Office Manager (m/w/d) für unser Family Office in Bremen
Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Wochenstunden · 36.000 € in Vollzeit · Flexible Arbeitszeiten · Unbefristet
Du entdeckst, dass sich zwei Termine überschneiden. Doch bevor daraus ein Problem wird, nimmst du den Hörer in die Hand und verschiebst eines der Meetings auf einen alternativen Tag – Krise abgewendet. Gemerkt hat es niemand. So soll es sein.
Doch ein „Danke“ deiner Kollegen wäre schön gewesen, oder?
Wenn du gerade genickt hast, suchen wir genau dich – als Office Manager für unser Family Office im Herzen Bremens.
Was machst du bei uns?
Dein Platz ist nicht der Empfang, sondern du hast deinen eigenen Schreibtisch und bist Gastgeber und Backoffice in einem.
Deine Aufgaben
- Du gehst ans Telefon, bevor es zum dritten Mal klingelt, und Mandanten spüren sofort: Hier kümmert sich jemand.
- Du empfängst Gäste persönlich und sorgst dafür, dass sie sich vom ersten Moment an willkommen fühlen.
- Du koordinierst die Kalender der Berater, damit Termine sinnvoll abgestimmt sind und keine Wartezeiten entstehen.
- Du bearbeitest die Post und digitalisierst wichtige Unterlagen.
- Du schreibst Rechnungen und prüfst jeden Betrag, bevor er unser Haus verlässt.
Nach deiner Einarbeitung
Du lernst mit jeder Woche unsere Mandanten, Abläufe und Projekte besser kennen, sodass du Mandantentermine vor- und nachbereitest. Außerdem wirst du zum festen Ansprechpartner für Steuerberater, Banken und Notare.
Worauf kannst du dich freuen?
- Ein Team, in dem Entscheidungen auf Augenhöhe getroffen werden statt in unzähligen Meetings
- 36.000 € Jahresgehalt gerechnet auf eine Vollzeitstelle,
- Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Flexible Arbeitszeiten
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Wochenstunden
- Jobticket & Firmenfitness
Was wir uns von dir wünschen
Wir suchen keinen perfekten Lebenslauf, sondern jemanden, auf den wir uns verlassen können. Das brauchst du dafür:
- Zuverlässigkeit: Was du zusagst, wird erledigt.
- Eigeninitiative: Fällt dir auf, dass ein Termin kollidiert oder eine Information fehlt, löst du es proaktiv.
- Ruhe unter Druck: Passieren drei Dinge gleichzeitig, entscheidest du, was zuerst dran ist.
- Freundlichkeit: Ob Mandant, Handwerker oder Steuerberater – bei dir fühlt sich jeder gut aufgehoben.
- Gastgebermentalität: Gerne mit Hintergrund in der Hotellerie, Gastronomie oder ähnlichen Gastgewerben.
- Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift: Klare, fehlerfreie E-Mails, am Telefon sicher und freundlich.
- Sicherer Umgang mit Outlook, Word und Excel: Neue Programme bringen dich nicht aus der Ruhe.
- Absolute Diskretion: Alles, was du bei uns hörst und siehst, bleibt vertraulich.
Schön, aber kein Muss
Ein kaufmännischer Hintergrund oder erste Erfahrung im Office Management.
Wer sind wir?
Wir sind ein Family Office im Herzen Bremens – ein Team von zehn Kollegen. Unsere Mandanten sind Unternehmerfamilien, die ihr Vermögen über Generationen erhalten möchten, sowie gemeinnützige Einrichtungen, die wir bei administrativen Aufgaben unterstützen. Wir behalten den Überblick und begleiten Entscheidungen, die Familien über Jahrzehnte prägen. Unsere Mandanten erwarten zwei Dinge von uns: höchste Präzision und absolute Diskretion. Und dafür suchen wir dich.
Ein typischer Tag bei uns
Kein Tag gleicht dem anderen. Aber ein Dienstag könnte für dich so aussehen:
08:44 Uhr:
Du schließt das Büro an der Contrescarpe auf. Kaffeemaschine an. Kalender der Berater überflogen. Um 10 Uhr kommt eine Mandantenfamilie zum Jahresgespräch. Du bereitest Raum und Unterlagen vor.
09:12 Uhr
Das Telefon klingelt. Der Steuerberater einer Familie benötigt dringend einen Vertrag aus dem Jahr 2023. Ein paar Klicks und das Dokument ist raus.
09:40 Uhr
16 Grad, aber die Heizung streikt. Für dich kein Problem. Ein Anruf bei der Hausverwaltung und der Tag ist gerettet.
13:00 Uhr
Rechnungen, Post und Ablage. Diese täglich wiederkehrenden Aufgaben erledigst du routiniert und voller Elan.
15:10 Uhr
Ein Berater bleibt an deinem Schreibtisch stehen und sagt: „Der Steuerberater war baff, wie schnell du den Vertrag rausgeschickt hast. Danke!“
Gehalt: Bis zu 36.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
Möglichkeit zu pendeln/umzuziehen:
- 28203 Bremen: bereit sein zu pendeln oder vor Antritt der Stelle einen Umzug zu planen (Erforderlich)
Sprache:
Arbeitsort: Vor Ort
