Art der Ausschreibung:
öffentlich
Bewerbungsfrist:
24.06.2026
Besetzung zum:
nächstmöglichen Zeitpunkt
Beschäftigungsverhältnis:
Beamter, Arbeitnehmer
Laufbahngruppe:
2. Einstiegsamt (der 1. Laufbahngruppe)
Entgelt:
TV-L E 8
Besoldung:
A7 - A8
Teilzeit/Vollzeit:
beidesmöglich
Wochenarbeitszeit Bea.:
41.0
Wochenarbeitszeit TB.:
38.7
Beschäftigungsdauer:
unbefristet
Einsatzort:
Lorentzendamm,
24103 Kiel
Für die Dokumenten- und Aktenverwaltung ist die Verwaltungsgeschäftstelle im IT- und Servicereferat verantwortlich. Dieses Referat ist eines von insgesamt vier Referaten der Abteilung II 1 „Allgemeine Angelegenheiten“ im Ministerium für Justiz und Gesundheit und umfasst aktuell 23 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zu den zentralen Aufgaben des Referates gehören die Serviceangelegenheiten (beispielsweise Schriftgutverwaltung, Dienstreiseangelegenheiten), das Gebäudemanagement, wie auch das IT-Management für das Ministerium.
Wie der Name unseres Referates vermuten lässt, verstehen wir uns selbst als eine Serviceeinheit des Ministeriums. Unser Motto lautet: WIR für die Kolleginnen und Kollegen.
- Bearbeitung überwiegend digitaler Posteingänge und -ausgänge sowie deren Erfassung für die weitere Bearbeitung durch die zuständigen Fachbereiche
- Registrierung von Dokumenten und Erfassung aktenrelevanter Daten
- Verwaltung von überwiegend digitalen Akten (elektronische Aktenführung) von der Neuanlage über die Bereitstellung bis zur Archivierung
- Erledigung von Schreibarbeiten und dokumentenbezogenen Serviceaufgaben für die Fachbereiche
- Pflege von digitalen Listen, Übersichten, Ablagen und Dokumentationen
- Sortierung, Verteilung und Zuordnung von Unterlagen und digitalen Vorgängen
Voraussetzungen für die ausgeschriebene Stelle sind:
- Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste oder Justiz
oder
eine mindestens dreijährige abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt
sowie
- eine mindestens zweijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einem Aufgabenbereich mit vergleichbaren einschlägigen Tätigkeiten wie Aktenführung, Registratur, allgemeines Dokumentenmanagement bzw. Verwaltungstätigkeiten.
Darüber hinaus erwarten wir folgende Kompetenzen und Kenntnisse:
- Sie kommunizieren zielgerichtet und adressatengerecht.
- Sie managen sich selbst unter Beachtung der Prioritäten des Arbeitsplatzes.
- Sie fördern die Zusammenarbeit im Team und agieren verlässlich.
- Sie arbeiten strukturiert und lösungsorientiert und bringen einen ausgeprägten Sinn für Detailgenauigkeit und den vertrauenswürdigen Umgang mit sensiblen Daten mit.
- Die Übernahme von Verantwortung ist für Sie selbstverständlich. Ihre Entscheidungen treffen Sie weitsichtig.
Sie haben Verständnis für die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und ggf. bereits Kenntnisse im Umgang mit Aktenplänen, Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsverfahren.
-
Zudem wäre wünschenswert:
- Ein sicherer Umgang mit Bürosoftware für die Erstellung von Dokumenten (Word, Excel, Libre-Offfice o.ä.).
- Sie haben bereits Erfahrung mit der elektronischen Aktenführung.
- Sie haben bereits Erfahrung mit dem Arbeiten in einem digitalisierten, überwiegend papierlosen, Umfeld.
Bei Vorliegen der beamtenrechtlichen und stellenmäßigen Voraussetzungen kann eine Besoldung bis zur Besoldungsgruppe A8 (SHBesO) erreicht werden. Bei einer Tätigkeit im Beschäftigtenverhältnis ist bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L möglich.
Perspektivisch besteht die Möglichkeit einer Aufgabenanpassung und Weiterentwicklung zur E 9a bzw. nach einer Beförderung zur A 9 SHBesO.
Sie erwartet ein engagiertes und kollegiales Team, das Sie bei der Einarbeitung in Ihre Aufgaben auf fachlicher und persönlicher Ebene unterstützt.
Darüber hinaus bieten wir:
- ein vielfältiges und gemeinwohlorientiertes Aufgabenspektrum,
- ein kollegiales Arbeitsklima,
- ein vielseitiges Angebot in- und externer Fortbildungen sowie eine individuelle Personalentwicklung,
- ergänzende Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte (VBL),
- eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit mobil und flexibel zu arbeiten,
- 30 Tage Urlaub im Jahr,
- ein vielseitiges betriebliches Gesundheitsmanagement und Fahrrad-Leasing,
- eine gute Anbindung an den ÖPNV sowie das NAH.SH-Jobticket.
