Persönliche Assistenz in der Energieberatung (m/w/d)
Wir suchen eine engagierte und strukturierte Persönliche Assistenz (m/w/d), die unsere Geschäftsleitung im Bereich Energieberatung im Alltag unterstützt. In dieser Position übernehmen Sie vielfältige organisatorische, administrative und projektbezogene Aufgaben und tragen dazu bei, dass Beratungsprozesse, Kundentermine und interne Abläufe effizient koordiniert werden.
Sie sind eine zentrale Ansprechperson für Terminplanung, Kommunikation, Organisation und Kundenkontakt. Dabei unterstützen Sie die Geschäftsleitung sowohl im Büroalltag als auch bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Energieberatungen und Förderprozessen.
Aufgaben
- Organisation und Koordination von Terminen, Kundengesprächen, Vor-Ort-Terminen, Meetings und Veranstaltungen
- Verwaltung des Kalenders sowie Planung und Abstimmung von Termin- und Reiseabläufen
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kund:innen, Behörden und weiteren externen Partner:innen
- Annahme, Vorqualifizierung und strukturierte Weitergabe von Kundenanfragen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Unterlagen
- Pflege und Ablage von Projektdaten, Kundendokumenten, Rechnungen, Angeboten und Nachweisen
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Buchhaltungsvorbereitung, Rechnungsstellung, Datenpflege und Dokumentenmanagement
- Koordination kleinerer interner Projekte zur Entlastung der Geschäftsleitung
- Betreuung von Kund:innen
- Unterstützung bei der Organisation von Vor-Ort-Begehungen, einschließlich Terminabstimmung und Vorbereitung relevanter Unterlagen
- Bei Bedarf einfache Zuarbeit bei der Sichtung von Plänen, Gebäudedaten und Fotodokumentationen
Qualifikationen
- Abgeschlossene Ausbildung, Ausbildung im Bereich Büro-/Projektorganisation oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Erfahrung in der Assistenz, im Office Management, in der Energieberatung, im Bauwesen, in der Immobilienbranche oder in einem technischen Dienstleistungsumfeld, aber nicht zwingend notwendig
- Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Kalendern, Ablagesystemen und idealerweise Projektmanagement- oder CRM-Systemen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, zuverlässige und vorausschauende Arbeitsweise
- Freundliches, professionelles Auftreten im telefonischen und schriftlichen Kundenkontakt
- Hohes Maß an Diskretion, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Grundlegendes technisches Verständnis sowie die Bereitschaft, sich in Themen der Energieberatung, Gebäudesanierung und Förderprogramme einzuarbeiten
- Räumliches Denken sollte teilweise vorhanden sein, insbesondere für das Verständnis einfacher Grundrisse, Gebäudestrukturen, Fotodokumentationen und Vor-Ort-Abläufe
- Führerschein Klasse B erforderlich; ein eigenes Auto ist nicht erforderlich
Wir bieten
- Eine vielseitige Position mit organisatorischer Verantwortung in einem zukunftsorientierten Arbeitsfeld
- Einblicke in Energieberatung, Gebäudesanierung, Förderprogramme und nachhaltige Bauprozesse
- Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Kundenkommunikation und Projektunterstützung
- Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
Gehalt: 15,00€ - 25,00€ pro Stunde
Leistungen:
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 24105 Kiel
