Du bist keine klassische Assistenz, die ausschließlich Termine koordiniert?
Du möchtest Verantwortung übernehmen, mitdenken und gleichzeitig nah an einer Geschäftsführung arbeiten?
Dann könnte diese Position genau die richtige für dich sein.
Für ein wachstumsstarkes Unternehmen im Bereich Health, Beauty & Consumer Goods suche ich eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die den CEO im Alltag entlastet und dabei sowohl organisatorische als auch strategische Aufgaben übernimmt.
Das Besondere an der Rolle
Der Titel lautet Assistenz der Geschäftsführung – der Arbeitsalltag ist jedoch bewusst abwechslungsreich.
An manchen Tagen koordinierst du Kalender, Reisen oder bereitest wichtige Meetings vor.
An anderen Tagen organisierst du Produktsamples, holst Bestellungen ab, koordinierst Handwerkertermine, bringst ein Fahrzeug zur Werkstatt oder kümmerst dich um organisatorische Themen, die dem CEO den Rücken freihalten.
Genau diese Mischung ist ausdrücklich gewünscht.
Gesucht wird keine reine Executive Assistant und auch keine klassische Office Managerin, sondern eine Persönlichkeit, die sagt:
"Ich löse Probleme – egal ob digital, organisatorisch oder vor Ort."
Deine Aufgaben
Assistenz der Geschäftsführung
Kalender-, Termin- und Reiseplanung
Organisation der E-Mail-Kommunikation
Vor- und Nachbereitung von Meetings
Nachhalten von Entscheidungen, Deadlines und To-dos
Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
Organisation & Personal Assistance
Büroorganisation und administrative Abläufe
Organisation von Dokumenten, Verträgen und Wareneingängen
Produktsamples dokumentieren und koordinieren
Onboarding- und Teammaterialien vorbereiten
Botenfahrten und organisatorische Besorgungen im Berliner Raum
Bestellungen, Blumen oder vorbereitete Essenslieferungen koordinieren
Unterstützung bei privaten organisatorischen Themen der Geschäftsführung
Handwerker- oder Werkstatttermine koordinieren
Projekt- & Executive Support
Präsentationen, Reportings und Analysen erstellen
Informationen recherchieren und entscheidungsreif aufbereiten
Workshops, Events und Offsites organisieren
Eigene Projekte in Administration oder Unternehmensentwicklung übernehmen
Prozesse verbessern und Optimierungspotenziale umsetzen
Das bringst du mit
- Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Personal Assistant oder Executive Assistant
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
- Hohe Diskretion und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit Google Workspace
- Freude an digitalen Tools und KI
- Führerschein Klasse B
- Wohnort im Raum Berlin oder Umgebung
Du passt besonders gut, wenn ...
du Verantwortung gerne übernimmst.
du pragmatisch Lösungen findest.
du sowohl strategische Aufgaben als auch ganz praktische Unterstützung schätzt.
du wechselnde Prioritäten nicht als Stress, sondern als spannenden Arbeitsalltag empfindest.
du nah an einer Geschäftsführung arbeiten möchtest.
Diese Rolle passt eher nicht, wenn ...
du ausschließlich remote arbeiten möchtest.
du operative oder persönliche Assistenzaufgaben grundsätzlich ausschließt.
du ausschließlich strategisch arbeiten möchtest.
du sehr feste Prozesse und klare Routinen benötigst.
Das erwartet dich
Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
Viel Gestaltungsspielraum
Hybrides Arbeiten
Entwicklungsperspektive Richtung Executive Support
Moderne Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
Attraktive Zusatzleistungen und Weiterbildungsmöglichkeiten
