Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Wir sind ein etabliertes Gebäudereinigungsunternehmen und suchen eine zuverlässige, souveräne und vorausschauend arbeitende Persönlichkeit als persönliche Assistenz unseres Geschäftsführers.
Diese Position geht über eine klassische Sekretariatsstelle hinaus. Sie arbeiten direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und sorgen dafür, dass sein Arbeitsalltag strukturiert, organisiert und effizient abläuft.
Unser Ziel ist eine klare Aufgabenverteilung. Der Geschäftsführer konzentriert sich auf Unternehmensführung, wichtige Entscheidungen, Kunden und die Weiterentwicklung des Unternehmens. Sie sorgen im Hintergrund dafür, dass Informationen vorliegen, Termine organisiert sind, Anfragen gefiltert werden und offene Themen konsequent nachgehalten werden.
Ihre Aufgaben
- Zentraler Erstkontakt für eingehende Telefonate und Anfragen
- Professionelle Annahme, Erfassung und Einordnung von Kundenanliegen und sonstigen Anfragen
- Koordination und Organisation des Terminkalenders des Geschäftsführers
- Priorisierung von Terminen, Anfragen und Rückrufen
- Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
- Beschaffung und Zusammenstellung notwendiger Informationen vor wichtigen Gesprächen und Entscheidungen
- Koordination zwischen Geschäftsführung, Verwaltung, Objektleitungen, Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern
- Bearbeitung und Organisation der Korrespondenz im direkten Umfeld der Geschäftsführung
- Überwachung von Wiedervorlagen, Fristen, Zusagen und offenen Aufgaben
- Selbstständiges Nachhalten ausstehender Rückmeldungen
- Strukturierung und Filterung eingehender Informationen
- Eigenständige Klärung organisatorischer Angelegenheiten
- Weiterleitung von Themen an die jeweils zuständigen Personen im Unternehmen
- Nachhalten von Entscheidungen und Aufgaben der Geschäftsführung
- Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers
Was uns besonders wichtig ist
Wir suchen keine Person, die lediglich Telefonate weiterleitet, Termine einträgt und auf die nächste Anweisung wartet.
Wir suchen eine echte rechte Hand der Geschäftsführung.
Sie sollen mitdenken, vorausdenken und zunehmend selbst erkennen, welche Themen wichtig sind, welche Informationen benötigt werden und welche Angelegenheiten eigenständig geklärt werden können.
Wenn ein Kunde anruft, nehmen Sie das Anliegen auf und ordnen es ein. Wenn das Thema intern gelöst werden kann, koordinieren Sie den richtigen Ansprechpartner. Wenn die Entscheidung des Geschäftsführers erforderlich ist, sorgen Sie dafür, dass ihm alle relevanten Informationen strukturiert vorliegen.
Wenn ein Termin ansteht, sorgen Sie dafür, dass der Geschäftsführer vorbereitet ist.
Wenn Informationen fehlen, beschaffen Sie diese.
Wenn eine Rückmeldung aussteht, halten Sie diese nach.
Wenn etwas organisiert werden muss, kümmern Sie sich darum.
Ihr Ziel ist es, dem Geschäftsführer organisatorisch so weit wie möglich den Rücken freizuhalten, damit er sich auf die Aufgaben konzentrieren kann, die tatsächlich seine persönliche Aufmerksamkeit erfordern.
Ihr Profil
- Erfahrung als persönliche Assistenz, Assistenz der Geschäftsführung, Office Manager oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und zu setzen
- Schnelle Auffassungsgabe und lösungsorientiertes Denken
- Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Professionelles und freundliches Auftreten am Telefon
- Kommunikationsstärke und ein gesundes Durchsetzungsvermögen
- Absolute Diskretion und Loyalität
- Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Themen den Überblick zu behalten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den gängigen Büro, E Mail und Kalendersystemen
Erfahrung in der Gebäudereinigung oder im Facility Management ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.
Was wir Ihnen bieten
- Eine besondere Vertrauensposition direkt an der Seite der Geschäftsführung
- Einen hohen Grad an Eigenverantwortung
- Eine langfristig angelegte Zusammenarbeit
- Kurze und direkte Entscheidungswege
- Einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag
- Einblicke in unterschiedliche Bereiche unseres Unternehmens
- Die Möglichkeit, Abläufe und Strukturen aktiv mitzugestalten
- Eine der Verantwortung entsprechende attraktive Vergütung
Wir suchen eine Persönlichkeit, auf die sich die Geschäftsführung verlassen kann und die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen, Dinge selbstständig zu organisieren und im Hintergrund die Fäden zusammenzuhalten.
Wenn Sie sich in dieser Rolle wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Gehalt: ab 3.000,00€ pro Monat
Leistungen:
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Zusätzliche Urlaubstage
Arbeitsort: Vor Ort
