Document Manager

Hill International, Inc -
München

Jetzt bewerben

Details zur Stelle

vor 6 Stunden

Qualifikationen

Ingenieurwissenschaft
Microsoft Office
Wirtschaftsingenieurwesen
SharePoint
Dokumentenmanagementsysteme
Kommunikationsfähigkeit

Vollständige Stellenbeschreibung

Wir suchen schnellstmöglich einen Document Manager (m/w/d) im Raum München . Dieser verantwortet die Konzeption, Implementierung und operative Steuerung des Dokumentenmanagements für ein komplexes Bau- und Engineering-Projekt. Ziel ist die Sicherstellung einer revisionssicheren, termingerechten und qualitätsgerechten Dokumentation aller Projektunterlagen sowie der Übergabedokumentation an den Auftraggeber.

As-Built-Dokumentationsmanagement

Entwicklung und Pflege der projektweiten As-Built-Dokumentationsstrategie.
Koordination der Sammlung von As-Built-Dokumentationen aus den Bereichen Engineering, Bauausführung, Qualitätssicherung, Inbetriebnahme sowie von Lieferanten und Nachunternehmern.
Steuerung und Koordination der dokumentationsbezogenen Aktivitäten des Generalplaners, um die Übereinstimmung mit den Projekt-, Übergabe- und Turnover-Anforderungen sicherzustellen.
Überwachung des Fortschritts, der Qualität und der Vollständigkeit der As-Built-Dokumentation während des gesamten Projektlebenszyklus.
Sicherstellung, dass alle As-Built-Dokumente geprüft, freigegeben und aktualisiert werden, sodass sie den tatsächlichen Endzustand der Anlage widerspiegeln.
Organisation und Koordination von Dokumentenprüfungen mit Projektbeteiligten, einschließlich Nachverfolgung von Kommentaren, Sicherstellung fristgerechter Rückmeldungen sowie Einholung der erforderlichen Freigaben.
Nachverfolgung von Dokumentenrevisionen sowie Sicherstellung von Konsistenz, Rückverfolgbarkeit und Versionskontrolle aller Projektdokumente.
Identifizierung von Lücken, fehlenden Informationen und überfälligen Liefergegenständen sowie aktive Nachverfolgung der erforderlichen Maßnahmen mit den verantwortlichen Parteien.
Unterstützung der Projektteams bei der Einhaltung vertraglicher, regulatorischer und kundenspezifischer Anforderungen an die As-Built-Dokumentation.
Koordination der Erstellung, Zusammenstellung und Einreichung der finalen Übergabedokumentation.
Überwachung des Übergabestatus sowie des Fertigstellungsgrads der Dokumentation in Bezug auf Projektmeilensteine und Turnover-Termine.
Zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um Dokumentation, As-Built-Dokumentation und Projektübergabe.
Kommunikation des Dokumentationsfortschritts, relevanter Risiken, Prüfergebnisse sowie Fertigstellungsprognosen an Projektleitung und Stakeholder.
Enge Zusammenarbeit mit dem Generalplaner, um den Dokumentationsfortschritt mit Projektterminplänen, Meilensteinen und Turnover-Zielen abzustimmen.
Organisation und Moderation regelmäßiger Statusmeetings, Dokumentenprüfungen und Reviews zur Übergabebereitschaft.
Koordination der Aktivitäten zwischen Engineering, Baustellenmanagement, Qualitätssicherung, Inbetriebnahme, Lieferanten, Auftragnehmern, Kundenvertretern sowie dem Generalplaner.
Eskalation kritischer Dokumentationsthemen, die Projektmeilensteine, Turnover-Aktivitäten oder Übergabetermine gefährden könnten.
Sicherstellung eines transparenten Berichtswesens und regelmäßiger Statusupdates für interne und externe Stakeholder.
Aufbau und Pflege einer effektiven Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten, um die termingerechte Prüfung, Freigabe und Bereitstellung der Dokumentation sicherzustellen.

Statuskommunikation und Stakeholder-Management

Zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um Dokumentation, As-Built-Dokumentation und Projektübergabe.
Kommunikation des Dokumentationsfortschritts, relevanter Risiken, Prüfergebnisse sowie Fertigstellungsprognosen an Projektleitung und Stakeholder.
Enge Zusammenarbeit mit dem Generalplaner, um den Dokumentationsfortschritt mit Projektterminplänen, Meilensteinen und Turnover-Zielen abzustimmen.
Organisation und Moderation regelmäßiger Statusmeetings, Dokumentenprüfungen und Reviews zur Übergabebereitschaft.
Koordination der Aktivitäten zwischen Engineering, Baustellenmanagement, Qualitätssicherung, Inbetriebnahme, Lieferanten, Auftragnehmern, Kundenvertretern sowie dem Generalplaner.
Eskalation kritischer Dokumentationsthemen, die Projektmeilensteine, Turnover-Aktivitäten oder Übergabetermine gefährden könnten.
Sicherstellung eines transparenten Berichtswesens und regelmäßiger Statusupdates für interne und externe Stakeholder.
Aufbau und Pflege einer effektiven Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten, um die termingerechte Prüfung, Freigabe und Bereitstellung der Dokumentation sicherzustellen.
Förderung von Zusammenarbeit, Verantwortungsbewusstsein und Transparenz über alle am Dokumentations- und Übergabeprozess beteiligten Disziplinen hinweg.

Fachliche Anforderungen

Abgeschlossenes Studium im Bereich Ingenieurwesen, Projektmanagement, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung im Dokumentenmanagement von Bau-, Anlagenbau-, Infrastruktur- oder EPC-Projekten
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Planungsbüros, Generalunternehmern und Engineering-Teams
Kenntnisse von Dokumentenmanagementsystemen wie SharePoint, Egnyte, Aconex, Procore, Autodesk Construction Cloud oder vergleichbaren Lösungen
Erfahrung in der Erstellung und Umsetzung von Document Management Plans (DMP)
Kenntnisse von Dokumenten-Lifecycle-, Prüf- und Freigabeprozessen
Sicherer Umgang mit MS Office sowie Reporting-Tools

Persönliche Kompetenzen

Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
Durchsetzungsvermögen gegenüber internen und externen Stakeholdern
Hohe Detailgenauigkeit und Qualitätsorientierung
Analytisches Denken und Prozessverständnis
Teamfähigkeit in internationalen Projektumgebungen

Ideales Kandidatenprofil

5–10 Jahre Erfahrung als Document Controller oder Document Manager in Großprojekten
Erfahrung in Pharma-, Industrie-, Energie- oder Infrastrukturprojekten
Kenntnisse im Aufbau digitaler Dokumentenmanagementprozesse
Erfahrung mit Baustellenorganisation und Site-Engineering-Prozessen

#LI-DS1

Jetzt bewerben

Tools für Jobsuchende

Arbeitgebertools

Durchsuchen

Bleiben Sie in Kontakt