Organisation, kaufmännische Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung in einer inhabergeführten Unternehmensgruppe
MBS Elektro-Planung ist Teil einer inhabergeführten Unternehmensgruppe aus Troisdorf mit Tätigkeiten in den Bereichen Elektroplanung, Elektrotechnik, Immobilien, Energie und E-Commerce.
Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, vorausschauende und organisationsstarke Persönlichkeit in Teilzeit, die mitdenkt, Aufgaben übernimmt und Themen eigenständig voranbringt.
Diese Rolle ist ideal für jemanden, der nicht nur Termine koordiniert, sondern Verantwortung übernimmt, Struktur schafft und Lust hat, in einem vielseitigen Umfeld wirklich mit anzupacken.
Ihre Rolle
Sie arbeiten direkt mit der Geschäftsführung zusammen und übernehmen organisatorische, kaufmännische und administrative Aufgaben, die im Tagesgeschäft Struktur schaffen und Themen voranbringen.
Dabei geht es nicht nur darum, Termine zu koordinieren oder Informationen vorzubereiten. Sie greifen Themen auf, halten sie nach, übernehmen eigenständig Aufgaben und sorgen dafür, dass wichtige Dinge verbindlich umgesetzt werden.
Sie helfen dabei, den Überblick über unterschiedliche Themen zu behalten, Abläufe zu strukturieren und Aufgaben sauber bis zum Ergebnis zu führen.
Kurz gesagt: Sie übernehmen Verantwortung, schaffen Struktur und leisten einen direkten Beitrag dazu, dass Themen besser, schneller und verbindlicher umgesetzt werden.
Ihre Aufgaben
Je nach Priorität und Bedarf übernehmen Sie unter anderem:
- Organisation von Terminen, Besprechungen und Abstimmungen
- Nachhalten von Aufgaben, Fristen, Wiedervorlagen und offenen Punkten
- Vorbereitung von Unterlagen, Listen, Übersichten und Präsentationen
- Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Dienstleistern, Mietern und externen Ansprechpartnern
- Einholen, Vergleichen und Nachhalten von Angeboten
- Recherche und strukturierte Aufbereitung von Informationen
- Unterstützung bei kaufmännischen Themen, Belegorganisation und vorbereitender Buchhaltung
- Abstimmung mit Buchhaltung, Steuerberatung und externen Partnern
- Unterstützung bei immobilien- und standortbezogenen Organisationsthemen
- Vorbereitung von Unterlagen, Exposés und Inseraten im Zusammenhang mit Vermietung und Flächenorganisation
- Mitwirkung beim Aufbau besserer Abläufe, Vorlagen und digitaler Strukturen
- gelegentliche organisatorische Sonderthemen im direkten Umfeld der Geschäftsführung
Die Aufgaben werden gemeinsam priorisiert. Es geht nicht darum, alles gleichzeitig zu erledigen, sondern die richtigen Themen sauber und verbindlich voranzubringen.
Ihr Profil
Diese Position passt zu Ihnen, wenn Sie:
- schnell verstehen, worum es geht
- strukturiert, sorgfältig und lösungsorientiert arbeiten
- Aufgaben eigenständig erkennen, übernehmen und nachhalten
- klar, freundlich und professionell kommunizieren
- vertrauliche Themen diskret behandeln
- auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick behalten
- Informationen auf den Punkt bringen können
- sicher mit Outlook, Word, Excel und digitalen Tools arbeiten
- offen für moderne Arbeitsweisen, KI-Tools und digitale Prozesse sind
- Perfektionismus mit Augenmaß mitbringen: im Detail sorgfältig, im Gesamtbild klar
Erfahrung in Assistenz, kaufmännischer Sachbearbeitung, Buchhaltungsvorbereitung, Immobilienverwaltung oder Organisation ist von Vorteil. Entscheidend sind jedoch Struktur, Eigeninitiative, Diskretion und die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen.
Für wen diese Rolle nicht passt
Diese Stelle ist nicht passend, wenn Sie eine reine Verwaltungsstelle suchen, bei der Aufgaben nur nach klarer Anweisung abgearbeitet werden.
Wir suchen jemanden, der mitdenkt, nachfragt, priorisiert und Themen aktiv weiterbringt.
Das bieten wir
- zentrale Rolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
- kurze Entscheidungswege und pragmatische Zusammenarbeit
- flexible Arbeitszeiten nach gemeinsamer Abstimmung
- echte Verantwortung statt reiner Routineaufgaben
- moderner Arbeitsplatz im Kronen Quartier in Troisdorf
- abwechslungsreiche Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche
- langfristige Perspektive in einem wachsenden Umfeld
- Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten
- bei entsprechender Entwicklung die Möglichkeit, die Rolle und den Stundenumfang perspektivisch zu erweitern
Arbeitszeit
Die Stelle ist zunächst in Teilzeit vorgesehen, idealerweise mit ca. 20 bis 30 Stunden pro Woche.
Der genaue Stundenumfang und die Verteilung der Arbeitszeit können gemeinsam abgestimmt werden. Wichtig ist eine gute Struktur im Wochenablauf, damit Themen regelmäßig aufgenommen, nachgehalten und weitergeführt werden können.
Bewerbung
Wenn Sie gerne organisieren, mitdenken und Lust haben, in einer vielseitigen Rolle wirklich etwas zu bewegen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit kurzem Lebenslauf und möglichem Eintrittstermin.
Gehalt: 21,00€ - 25,00€ pro Stunde
Arbeitsort: Vor Ort
