Kaufmännischer Mitarbeiter für Abrechnung, Einkauf und Prozesskontrolle (m/w/d)
Standort: Eritt GmbH, Am Steinacker 3b, 61194 Niddatal
Beschäftigungsart: Vollzeit, 40 Stunden pro Woche
Eintritt: Ab sofort oder nach Vereinbarung
Über uns
Die Eritt GmbH ist seit über 25 Jahren erfolgreich im technischen Facility Management tätig. Mit über 100 festangestellten Mitarbeitenden betreuen wir mehr als 300 Wohn- und Gewerbeimmobilien im Rhein-Main-Gebiet.
Neben dem Gebäudemanagement verfügen wir über eigene Meisterabteilungen für Heizungs- und Sanitärtechnik, Elektrotechnik sowie das Maler- und Lackiererhandwerk. Dadurch bieten wir umfassende technische und handwerkliche Leistungen aus einer Hand.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen kaufmännischen Mitarbeiter für Abrechnung, Einkauf und Prozesskontrolle (m/w/d).
Worum es bei dieser Stelle geht
In unserem Unternehmen entstehen täglich zahlreiche Aufträge, Arbeitsberichte, Lieferscheine, Materialbestellungen, Eingangsrechnungen und abrechenbare Leistungen.
Deine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass kein abrechenbarer Auftrag, kein verbautes Material und keine erbrachte Leistung vergessen wird. Du kontrollierst, ob vollständig und zeitnah abgerechnet wird und ob Materialien zu wirtschaftlich sinnvollen Konditionen eingekauft werden.
Du arbeitest als zentrale Kontrollstelle zwischen den operativen Abteilungen, dem Einkauf, der Buchhaltung und der Geschäftsführung. Dabei verfolgst du Abläufe konsequent, forderst fehlende Unterlagen aktiv ein und betrachtest einen Vorgang erst dann als erledigt, wenn er vollständig abgeschlossen und abgerechnet wurde.
Deine Aufgaben
Abrechnungs- und Leistungskontrolle
- Prüfung aller Aufträge, Arbeitsstunden, Materialien und Leistungen, die an Kunden weiterberechnet werden müssen
- Sicherstellung einer vollständigen Dokumentation und Abrechnung
- Abgleich von Aufträgen, Arbeitsberichten, Lieferscheinen, Materialentnahmen und Rechnungsgrundlagen
- Erkennung fehlender Unterlagen und konsequente Einforderung bei den verantwortlichen Personen
- Kontrolle von Zusatzleistungen, Nachträgen und noch nicht abgerechneten Aufträgen
- Prüfung, ob Rechnungen vollständig, nachvollziehbar und fristgerecht erstellt werden
- Verfolgung von Unstimmigkeiten bis zur abschließenden Klärung
Lieferschein- und Belegkontrolle
- Überwachung der vollständigen und pünktlichen Abgabe von Lieferscheinen, Arbeitsberichten und Leistungsnachweisen
- Zuordnung der Belege zu Aufträgen, Kunden, Kostenstellen und Abteilungen
- Kontrolle, ob geliefertes oder abgeholtes Material einem Auftrag zugeordnet und weiterberechnet wurde
- Führung von Kontrolllisten über fehlende Unterlagen und offene Rückmeldungen
- Verbindliche Erinnerung der verantwortlichen Personen an ausstehende Dokumente
Unterstützung bei der Rechnungsstellung
- Vorbereitung vollständiger und prüffähiger Abrechnungsunterlagen
- Kontrolle von Rechnungsentwürfen auf Vollständigkeit und Plausibilität
- Prüfung von Preisen, Stunden, Pauschalen, Zuschlägen und Materialkosten
- Sicherstellung, dass keine abrechenbaren Positionen vergessen werden
- Klärung von Rückfragen zwischen Buchhaltung, Abteilungsleitung und operativen Mitarbeitenden
- Entwicklung geeigneter Kontrollmechanismen für nicht abgerechnete Leistungen
Einkaufs- und Kostenkontrolle
- Prüfung geplanter und erfolgter Materialbestellungen auf Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit
- Einholung und Vergleich von Angeboten, Preisen, Rabatten, Lieferbedingungen und Zahlungszielen
- Hinterfragung nicht nachvollziehbarer Mengen, Preise und Verwendungszwecke
- Prüfung vorhandener Lagerbestände vor einer Neubestellung
- Erkennung unnötiger, doppelter oder überteuerter Bestellungen
- Unterstützung bei Preisverhandlungen und Lieferantenauswahl
- Ermittlung und Dokumentation konkreter Einsparpotenziale
- Abgleich von Eingangsrechnung, Bestellung, Lieferschein und tatsächlicher Lieferung
Prozesse und Kontrollsysteme
- Analyse kaufmännischer Abläufe und Erkennung von Schwachstellen
- Entwicklung klarer Prozesse für Abgabe, Prüfung und Weiterverarbeitung von Unterlagen
- Einführung von Wiedervorlagen, Kontrolllisten und verbindlichen Fristen
- Erstellung regelmäßiger Übersichten über fehlende Unterlagen, offene Lieferscheine und nicht abgerechnete Aufträge
- Transparente Berichterstattung an die Geschäftsführung über Verzögerungen und wirtschaftliche Risiken
- Kontrolle, ob vereinbarte Prozesse und Verantwortlichkeiten eingehalten werden
Digitalisierung und künstliche Intelligenz
- Nutzung moderner Programme zur Belegerfassung, Kontrolle und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
- Aktive Mitwirkung an der Digitalisierung unserer kaufmännischen Prozesse
- Prüfung, welche manuellen Abläufe automatisiert oder sicherer gestaltet werden können
- Selbstständige Einarbeitung in neue Programme und technische Lösungen
- Einbringung eigener Verbesserungsvorschläge
Das ist uns besonders wichtig
Für diese Position ist deine Persönlichkeit mindestens genauso wichtig wie deine fachliche Qualifikation.
Wir suchen einen Menschen, der außergewöhnlich gründlich, strukturiert und hartnäckig arbeitet. Du forderst fehlende Unterlagen konsequent ein und hältst bei offenen Vorgängen nach, bis eine verbindliche Lösung vorliegt.
Dabei erwarten wir kein autoritäres Auftreten. Entscheidend ist die richtige Mischung aus Klarheit, Diplomatie und Durchsetzungsvermögen. Du kommunizierst freundlich und respektvoll, lässt dich aber nicht vertrösten.
Du solltest dich in folgenden Eigenschaften wiedererkennen:
- Du arbeitest sehr sorgfältig und erkennst auch kleine Unstimmigkeiten.
- Du verfolgst offene Aufgaben konsequent.
- Du besitzt ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
- Du kannst dich gegenüber Mitarbeitenden und Führungskräften verbindlich durchsetzen.
- Du kommunizierst klar, respektvoll und lösungsorientiert.
- Du arbeitest selbstständig und setzt Prioritäten.
- Du denkst wirtschaftlich und hinterfragst Kosten.
- Du entwickelst praktikable Lösungen für fehlende Strukturen.
- Du sprichst Fehler und Versäumnisse sachlich an.
- Du arbeitest gerne mit Zahlen, Belegen, Listen und Auswertungen.
- Du bist offen für Digitalisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz.
Dein fachliches Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement, als Industriekaufmann beziehungsweise Industriekauffrau oder als Steuerfachangestellter beziehungsweise Steuerfachangestellte
- Alternativ Berufserfahrung in Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Abrechnung oder Controlling
- Mehrjährige kaufmännische Berufserfahrung ist wünschenswert
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Outlook
- Erfahrung mit Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- oder Auftragsprogrammen ist von Vorteil
- Gutes Verständnis für Kosten und Abrechnungsprozesse
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicheres und verbindliches Auftreten
- Hohe Zahlenaffinität und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
Auch engagierte Bewerberinnen und Bewerber mit passender kaufmännischer Ausbildung erhalten bei uns eine Chance. Entscheidend sind Verantwortungsbereitschaft und der Wille, sich konsequent in unsere Abläufe einzuarbeiten.
Was wir dir bieten
- Eine unbefristete Vollzeitstelle in einem etablierten Unternehmen
- Einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich mit direktem Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg
- Kurze Entscheidungswege und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten
- Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit hoher Eigenverantwortung
- Eine gründliche Einarbeitung
- Moderne digitale Arbeitsmittel
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einer langfristig ausgerichteten Unternehmensgruppe
- Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
Passt diese Stelle zu dir?
Diese Position passt zu dir, wenn du gerne Ordnung in komplexe Abläufe bringst, wirtschaftlich denkst und wichtige Unterlagen konsequent nachverfolgst.
Wenn du ausschließlich klar zugewiesene Vorgänge bearbeiten möchtest und ungern bei anderen Menschen nachfasst, wird die Position vermutlich nicht zu dir passen.
Wenn du dagegen Freude daran hast, offene Vorgänge aufzuspüren, Fehler zu verhindern, Kosten zu reduzieren und eine vollständige Abrechnung sicherzustellen, möchten wir dich kennenlernen.
Deine Bewerbung
Bitte sende uns:
- ein kurzes Anschreiben mit deiner Motivation
- deinen Lebenslauf
- deinen frühestmöglichen Eintrittstermin
- deine Gehaltsvorstellung
Per E-Mail:
[email protected]
Oder per Post:
Eritt GmbH
Herrn Michael Eritt
Am Steinacker 3b
61194 Niddatal
Weitere Informationen:
www.eritt-gmbh.de
Telefon: 0800 589 540 0
Wir freuen uns auf deine Bewerbung.
Gehalt: 35.000,00€ - 55.000,00€ pro Jahr
Arbeitsort: Vor Ort
