Über uns
Draut Foods ist ein familiengeführtes Lebensmittel- und Verpflegungsunternehmen aus Halver im Märkischen Kreis. Mit rund 25 Mitarbeitenden versorgen wir täglich Kitas, Schulen und Einrichtungen, beliefern Endkundinnen und Endkunden über unser Essen auf Rädern und richten Catering und Veranstaltungen in unserer eigenen Location und extern aus. Mit unserer neuen Marke bringen wir tiefgekühlte Fertiggerichte deutschlandweit zu jungen, qualitätsbewussten Menschen.
Wir wachsen — und wir professionalisieren uns. Aktuell bauen wir unsere Strukturen, unsere Digitalisierung und unser Team gezielt aus. Genau hier kommst du ins Spiel.
Deine Rolle
Als Office Manager bist du die zentrale Säule unserer Verwaltung und eine der wichtigsten Einstellungen für unsere nächste Wachstumsphase. Heute liegen Verwaltungsaufgaben noch fast vollständig bei der Geschäftsführung. Du baust die Verwaltung als eigenständigen Bereich auf, führst das Backoffice- und Kundenservice-Team und wirst die rechte Hand der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
Du bist die Anlaufstelle für interne und externe Anliegen, sorgst dafür, dass keine Anfrage mehr verloren geht, und gibst der Geschäftsführung den Rücken frei für Strategie und Wachstum. Eine Rolle für jemanden, der gestalten will.
Deine Aufgaben
Führung und Organisation der Verwaltung
- Du führst das wachsende Verwaltungsteam (Sachbearbeitung Kundenservice, Buchhaltungsassistenz, perspektivisch kaufmännische Auszubildende) fachlich und disziplinarisch
- Du übernimmst die disziplinarische Führung unseres Disponenten und damit indirekt unserer Fahrerteams
- Du koordinierst die Verwaltungsabläufe über alle Geschäftsbereiche hinweg und bist Schnittstelle zwischen Verwaltung, Produktion und Vertrieb
- Du vertrittst die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Du steuerst die Personaladministration deines Bereichs: Urlaubs- und Vertretungsplanung, Onboarding neuer Mitarbeitender, Zuarbeit zur Lohnbuchhaltung für unseren Steuerberater
- Du sorgst dafür, dass interne Richtlinien, Standards und Fristen im Verwaltungsbereich eingehalten werden
- Du verantwortest ein eigenes Budget für Bürobedarf und Verwaltungskosten, inklusive Kostenkontrolle und Lieferantenauswahl
Kundenservice und Beschwerdemanagement
- Du bist Eskalationsstufe für anspruchsvolle Kundenfälle, von Einrichtungsleitungen über Angehörige im Essen auf Rädern bis zu Reklamationen
- Du baust unsere zentralen Service-Postfächer auf und steuerst sie im neuen Ticketing-System
- Du stellst definierte Reaktionszeiten und eine verlässliche Servicequalität sicher
- Du verantwortest die telefonische Erreichbarkeit über unsere neue Telefonanlage: Rufgruppen, Vertretungsregelungen, Erreichbarkeitszeiten je Geschäftsbereich
Vertragsverwaltung und Dokumentation
- Du verwaltest Kunden- und Lieferantenverträge inklusive Fristen, Kündigungen und Verlängerungen
- Du baust unsere digitale Dokumentenablage in SharePoint auf und pflegst sie
- Du bist Schnittstelle zu Steuerberater und externen Dienstleistern und hältst Zertifikate und Nachweise audit-sicher bereit
Vertriebsunterstützung und Digitalisierung
- Du erstellst Erstangebote für Catering und Eventlocation nach Vorlage und fasst bei offenen Anfragen nach
- Du bist Key-User für unsere neuen Systeme (CRM, Desk, Microsoft 365) und wirkst an der Stammdatenmigration aus unserer Branchensoftware necta mit
- Du schulst neue Mitarbeitende auf den Systemen und hilfst, unsere Verwaltungsprozesse zu modernisieren
Das bringst du mit
Must-haves
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industrie- oder Bürokauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in Verwaltung, Office Management oder Backoffice, idealerweise im Mittelstand mit produzierendem oder operativem Hintergrund
- Erste Führungserfahrung mit kleinen Teams (2 bis 4 Personen)
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Excel)
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch
- Eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise: Du machst Dinge einfach, statt auf Anweisung zu warten
Wünschenswert, kein Muss
- Erfahrung mit CRM- oder Ticketing-Systemen (z. B. Zoho, HubSpot, Salesforce, Zammad)
- Erfahrung mit ERP- oder Branchensoftware (necta, SAP, Lexware, Sage oder ähnlich)
- Hintergrund aus der Verpflegungs-, Pflege- oder Lebensmittelbranche
- Erfahrung in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung oder Zusammenarbeit mit einem Steuerbüro
- Erfahrung mit eigener Budget- und Kostenverantwortung
- Erfahrung in der Organisation telefonischer Erreichbarkeit in einem Team mit hohem Anrufaufkommen
- Freude daran, in einem wachsenden Unternehmen Strukturen aktiv mitzugestalten
Das bieten wir dir
- Gestaltungsspielraum: Du baust deinen Bereich selbst auf, mit echtem Einfluss auf Strukturen, Prozesse und Tools
- Kurze Wege: Flache Hierarchien und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Sicherheit und Perspektive: Unbefristete Vollzeitstelle in einem wachsenden, familiengeführten Unternehmen
- Private Zusatzkrankenversicherung, vollständig von uns finanziert
- Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss über die gesetzliche Pflicht hinaus
- Moderne Arbeitsmittel: Wir arbeiten mit aktuellen Tools und bauen unsere Digitalisierung konsequent aus
- Faire, leistungsgerechte Vergütung je nach Erfahrung und Qualifikation
- Verpflegung aus eigener Küche, kostenfreie Parkplätze und ein Team, das zusammenhält
Vollzeit 40 Std. Woche
Klingt nach dir?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung, gern unkompliziert mit Lebenslauf und ein paar Sätzen, warum diese Rolle zu dir passt. Zeugnisse kannst du später nachreichen.
Deine Ansprechperson: Dimitrios Michailidis, Geschäftsführer
Draut Foods GmbH, Ober Buschhausen 15, 58553 Halver
Gehalt: 45.000,00€ - 55.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Essenszuschuss
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Mitarbeiter-Rabatt
- Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
Ausbildung:
- Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Berufserfahrung:
- Verwaltung, Office Management oder Backoffice: 5 Jahre (Erforderlich)
Sprache:
Arbeitsort: Vor Ort
