Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für Momentum (Teil der Serviceplan Gruppe) am Standort München einen Team & Management Assistant (all genders) in Vollzeit.
Was dich bei uns erwartet:
- Du unterstützt unsere Managing Partner im Tagesgeschäft und koordinierst Termine, Kalender, Meetings sowie organisatorische und administrative Themen
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Du planst und organisierst Management-Meetings, Workshops und internationale Termine inklusive Raumbuchungen, Catering, Besucherorganisation, Gästeparkplätzen und weiterer Logistik für unsere Standorte in München, London, Mumbai und Südafrika
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Du bereitest Agenden, Präsentationen, Management-Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vor und stellst sicher, dass relevante Informationen vollständig und rechtzeitig verfügbar sind
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Du koordinierst Follow-ups, dokumentierst To-dos und sorgst dafür, dass vereinbarte Maßnahmen zuverlässig nachverfolgt werden
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Du fungierst als zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Management, internen Teams, Serviceplan-Einheiten, HR, externen Partnern und Stakeholdern
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Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Visa-Prozessen, A1-Bescheinigungen, Reisekostenabrechnungen und administrativer Reisevorbereitung
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Du unterstützt bei Office-Management-Themen, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten sowie weiteren organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
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Kleinere Projekte und Ad-hoc-Themen übernimmst du eigenverantwortlich und sorgst für eine strukturierte Umsetzung
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Du priorisierst eingehende Anfragen, koordinierst die Bearbeitung und stellst sicher, dass Themen bei den richtigen Ansprechpartner:innen landen
Was wir von dir erwarten:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
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Erste relevante Berufserfahrung von etwa drei Jahren als Teamassistenz, Management Assistant, Executive Assistant, Office Manager:in oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
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Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Themen und Prioritäten gleichzeitig zu steuern
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Proaktive, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
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Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen
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Hohes Maß an Diskretion, Professionalität und Vertrauenswürdigkeit
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Sehr gutes Gespür für Prioritäten, Details und die strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben
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Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Teams und Excel
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Idealerweise Erfahrung mit Copilot, Miro oder FigJam
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Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Was wir dir bieten:
- Onboarding: Durch persönliches Mentoring und digitale Onboarding-Sessions - wir sorgen für deinen perfekten Einstieg
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Weiterbildung: Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internes Campus-Weiterbildungsprogramm zur Erweiterung deiner Fach-, Methoden- oder Persönlichkeitskompetenzen, freiwillige Sprachkurse oder regelmäßige Coachings - wir halten dich up to date
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Flexibilität: Durch flexible Arbeitszeiten, Mobile Office und Jobsharing-Modelle kannst du deinen Beruf an dein Leben anpassen – und nicht andersrum
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Fun: Wer arbeitet, muss auch mal eine Pause machen – bei uns hast du durch regelmäßige After Work und Team Events genug Möglichkeiten (auch virtuell, wenn’s sein muss)
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Sport: Großes Sportprogramm sowie Mobilität durch Agenturfahrräder und E-Bikes/E-Bike Leasing
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Erreichbarkeit: Unser modernes Office im Kreativviertel Münchens ist dank perfekter Lage gut für dich erreichbar
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Internationalität: Als international agierende Agenturgruppe hast du bei uns die Möglichkeit, dich mit Kollegen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen
