Rolle
Bist du jemand, der Kundenservice nicht nur abarbeitet, sondern aktiv gestaltet und weiterentwickelt, und der gleichzeitig auch für Ordnung und Sorgfalt bei regulatorischen Themen sorgt? Bei Agile Heroes GmbH suchen wir eine Führungspersönlichkeit, die unser Service-Team für Teilnehmer und Kunden führt und den gesamten Betreuungsprozess rund um unsere Ausbildungen verantwortet. Zusätzlich übernimmst du die internen regulatorischen Themen, die für die Rezertifizierung unserer Ausbildungen relevant sind, inklusive der Vorbereitung und Begleitung von Audits.
Diese Rolle ist eine Managementfunktion mit hohem operativem Anteil: Du führst dein kleines Team fachlich und disziplinarisch, sorgst gleichzeitig aber auch selbst für exzellenten Kundenkontakt und behältst alle Prozesse rund um Betreuung, Prüfungsorganisation und Compliance im Blick.
Verantwortlichkeiten
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Fachliche und disziplinarische Führung eines kleinen Teams im Kundenservice
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Verantwortung für das Onboarding neuer Teilnehmer unserer Ausbildungen, damit der Einstieg reibungslos gelingt
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Durchführung und Steuerung von Feedback Calls mit Teilnehmern, um Zufriedenheit und Qualität kontinuierlich zu sichern
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Sicherstellung eines exzellenten Kundenservice über die Kanäle E-Mail, Telefon und Chat
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Organisation und Koordination der IHK-Prüfungen für unsere Teilnehmer, inklusive Terminplanung, Anmeldungen und Ablauf vor Ort
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Verantwortung für den termingerechten Versand von Trainingsunterlagen an Teilnehmer und Trainer
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Sicherstellung der Office-Qualität, damit unsere Räumlichkeiten und Arbeitsumgebung stets einen professionellen Eindruck vermitteln
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Aufbau und kontinuierliche Verbesserung von Serviceprozessen, damit Teilnehmerbetreuung skalierbar bleibt
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Übernahme der internen regulatorischen Themen, die für die Rezertifizierung unserer Ausbildungen wichtig sind, inklusive Vorbereitung und Begleitung von Audits
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Erfassung und Auswertung relevanter Kennzahlen (z. B. Response-Zeiten, Zufriedenheit, Bearbeitungsquoten) und Ableitung konkreter Maßnahmen
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Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Trainern und Geschäftsführung, um Teilnehmererfahrung und interne Abläufe optimal aufeinander abzustimmen
Anforderungen
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Erste Führungserfahrung, idealerweise im Kundenservice, in der Teilnehmerbetreuung oder in einem vergleichbaren Bereich
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Mehrjährige Erfahrung im Kundenservice oder in der Betreuung von Teilnehmern, Kunden oder Klienten
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Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke am Telefon, in E-Mails und im Chat
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Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise, insbesondere bei der Koordination von Prüfungsterminen und externen Stellen wie der IHK
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Belastbarkeit und Ruhe auch bei parallel laufenden Anfragen und engen Fristen
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Sicherer Umgang mit gängigen Tools für Kundenkommunikation und Terminplanung
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Idealerweise Erfahrung mit regulatorischen Anforderungen, Zertifizierungen oder Audits, z. B. im Bildungsbereich; alternativ hohe Bereitschaft, sich in diese Themen einzuarbeiten
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Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift
Erfolgsmessung
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Prozessqualität: Hohe Erreichbarkeit am Telefon und schnelle Antwortzeiten im Chat
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Onboarding: Zuverlässige und vollständige Durchführung aller Onboarding Calls
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Feedback Call Quote: Verlässliche und pünktliche Durchführung der Feedback Calls
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Trainingsunterlagen: Pünktlicher Versand an Teilnehmer und Trainer
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Compliance-Sicherheit: Erfolgreich bestandene Audits und reibungslose Rezertifizierung unserer Ausbildungen
Warum wir?
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Bei Agile Heroes kombinierst du Verantwortung, Nähe zu Menschen und echte Wirkung
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Du übernimmst von Anfang an Führungsverantwortung für ein Team, das täglich direkten Kontakt zu unseren Teilnehmern hat
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Du gestaltest Prozesse aktiv mit, statt nur bestehende Abläufe zu verwalten
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Du hast direkten Einfluss auf die Erfahrung, die unsere Teilnehmer mit Agile Heroes machen
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Unsere Mission: Die besten Agile- und KI-Trainings in Deutschland anzubieten. Dein Team sorgt dafür, dass sich das für jeden einzelnen Teilnehmer auch so anfühlt
Was dich auszeichnet
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Du denkst vom Teilnehmer her und triffst Entscheidungen mit Blick auf Serviceerlebnis und Effizienz
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Du kommunizierst klar und empathisch, sowohl mit Teilnehmern als auch mit deinem Team
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Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
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Du hast Freude daran, ein Team aufzubauen und weiterzuentwickeln
Was wir dir bieten
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Attraktives Gehalt: Eine transparente Gehaltsspanne von 60.000 € bis 90.000 € brutto/Jahr, je nach relevanter Berufs- und Führungserfahrung
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Unbefristeter Arbeitsvertrag in einem zukunftsorientierten, stark wachsenden Unternehmen
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Vollzeit, vor Ort in Frankfurt am Main
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BAV (Betriebliche Altersvorsorge) und betriebliche Zusatzversicherung
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Wellpass-Mitgliedschaft für deine Fitness und dein Wohlbefinden
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Deutschlandticket für nachhaltige Mobilität
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Attraktives Weiterbildungsbudget und individuelles Coaching für deinen nächsten Karriereschritt
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Moderne Apple-Ausstattung (MacBook, iPhone etc.)
Nächste Schritte
Wenn du Lust hast, den Kundenservice von Agile Heroes zu führen, die Erfahrung unserer Teilnehmer auf das nächste Level zu heben und gleichzeitig für regulatorische Sicherheit bei unseren Ausbildungen zu sorgen, freuen wir uns auf deine Bewerbung!
