Wer wir sind
Die New Media Service GmbH (NMS) ist ein modernes IT-Systemhaus mit Hauptsitz in Singen (Hohentwiel) am Bodensee. Als Microsoft Solution Partner betreuen wir Kunden vom Mittelstand bis hin zu Großunternehmen. Unser Fokus liegt auf Cloud-Lösungen, Modern Workplace, IT-Security und dem konsequenten Einsatz neuer Technologien, einschließlich KI.
Wir wachsen und suchen deshalb eine zuverlässige kaufmännische Unterstützung, die unser Backoffice im Griff hat, den Standort Singen am Laufen hält und mitdenkt.
Was dich bei uns erwartet
Du übernimmst eine vielseitige Rolle an der Schnittstelle zwischen Office-Management, Vertrieb und Buchhaltung und sorgst dafür, dass bei uns organisatorisch alles rundläuft. Dein Aufgabenbereich wächst mit dir: Wer Eigeninitiative zeigt, bekommt bei NMS schnell mehr Verantwortung.
Office-Management & Organisation
- Du sorgst dafür, dass in unserem Büro in Singen alles läuft, von der Ausstattung bis zur allgemeinen Ordnung
- Getränke- und Materialbestellung sowie Koordination von Dienstleistern (Post, Lieferanten, Reinigung)
- Empfang und Bewirtung von Gästen und Geschäftspartnern
- Unterstützung bei internen Abläufen und organisatorischen Themen
Vertriebsinnendienst
- Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen und nachverfolgen
- Kundenkommunikation per Telefon und E-Mail, professionell und verbindlich
- Pflege von Kundendaten und Unterstützung des Vertriebsteams im Tagesgeschäft
- Koordination von Terminen und Vorgängen zwischen Vertrieb und Kunden
Buchhaltung
- Vorbereitung und Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen
- Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen
- Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung in Abstimmung mit dem Steuerbüro
- Pflege und Ablage buchhalterischer Belege und Dokumente
Korrespondenz & Administration
- Interne und externe Korrespondenz
- Allgemeine administrative Aufgaben und Unterstützung der Assistentin der Geschäftsführung
- Arbeiten mit Microsoft 365 (Teams, Outlook, Excel, SharePoint)
Was du mitbringst
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbar
- Erste Berufserfahrung im Backoffice, Vertriebsinnendienst oder der Buchhaltung
- Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit Microsoft 365
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten
- Zuverlässigkeit und Sorgfalt, auch wenn es mal hektisch wird
- Organisationstalent und Freude daran, den Laden zusammenzuhalten
- Freude an Kommunikation und ein professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Partnern
Was wir dir bieten
- Eine vielseitige Teilzeitstelle, planbar und verlässlich
- Flexible Arbeitszeiten sowie hybrides Arbeiten nach der Einarbeitung möglich
- Modernes Arbeitsumfeld mit aktuellen Microsoft-365-Tools und digitalen Prozessen
- Junges, engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Kommunikation
- Ein Unternehmen, das wächst, mit echten Entwicklungsmöglichkeiten für die, die mitgestalten möchten
- Kostenlose Getränke und kostenloser Parkplatz
Deine Bewerbung
Wir freuen uns auf deine aussagekräftigen Unterlagen. Anschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse genügen. Bitte sende alles per E-Mail an:
Madeline Junger | [email protected] | +49 7731 96939-0
Bei Fragen zur Position erreichst du uns gerne telefonisch.
Gehalt: ab 16,00€ pro Stunde
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten
- Gleitzeit
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Mitarbeiter-Rabatt
Arbeitsort: Vor Ort
