Die 1607 gegründete Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist eine traditionsreiche Forschungsuniversität. Inspiriert von der Neugier auf das Unbekannte ermöglichen wir rund 25.000 Studierenden und 5.800 Beschäftigten, Wissenschaft für die Gesellschaft voranzutreiben. Gehen Sie zusammen mit uns neue Wege und schreiben Sie Erfolgsgeschichten – Ihre eigene und die der Universität.
Unterstützen Sie uns ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis zum 30.09.2027 in Teilzeit (50 %) als
Sachbearbeiter/in (m/w/d) für das Gremien- und Beauftragtenwesen / Geschäftsführung Fachbereichsrat für das Dekanat
Die Stelle ist dem Dekanat des Fachbereichs Sozial- und Kulturwissenschaften zugeordnet. Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-H.
Geschäftsführung des Fachbereichsrats sowie Koordination des Gremien- und Beauftragtenwesens
- Eigenständige verfahrensrechtliche Prüfung und Steuerung der Geschäftsabläufe des Fachbereichsrats, insbesondere Prüfung von Anträgen und Vorlagen auf Zuständigkeit, Vollständigkeit, Fristen sowie Einhaltung von Satzungen und Ordnungen
- Jahresplanung und organisatorische Koordination der Sitzungstermine des Fachbereichsrats und weiterer zentraler Gremien des Fachbereichs
- Vorbereitung der Sitzungen einschließlich Zusammenstellung der Unterlagen und Erstellung der Tagesordnungen; eigenständige Klärung, ob Vorlagen behandlungsreif sind oder Ergänzungen bzw. weitere Abstimmungen erforderlich sind
- Eigenständige Beurteilung von Verfahrensfragen und Festlegung der innerhalb der geltenden Regelungen erforderlichen weiteren Verfahrensschritte
- Beratung von Dekanat, Gremienmitgliedern, Instituten und Antragstellenden zu Verfahrenswegen, Zuständigkeiten, Fristen und formalen Anforderungen
- Protokollführung, Beschlussdokumentation und Nachverfolgung der Umsetzung einschließlich Klärung des administrativen Umsetzungsbedarfs
- Koordination des Beauftragtenwesens einschließlich Pflege von Amtszeiten und organisatorischer Begleitung von Bestellungsverfahren
- Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Wahlen und Nachbesetzungen einschließlich Prüfung der einzuhaltenden formalen Voraussetzungen und Fristen
- Abstimmung mit Instituten, Dezernaten und zentralen Einrichtungen zu Gremienverfahren und organisatorischen Abläufen
- Dokumentation, Weiterentwicklung und Standardisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse im Gremienwesen
- Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben im Sekretariatspool des Dekanats
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten des Dekanats
- Bearbeitung der laufenden Korrespondenz mit Beschäftigten, Instituten, zentralen Einrichtungen der JLU und externen Stellen in standardisierten Angelegenheiten
- Erstellung und formale Aufbereitung von Schreiben, Listen, Übersichten und Vorlagen für das Dekanat
- Pflege von Datenbeständen, Verteilerlisten, Terminübersichten und elektronischen Ablagestrukturen
- Erteilung allgemeiner Auskünfte an Beschäftigte, Studierende und interne Organisationseinheiten zu Zuständigkeiten, Ansprechpersonen, Terminen und standardisierten Verwaltungsabläufen
- Organisation von Besprechungen einschließlich Terminabstimmung, Raumorganisation und Bereitstellung von Unterlagen
- Aktenführung, Dokumentenablage und Archivierung
- Abgeschlossene Berufsausbildung für den Büro- und Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- Gründliche und vielseitige Kenntnisse des Hochschulrechts, der JLU-Satzungen und Verwaltungsabläufe, ausgeprägte Organisations- und Beratungskompetenz sowie sicherer Umgang mit IT-Anwendungen
- Fähigkeit, Verfahrenssachverhalte eigenständig zu prüfen, die anzuwendenden Regelungen und erforderlichen Verfahrensschritte zu ermitteln, Handlungsoptionen abzuwägen und sachgerechte Lösungen ohne detaillierte Einzelvorgaben zu entwickeln
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
- Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
- Mehr als 100 Seminare, Workshops und E-Learning-Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits- und Sportangebote
- Eine Vergütung nach TV-H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
- Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat „audit familiengerechte hochschule“)
Für weitere Rückfragen steht Ihnen Herr Marcel Rebenack telefonisch (0641/99-23002) oder per E-Mail ([email protected]) gerne zur Verfügung.
Die JLU begrüßt qualifizierte Bewerbungen unabhängig von biologischem und sozialem Geschlecht, Behinderung, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die JLU ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
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