Über uns
Das Ingenieurbüro Kosok ist ein spezialisiertes Ingenieurbüro im konstruktiven Bauwesen mit Sitz in Würselen. Hinter unseren Projekten stehen nicht nur Berechnungen und Pläne, sondern auch eine gute Organisation. Genau hier kommst du ins Spiel.
Als Büroassistenz bist du bei uns keine anonyme Verwaltungsstelle im Hintergrund. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und unserem technischen Team zusammen und bist eine wichtige organisatorische Schnittstelle im täglichen Bürobetrieb. In unserem Ingenieurbüro gibt es kurze Wege, direkte Kommunikation und die Möglichkeit, tatsächlich Einfluss darauf zu nehmen, wie wir intern zusammenarbeiten.
Dabei erwartet dich ein abwechslungsreiches Umfeld: Unser Ingenieurbüro arbeitet für private Bauherren, Architekturbüros, Bauunternehmen und Gewerbefirmen ebenso wie im Bereich größerer Infrastrukturprojekte. Fachlich reicht das Spektrum unter anderem von Tragwerksplanung über Bestandsbewertung und Bauwerksschäden bis zu Bahnprojekten. Entsprechend vielseitig sind auch die organisatorischen Aufgaben hinter den Projekten.
Besonders wichtig ist uns, dass du nicht nur bestehende Abläufe verwaltest. Wir entwickeln unsere internen Prozesse und unsere Organisation kontinuierlich weiter. Wenn du gerne Strukturen schaffst, Dinge eigenständig organisierst und Verbesserungspotenziale erkennst, kannst du dich bei uns aktiv einbringen und deinen eigenen Verantwortungsbereich mitentwickeln.
Deine Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Bearbeitung und Koordination der allgemeinen Bürokommunikation per E-Mail und Telefon
- Entgegennahme von Kundenanfragen und Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner
- Unterstützung bei der Organisation und Ablage von Projektunterlagen
- Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten und Dateien
- Unterstützung bei der Anlage und administrativen Pflege von Projekten
- Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Wiedervorlagen und organisatorischen Aufgaben
- Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Kunden und Projektbeteiligte
- Unterstützung bei der Erstellung und dem Versand von Angeboten, Rechnungen und sonstigen Geschäftsunterlagen
- Pflege von Kunden-, Projekt- und Kontaktdaten
- Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung bei wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, den Ingenieuren und weiteren Mitarbeitenden
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist von Vorteil
- Berufserfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung oder Assistenz ist wünschenswert
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
- Freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
- Eigenständige Arbeitsweise und Bereitschaft, Verantwortung für organisatorische Aufgaben zu übernehmen
- Interesse daran, bestehende Büro- und Verwaltungsabläufe gemeinsam weiterzuentwickeln
- Kenntnisse aus einem Ingenieur-, Architektur-, Bau- oder Planungsbüro wären von Vorteil, sind aber keine zwingende Voraussetzung.
Das bieten wir
- Unbefristete Festanstellung
- 30 Urlaubstage
- Flexible Arbeitszeiten
- Vollzeit mit ca. 36-40 Stunden pro Woche oder Teilzeit mit ca. 20-30 Stunden pro Woche
- Projekt- bzw. aufgabenabhängiges mobiles Arbeiten nach Absprache
- Moderne Arbeitsausstattung
- Jährliche Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten
- JobRad
- Unterstützung bei Kinderbetreuungskosten
- Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in unterschiedliche Projekte und Unternehmensbereiche
- Möglichkeit, eigene Ideen zur Verbesserung der internen Organisation einzubringen
- Kollegiales und familiäres Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
Arbeitsort / Arbeitsmodell
Ingenieurbüro Kosok
Am Wisselsbach 8b
52146 Würselen
Die Tätigkeit findet überwiegend vor Ort in unserem Büro in Würselen statt. Projektabhängiges mobiles Arbeiten ist nach Absprache möglich.
Arbeitszeit
Wir bieten unterschiedliche Arbeitszeitmodelle:
- Vollzeit: ca. 36-40 Stunden pro Woche
- Teilzeit: ca. 20-30 Stunden pro Woche
- 4-Tage-Woche auf Wunsch möglich
- Flexible Arbeitszeiten mit Kernzeiten von Montag bis Donnerstag
Bewerbungsprozess
Bewirb dich unkompliziert per E-Mail.
Sende uns deinen Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Nachweise. Nach Eingang deiner Bewerbung melden wir uns zeitnah bei dir. Anschließend lernen wir uns in einem persönlichen Gespräch kennen.
Leistungen:
Arbeitsort: Vor Ort
