Office-Administrator/in
Positionsbezeichnung: Office-Administrator/in
Berichtslinie: Office Manager/in / Geschäftsführer/in
Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte, gut organisierte und proaktive Persönlichkeit als Office-Administrator/in zur Unterstützung des täglichen Bürobetriebs. Diese Position verbindet klassische Verwaltungsaufgaben mit Empfangstätigkeiten, Unterstützung im Rechnungswesen, Koordination des Facility Managements sowie allgemeinem Office Management. Die ideale Kandidatin bzw. der ideale Kandidat arbeitet professionell, sorgfältig, serviceorientiert und beherrscht sowohl Deutsch als auch Englisch fließend.
HauptaufgabenAdministration
- Allgemeine administrative Unterstützung des Managements.
- Pflege und Verwaltung von Unternehmensunterlagen, Ablagesystemen und Dokumentationen.
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz, einschließlich E-Mails und Post.
- Planung und Koordination von Besprechungen, Terminen und Kalendern.
- Erstellung von Berichten, Präsentationen und weiteren Geschäftsdokumenten nach Bedarf.
Empfang
- Professioneller und freundlicher Empfang sowie Betreuung von Besucherinnen und Besuchern.
- Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate.
- Verwaltung der Besprechungsräume sowie Sicherstellung eines ordentlichen und repräsentativen Empfangsbereichs.
- Koordination von Kurierdiensten sowie Bearbeitung der Postverteilung.
Rechnungswesen & Finanzadministration
- Erstellung und Versand von Kundenrechnungen.
- Prüfung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen sowie Unterstützung bei der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
- Überwachung offener Rechnungen und Nachverfolgung von Zahlungseingängen.
- Administrative Unterstützung des Finanzteams sowie Pflege korrekter Finanzunterlagen.
Facility & Office Management
- Koordination von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten sowie Abstimmung mit Vermietern, Dienstleistern und externen Auftragnehmern.
- Verwaltung und Überwachung der Büroverbrauchsmaterialien.
- Bestellung von Büromaterial, Küchenbedarf und sonstigen Büroartikeln.
- Sicherstellung einer sauberen, sicheren und gut organisierten Arbeitsumgebung.
- Unterstützung bei der Einhaltung von Arbeitsschutz-, Sicherheits- und Compliance-Vorgaben.
Allgemeine Unterstützung
- Organisation von Geschäftsreisen und Hotelbuchungen.
- Unterstützung bei Firmenveranstaltungen, Meetings und der internen Kommunikation.
- Übernahme weiterer administrativer Aufgaben zur Unterstützung des Unternehmens.
Qualifikationen & ErfahrungErforderlich
- Berufserfahrung in einer administrativen Tätigkeit oder im Office Management.
- Erfahrung in der Rechnungsstellung oder grundlegenden Finanzadministration.
- Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.
- Hohe Genauigkeit sowie ausgeprägte Detailorientierung.
Sprachkenntnisse
- Verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift.
- Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift.
Persönliche Eigenschaften
- Professionelles und freundliches Auftreten.
- Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
- Proaktive Arbeitsweise mit einer positiven Hands-on-Mentalität.
- Ausgeprägte Problemlösungskompetenz.
- Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Hohe Service- und Kundenorientierung.
Beschäftigungsart
Arbeitsort
Gehalt
- 35.000 € – 40.000 € brutto pro Jahr
Job Type: Full-time
Pay: 35.000,00€ - 40.000,00€ per year
Language:
- Englisch (Required)
- Deutsch (Preferred)
Work Location: In person
