Teilzeit ca. 28 Std./Woche | unbefristet | Düsseldorf-Golzheim | ab sofort
Stellenbeschreibung
Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine kaufmännische Assistenz, die Zahlen ebenso gut im Blick behält wie organisatorische Abläufe. Im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit steht die kaufmännische Organisation unseres Büros: Sie schaffen Transparenz über Liquidität, laufende Kosten, offene Forderungen und wirtschaftliche Projektstände und bereiten damit wichtige Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung vor.
Sie arbeiten dabei eng und direkt mit der Geschäftsführung, unserem Planungsteam und unserem Steuerbüro zusammen.
28 Grad Architektur GmbH ist ein etabliertes Architekturbüro mit Sitz in Düsseldorf. Wir planen und realisieren anspruchsvolle Sonderbauprojekte und Projekte mit erhöhten Sicherheitsanforderungen.
Ihre Aufgaben
Kaufmännische Steuerung & Controlling
- Aufbau, Pflege und regelmäßige Fortschreibung unserer Liquiditätsplanung
- Erstellung eines monatlichen Überblicks über laufende Einnahmen, Ausgaben und Zahlungsverpflichtungen
- Erfassung und Pflege wiederkehrender betrieblicher Kosten
- Überwachung offener Forderungen und anstehender Zahlungen
- Erstellung und Pflege von Zahlungsplänen für laufende Projekte
- Rechnungsstellung sowie Überwachung der Zahlungseingänge und des Mahnwesens
- Unterstützung bei Stundensatz-, Personal- und Projektkalkulationen
- Unterstützung beim wirtschaftlichen Projektcontrolling sowie bei Soll-Ist-Vergleichen
- Erstellung und Pflege von Angeboten und Aufträgen mit unserer Bürosoftware Projekt Pro
- Vorbereitung der laufenden Buchhaltung und Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro
- Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
Personaladministration
- Vorbereitung und Pflege von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Personalunterlagen
- Organisation von Ein- und Austritten sowie Pflege der digitalen Personalakten
- Vorbereitung der monatlichen Lohnbuchhaltung
- Pflege von Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung
- Kommunikation mit Steuerbüro, Sozialversicherungsträgern und Behörden
Büroorganisation
- Koordination allgemeiner organisatorischer Abläufe
- Kommunikation mit externen Dienstleistern und Geschäftspartnern
- Organisation wiederkehrender Bürothemen und Bestellungen
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Abläufe
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in kaufmännischer Assistenz, Buchhaltung, Rechnungswesen oder Büroorganisation
- Freude an Zahlen sowie ein gutes kaufmännisches Verständnis
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
- Fähigkeit, finanzielle Informationen strukturiert aufzubereiten und Zusammenhänge zu erkennen
- Selbstständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Erfahrung in einem Architektur-, Ingenieur- oder Planungsbüro ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Auch in unsere Bürosoftware Projekt Pro und unsere internen Abläufe arbeiten wir Sie selbstverständlich ein.
Was uns besonders wichtig ist
Sie arbeiten ruhig, strukturiert und lösungsorientiert und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen.
Sie kommunizieren freundlich und verbindlich, hören zu und arbeiten gerne in einem kleinen Team mit kurzen Abstimmungswegen. Ihre Rolle verstehen Sie als verlässliche organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Ansprechpartnern.
Dabei verstehen Sie Ihre Position als verlässliche kaufmännische Schnittstelle: Sie bereiten Informationen eigenständig auf, erkennen offene Punkte und sprechen diese frühzeitig an.
Was wir bieten
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Einen eigenen kaufmännischen Verantwortungsbereich mit Gestaltungsmöglichkeiten
- 24–28 Wochenstunden mit flexibler Arbeitszeitgestaltung nach Absprache
- Einen unbefristeten Arbeitsplatz
- Kurze Entscheidungswege und ein persönliches Team
- Ein modernes Arbeitsumfeld in Düsseldorf-Golzheim
- Strukturierte Einarbeitung in unsere Prozesse und Programme
- Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung
- Einen Arbeitsplatz in Düsseldorf-Golzheim
Vergütung
Je nach Wochenstunden, Qualifikation und Berufserfahrung zwischen 2.500 und 3.200 € brutto monatlich bei 24–28 Wochenstunden.
Interesse?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Ihrem möglichen Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung.
Bewerben Sie sich jetzt – wir freuen uns auf Ihre Energie!
[email protected]
28 Grad Architektur GmbH
Homberger Str. 5
40474 Düsseldorf
Gehalt: 2.500,00€ - 3.200,00€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten
- Verkehrsanbindung
- Zusätzliche Urlaubstage
Arbeitsort: Vor Ort
