Zuverlässiges Organisationstalent mit Überblick und strukturierter Arbeitsweise gesucht!
Als zuverlässiger und vertrauensvoller Consultingpartner steht die Integrated Services GmbH bereits seit über 30 Jahren für innovative und maßgeschneiderte Business- und IT-Beratung aus einer Hand.
Gemeinsam mit und für unsere Kunden schaffen wir mit ganzheitlichen Beratungslösungen herstellerunabhängig und branchenübergreifend Mehrwert in den fachlichen Schwerpunkten IT-Service Management und Data Center.
Unsere Kunden und Geschäftspartner schätzen uns für unsere Flexibilität, Zuverlässigkeit, höchste Professionalität und nachhaltige Zusammenarbeitsbeziehungen auf Augenhöhe!
Aktuell vergrößern wir unser Beratungsteam und damit wachsen die organisatorischen / administrativen Aufgaben insb. für uns als Geschäftsführer und bremsen uns in der weiteren Unternehmensentwicklung aus.
Deswegen möchten wir diese Aufgaben an ein verlässliches Organisationstalent übergeben, das Verantwortung übernehmen und gemeinsam mit uns die Integrated Services GmbH mitgestalten möchte.
Die neue Stelle "Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)" soll die zentrale Schnittstelle in unserem kleinen, hoch spezialisierten Beratungshaus werden, Prozesse am Laufen halten und immer einen Schritt vorausdenken - für uns als Geschäftsführung, unser Team und unsere Kunden.
Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsführung
- Unterstützung der Geschäftsführung bei Teilnahme an öffentlichen Vergaben
- Unterstützung der Geschäftsführung im Recruiting
- Termin- und Kalendermanagement sowie Überwachung von Fristen
- Vor- und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Agendaerstellung, Unterlagen und Protokollen
- Erstellung, Aufbereitung, Verwaltung und Qualitätsprüfung von Dokumenten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
Organisation
- Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Kontakten
- Erste Ansprechstelle für interne Themen
- Sicherstellung von reibungslosen Abläufen im Team
- Organisation des Büroalltags
- Organisation von Firmenevents
- Organisation und Koordination von Fortbildungsmaßnahmen
- Organisation von Reisen für das gesamte Team
- Verwaltung von Mitgliedschaften, Verträgen, etc.
- Postbearbeitung
Verantwortung
- Sicherstellung der Einhaltung prozessualer Vorgaben für z.B. Reisekostenabrechnungen, Buchhaltung, Fuhrpark sowie und Projektzeit-/Arbeitszeiterfassung
- Durchführung von Mitarbeiter-Unterweisungen
- Mentoring von neuen Teammitgliedern
Gestaltung
- Einbringen und bearbeiten interner Verbesserungsvorschläge
- Unterstützung bei der Pflege der Social Media Auftritte
Da wir die Aufgaben gerade neu strukturieren, können die Aufgabeninhalte und -umfänge noch flexibel gestaltet werden.
Für uns ist die Stelle deshalb in Voll- und Teilzeit vorstellbar, dies besprechen wir aber in Abhängigkeit der individuellen Situation.
Eine Anwesenheit vor Ort in unserem Kölner Büro ist an 2-3 Vormittagen pro Woche erforderlich, die restlichen Aufgaben können auch von zuhause erledigt werden.
Qualifikationen / Anforderungen
- Kaufmännische bzw. verwaltungstechnische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
- Erfahrung im Office Management oder in der Geschäftsführungsassistenz
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch wünschenswert
- Sehr sichere MS Office Kenntnisse insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint
- Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Organisationsstärke, Durchsetzungskraft, Verlässlichkeit, Teamfähigkeit, hohe Eigeninitiative
- Ideenreichtum und Kreativität
Neben Wertschätzung, Vertrauen, Offenheit und Transparenz, die für uns in der täglichen Zusammenarbeit an erster Stelle stehen, bieten wir für diese Aufgabe die richtigen Rahmenbedingungen und ein attraktives Gesamtpaket an.
Denn neben allen fachlichen Inhalten, Benefits & Co. muss vor allem Eines passen:
Das Mindset!
Dieses lässt sich unter https://integratedservices.de/karriere/ nachlesen oder noch besser: In einem persönlichen Gespräch kennenlernen.
Bewerben Sie sich, lassen Sie uns gemeinsam ins Gespräch kommen und werden Sie Teil unseres Teams!
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Essenszuschuss
- Firmenevents
- Firmenfahrrad
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenbeteiligung am Arbeitsweg
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Mitarbeiter-Rabatt
Möglichkeit zu pendeln/umzuziehen:
- 50858 Köln: bereit sein zu pendeln oder vor Antritt der Stelle einen Umzug zu planen (Erforderlich)
Berufserfahrung:
- Assistenz der Geschäftsführung: 3 Jahre (Wünschenswert)
- Office Management: 3 Jahre (Wünschenswert)
Sprache:
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 50858 Köln
