Stellenbeschreibung
Für unser wachsendes Unternehmen mit zwei Apothekenstandorten in Wiesbaden suchen wir eine erfahrene, strukturierte und eigenständig arbeitende kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).
In dieser Position arbeiten Sie direkt mit der Geschäftsführung zusammen und übernehmen eine zentrale Rolle bei der Organisation und Koordination administrativer und kaufmännischer Vorgänge.
Dabei suchen wir ausdrücklich nicht nur eine klassische Bürokraft für Ablage, Datenerfassung und Terminverwaltung.
Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt, offene Themen selbstständig bearbeitet, Lösungen recherchiert und Vorgänge konsequent bis zum Abschluss verfolgt.
Unser Ziel ist eine langfristige Zusammenarbeit mit einer Person, die zunehmend Verantwortung übernimmt und für die Geschäftsführung zu einer verlässlichen organisatorischen und kaufmännischen Unterstützung wird.
Ihre Aufgaben
- Direkte organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Selbstständige Bearbeitung und konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge
- Organisation und Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
- Verwaltung und Überwachung von Verträgen, Laufzeiten und Kündigungsfristen
- Organisation betrieblicher Themen rund um Firmenfahrzeuge, Leasingverträge, Versicherungen und Dienstleister
- Kommunikation mit Lieferanten, Geschäftspartnern, Dienstleistern, Steuerberatung und weiteren externen Stellen
- Einholen, Prüfen und Vergleichen von Angeboten sowie Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
- Vorbereitung und Organisation von Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung
- Prüfung, Zuordnung und strukturierte Ablage von Rechnungen und Geschäftsunterlagen
- Digitalisierung, Scannen, Sortieren und Archivieren von Dokumenten
- Aufbau und Pflege einer übersichtlichen digitalen und physischen Ablagestruktur
- Organisation von Posteingang und -ausgang
- Unterstützung bei Personalunterlagen und allgemeinen administrativen Personalthemen
- Erstellung und Pflege von Übersichten, Aufgabenlisten und Statusberichten
- Unterstützung bei der Organisation und Koordination laufender Projekte
- Allgemeine Geschäftskorrespondenz
- Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit Microsoft Office
- Vorbereitung von Besprechungen und erforderlichen Unterlagen
Was uns besonders wichtig ist
Für diese Position suchen wir jemanden, der Aufgaben nicht nur bearbeitet, sondern zu Ende bringt.
Wenn Sie einen Vorgang übernehmen, erwarten wir, dass Sie selbstständig:
- die Aufgabenstellung und das Ziel erfassen,
- notwendige Informationen und Unterlagen zusammentragen,
- Fristen und Handlungsbedarf erkennen,
- bei Bedarf selbstständig recherchieren und Kontakt mit den zuständigen Stellen aufnehmen,
- mögliche Lösungen und Alternativen vergleichen,
- offene Punkte konsequent nachverfolgen und
- den Vorgang möglichst vollständig zum Abschluss bringen.
Ist eine Entscheidung der Geschäftsführung erforderlich, bereiten Sie diese so vor, dass schnell und auf Grundlage der wesentlichen Informationen entschieden werden kann.
Ein typisches Beispiel aus Ihrem zukünftigen Arbeitsalltag
Sie erhalten die Information:
„Der Leasingvertrag eines Firmenfahrzeugs läuft Ende des Monats aus. Bitte kümmern Sie sich darum.“
Dann erwarten wir nicht lediglich die Weiterleitung einer E-Mail.
Sie prüfen den bestehenden Vertrag und relevante Fristen, klären Rückgabe- oder Verlängerungsmöglichkeiten, nehmen Kontakt mit dem Vertragspartner auf, holen bei Bedarf Alternativen ein und legen der Geschäftsführung anschließend die wesentlichen Optionen mit Ihrer Einschätzung zur Entscheidung vor.
Kurz gesagt: Sie erhalten ein Thema – und machen daraus eine Lösung.
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung im kaufmännischen bzw. administrativen Bereich
- Mehrjährige Berufserfahrung als kaufmännische Assistenz, Assistenz der Geschäftsführung, Office Manager/in oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten
- Lösungsorientiertes und kaufmännisches Denken
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Zuverlässigkeit
- Fähigkeit, mehrere offene Vorgänge, Termine und Fristen gleichzeitig im Blick zu behalten
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, E-Mail, PDF-Dokumenten und digitalen Ablagesystemen
- Bereitschaft, sich selbstständig in neue Programme und Themen einzuarbeiten
- Professionelle und freundliche Kommunikation mit Geschäftspartnern und externen Stellen
- Diskreter Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und personenbezogenen Informationen
- Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten
Erfahrungen mit DATEV, vorbereitender Buchhaltung, Vertragsmanagement, Personaladministration oder Projektkoordination sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.
Was wir Ihnen bieten
- Eine langfristig angelegte und verantwortungsvolle Position
- Direkte und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
- Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich
- Die Möglichkeit, bestehende Strukturen aktiv zu verbessern und neue Prozesse mit aufzubauen
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
- Ein professionelles Arbeitsumfeld mit zwei etablierten Apothekenstandorten in Wiesbaden
- Teilzeit mit ca. 25–30 Stunden pro Woche
- Entwicklungsmöglichkeiten bei erfolgreicher Zusammenarbeit
- Eine attraktive, der Erfahrung und Qualifikation entsprechende Vergütung
Wen wir suchen
Wir suchen keinen Menschen, der bei jedem nächsten Arbeitsschritt auf eine neue Anweisung wartet.
Wir suchen eine verlässliche rechte Hand für organisatorische und kaufmännische Themen, die der Geschäftsführung Arbeit tatsächlich abnimmt.
Wenn Sie gerne Verantwortung übernehmen, Ordnung in komplexe Themen bringen, offene Aufgaben konsequent verfolgen und Freude daran haben, Probleme selbstständig zu lösen, möchten wir Sie gerne kennenlernen.
Bewerbung
Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf, Ihren möglichen Eintrittstermin sowie Ihre Gehaltsvorstellung.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Dawoud Apotheken
Wiesbaden
Gehalt: 2.800,00€ - 3.200,00€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten
- Mitarbeiter-Rabatt
- Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
Bewerbungsfrage(n):
- Ein Leasingvertrag für ein Firmenfahrzeug läuft in vier Wochen aus. Die Geschäftsführung sagt Ihnen lediglich: „Bitte kümmern Sie sich darum.“ Beschreiben Sie kurz, wie Sie vorgehen.
- Sie übernehmen ein Büro mit einer größeren Menge unsortierter Unterlagen sowie mehreren offenen Vorgängen und Fristen. Wie würden Sie vorgehen, um innerhalb kurzer Zeit eine funktionierende Struktur aufzubauen?
- Beschreiben Sie ein konkretes Beispiel aus Ihrer bisherigen Tätigkeit, bei dem Sie ein Problem selbstständig erkannt, eine Lösung entwickelt und den Vorgang ohne detaillierte Anweisungen erfolgreich abgeschlossen haben.
Arbeitsort: Vor Ort
