Sie sind ein Organisationstalent, denken unternehmerisch und behalten auch dann den Überblick, wenn es einmal turbulent wird? Sie sehen Aufgaben, bevor sie ausgesprochen werden müssen, arbeiten selbstständig und finden pragmatische Lösungen?
Dann könnten Sie genau die Persönlichkeit sein, die unser Team verstärkt.
Wir sind ein erfolgreiches Architekturbüro mit den Schwerpunkten Architektur, Projektentwicklung und schlüsselfertiges Bauen. Gemeinsam mit unseren verbundenen Unternehmen entwickeln und realisieren wir anspruchsvolle Projekte – von der ersten Idee bis zur Fertigstellung.
Zur Unterstützung der Geschäftsleitung suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Strukturen schafft und den organisatorischen sowie kaufmännischen Bereich eigenständig mitgestaltet.
Als rechte Hand der Geschäftsleitung sorgen Sie dafür, dass unser Büro organisatorisch und kaufmännisch reibungslos funktioniert.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Eigenständige Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft
- Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
- Vorbereitung von Entscheidungen, Präsentationen, Besprechungen und Protokollen
- Eigenständige Korrespondenz mit Kunden, Behörden, Fachplanern, Handwerkern und Geschäftspartnern
- Organisation und Optimierung interner Büroabläufe
- Unterstützung unserer Projektleiter bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Verwaltung und Pflege von Projektunterlagen sowie digitalen Ablagesystemen
Kaufmännische Aufgaben
- Vorbereitung der laufenden Buchhaltung für den Steuerberater
- Prüfung, Erfassung und Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Rechnungsstellung sowie Überwachung von Zahlungseingängen
- Unterstützung beim Mahnwesen und Forderungsmanagement
- Mitwirkung bei Kostenübersichten, Controlling und kaufmännischen Auswertungen
- Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und Bürgschaften
Personal und Organisation
- Vorbereitung der Unterlagen für die Lohnbuchhaltung
- Unterstützung beim Recruiting sowie beim Onboarding neuer Mitarbeiter
- Organisation von Reisen, Veranstaltungen und Besprechungen
- Betreuung unserer Besucher sowie Ansprechpartner für externe Dienstleister
Das bringen Sie mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office- oder Managementfunktion
- Idealerweise Erfahrung im Architektur-, Bau- oder Immobilienbereich
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und Teams
- DATEV-Kenntnisse oder Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung sind von Vorteil
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Organisationsfähigkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Freundliches, sicheres Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Vor allem aber suchen wir eine Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, die Geschäftsleitung spürbar zu entlasten. Sie erkennen Aufgaben selbstständig, arbeiten lösungsorientiert und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
Das erwartet Sie
- Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit großem Gestaltungsspielraum
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und dem Team
- Ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld mit kurzen Entscheidungswegen
- Eigenverantwortliches Arbeiten und viel Vertrauen
- Ein modernes Arbeitsumfeld in einem motivierten Team
- Langfristige Perspektive in einem erfolgreichen, wachsenden Unternehmen
- Leistungsgerechte Vergütung sowie Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung an uns.
Wer Verantwortung übernehmen möchte, eigenständig arbeitet und Freude daran hat, Dinge voranzubringen, findet bei uns eine Aufgabe mit Perspektive.
Leistungen:
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenloser Parkplatz
- Weiterbildungsprogramme
- Zusätzliche Urlaubstage
Arbeitsort: Vor Ort
