Tätigkeiten zur Aufgabenerfüllung
- Eigenständige Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts
- Terminmanagement, Kalenderpflege sowie Planung und Organisation von Meetings und Reisen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
- Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz und Dokumente
- Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Projekten
- Unterstützung bei operativen und strategischen Fragestellungen
Kommunikation & Schnittstellenmanagement
- Ansprechpartner/in für interne und externe Geschäftspartner
- Koordination und Abstimmung zwischen Führungsebene und Fachabteilungen
- Professionelle schriftliche und telefonische Kommunikation
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
Organisation & Projekte
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
- Erstellung von Auswertungen, Entscheidungs- und Informationsvorlagen
- Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Prozesse
- Sicherstellung der Umsetzung von Entscheidungen und Maßnahmen
Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung
- Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung während Urlaubs- und Abwesenheitszeiten
- Sicherstellung der kontinuierlichen Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
- Übernahme laufender organisatorischer und administrativer Aufgaben im Vertretungsfall
- Gewährleistung eines reibungslosen Informations- und Kommunikationsflusses zur Geschäftsführung
Office-Management
- Organisation des Büroalltags im Verantwortungsbereich
- Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleistern
- Pflege von Dokumenten- und Ablagesystemen
Persönliche und fachliche Voraussetzungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation im Sekretariats- und Assistenzbereich bzw. vergleichbare Erfahrungen / Abschlüsse
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute englische Sprachkenntnisse erforderlich
- Führerschein, Klasse B
Was bieten wir?
- Unternehmenskultur der gegenseitigen Wertschätzung
- Eine freundliche Arbeitsatmosphäre
- Flexible Arbeitszeitregelung durch Gleitzeit
- Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- 30,5 Tage Urlaub + 24.12. und 31.12 frei
- Eine attraktive Vergütung nach dem Tarifvertrag Versorgungsbetriebe (TV-V)
- Arbeitgeberfinanzierte Teamevents + Sommerfest und Weihnachtsfeier
- Mitarbeitervorteile: Mitarbeiterbezahlkarte, Coporate Benefits und Jobrad
- Betriebseigene Kantine (frisches Frühstück und Mittagstisch zum kleinen Preis), kostenlose Getränke: Kaffee, Tee, Wasser zur freien Verfügung
- Eine sehr gute betriebliche Altersversorgung
- Partnerunternehmen des Runden Tisches zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf Speyer und Mitglied des Unternehmensprogramms Erfolgsfaktor Familie
