Worum es geht
Wir sind eine inhabergeführte Digitalagentur aus dem Allgäu, seit 1999 am Markt. Unsere Kunden sind überwiegend Hotels, Ferienanlagen und Tourismusbetriebe in der Region, für die wir Websites entwickeln, Online-Marketing betreiben und Hosting bereitstellen.
Unser Team von rund zehn Personen arbeitet seit Jahren verteilt und remote. Das funktioniert, weil hier jeder eigenverantwortlich arbeitet und wir uns aufeinander verlassen können. Für Kundentermine und gemeinsame Runden haben wir unseren Besprechungsraum in Wangen im Allgäu.
Die Stelle ist neu. Sie entsteht, weil zu vieles über den Schreibtisch des Geschäftsführers läuft — und weil wir jemanden brauchen, der diese Dinge nicht nur abarbeitet, sondern besser organisiert, als sie heute organisiert sind.
Das ist keine Stelle zum Abarbeiten von Vorgaben. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, Dinge von sich aus anschiebt und nachhakt, wenn etwas liegen bleibt. Wenn Sie lieber klare Anweisungen bekommen und diese sauber ausführen, sind Sie hier falsch — und das ist ausdrücklich kein Werturteil, sondern eine Frage des Passens.
Ihre Aufgaben
Rechnungswesen
- Erstellung und Versand der Kundenrechnungen (wiederkehrende Leistungen und Projektabrechnungen)
- Überwachung der Zahlungseingänge, Mahnwesen
- Vorbereitende Buchhaltung und Zuarbeit für unser Steuerbüro
- Pflege der Kunden- und Vertragsstammdaten
Projektkoordination
- Überblick über laufende Kundenprojekte behalten: Was ist offen, was hängt, wo fehlt eine Rückmeldung
- Termine und Zulieferungen nachhalten — beim Kunden wie im Team
- Kleinere Projekte eigenständig koordinieren und den Kunden auf dem Laufenden halten
- Vorbereitung von Kundenterminen, Protokolle, Nachverfolgung der Ergebnisse
Organisation
- Terminkoordination für die Geschäftsführung
- Erstellung von Standardangeboten nach vorhandenen Vorlagen
- Erste Ansprechpartnerin für kaufmännische Rückfragen unserer Kunden
- Allgemeine kaufmännische Korrespondenz
- Was Sie mitbringen sollten
Fachlich
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
- Sicherer Umgang mit Rechnungsstellung und vorbereitender Buchhaltung
- Erfahrung mit einer gängigen Buchhaltungs- oder Faktura-Software
- Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift — Sie schreiben regelmäßig an Kunden
Persönlich — und darauf kommt es uns an
- Sie behalten den Überblick, auch wenn zehn Dinge gleichzeitig laufen
- Sie hinterlassen Ordnung, wo vorher keine war, ohne dass man Sie darum bittet
- Sie fassen nach, wenn jemand nicht antwortet — auch beim Chef
- Sie arbeiten eigenständig und fragen nach, wenn etwas unklar ist. Beides gleichermaßen.
- Sie gehen mit vertraulichen Zahlen selbstverständlich diskret um
Von Vorteil, aber kein Muss
- Erfahrung im Agentur-, IT- oder Dienstleistungsumfeld
- Kenntnisse in der Abrechnung von Projekt- und Wartungsleistungen
- Sicherer Umgang mit einem Content-Management-System (z. B. WordPress oder TYPO3), um kleinere redaktionelle Änderungen selbst umzusetzen
- Grundkenntnisse in einem Grafikprogramm (z. B. Canva, Photoshop oder GIMP) für einfache Bildbearbeitung
- Sie nutzen KI-Werkzeuge wie ChatGPT oder Claude selbstverständlich für Ihre Arbeit
Tiefes technisches Vorwissen brauchen Sie nicht. Was unsere Entwickler tun, müssen Sie nicht im Detail verstehen — Sie müssen wissen, wo ein Projekt steht, was es kostet und wann es abgerechnet wird. Wer sich zusätzlich zutraut, eine Textänderung auf einer Kundenwebsite selbst zu erledigen statt sie weiterzureichen, ist bei uns besonders willkommen.
