Ihre Aufgaben:
- Sichten und Sortieren von Papierverträgen (Versorger-, Wartungs- und Dienstleistungsverträge) aus bestehenden Aktenordnern
- Einscannen und digitale Aufbereitung der Verträge (PDF, einheitliche Dateibezeichnung)
- Hochladen und Archivierung im digitalen Dokumentenarchiv (Aareon Archiv Kompakt)
- Zuordnung der gescannten Dokumente zu den jeweiligen Immobilien (Wirtschaftseinheiten) und Mandanten
- Erfassung und Pflege von Vertragsstammdaten im ERP-System Wodis Yuneo
- Abstimmung mit Einkauf, Buchhaltung und Hausverwaltung bei Rückfragen zu einzelnen Verträgen
- Dokumentation des Bearbeitungsfortschritts in einer Tracking-Liste und kontinuierliche Abstimmung mit dem Prozess- und Projektmanagement
Ihr Profil:
- Eingeschriebene/r Student/in (Wirtschaft, Immobilien, Verwaltung, BWL, Informatik oder vergleichbar)
- Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise auch bei repetitiven Tätigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Excel und MS Office
- Gutes Deutsch in Wort und Schrift (Vertragsunterlagen sind überwiegend in Deutsch)
Gut zu haben:
- Erste Erfahrungen in Dokumentenmanagement, Archivierung oder Datenpflege
- Kenntnisse in Immobilienwirtschaft oder kaufmännischen Verwaltungsprozessen
- Erfahrung mit Scan-Software oder Dokumentenmanagementsystemen
- Analytisches Denkvermögen für die korrekte Zuordnung von Verträgen
Was wir bieten:
- Einblick in die digitale Transformation eines großen Immobilienverwaltungsunternehmens
- Strukturierte Einarbeitung und persönliche Betreuung (Prozess- und Projektmanagement)
- Flexible Arbeitszeitgestaltung passend zum Studium
- Zentrale Lage in München
- Praxisnahe Erfahrung mit digitalen Property-Management-Systemen (Wodis Yuneo / Aareon Archiv Kompakt)
- Enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Kollegen aus Einkauf, Buchhaltung und Hausverwaltung
Interesse geweckt?
Dann nicht zögern und gleich bewerben. Wir freuen uns!
Ihre Bewerbung können Sie online einreichen oder per Mail zusenden an [email protected].
BVG Verwaltung GmbH & Co. KG
Hofmannstr. 9
81379 München
