangsbezogenen Informationen für die Leitung und das Team.
Prüfung und Einführung neuer Medien und Software zur kontinuierlichen Optimierung der Sekretariatsprozesse.
