✨ Tradition trifft Hauptstadtflair: Seit über 30 Jahren ist die ARCUS Planung + Beratung eine inhabergeführte Gesellschaft von Ingenieuren und Architekten.
Jetzt suchen wir Dich für unser Büro in Berlin-Mitte – als Team- und Projektassistenz, die den Laden mit am Laufen hält.
Wir sagen Dir vorab ehrlich, was Dich erwartet: Der Job ist vielseitig, bodenständig und praktisch. In unserem Team gibt es eine direkte Kommunikation.
Deine Rolle
Du sorgst dafür, dass im Büro alles läuft: Organisation, Post, Termine, Reisen, Empfang. Du bist Ansprechperson für Dein Team und für Besucher:innen – und Du hältst auch die Infrastruktur am Laufen, von der Kaffeemaschine bis zum Arbeitsplatz für neue Kolleg:innen.
Du arbeitest eng mit unserer Büroleitung und Geschäftsführung zusammen. Du unterstützt sie in ihren Themen und trägst Verantwortung für den operativen Bürobetrieb in Deinem Aufgabenbereich.
Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Ist die Büroleitung abwesend, übernimmst Du Teile ihrer Aufgaben – zum Beispiel die Protokollführung in Meetings und die laufende Terminkoordination für die Geschäftsführung.
Deine Aufgaben
Büro & Administration
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die Büroorganisation, Postbearbeitung, allgemeine kaufmännische Tätigkeiten
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die Materialbestellungen, Kassenverwaltung, Bearbeitung von Abwesenheiten
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der Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Dienstleistern und Handwerkern
Organisation & Support
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die Termin- und Reiseplanung für Kolleg:innen und Führungskräfte
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die Unterstützung im Recruiting: Bewerber:innen telefonisch kontaktieren, Gesprächstermine koordinieren, sowie beim On- und Offboarding
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die Unterstützung bei der Akquisition neuer Projekte
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die Organisation von Geburtstagen und internen Events
Rund ums Büro (Facility)
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das Einrichten von Arbeitsplätzen für neue Kolleg:innen: Monitore, Peripherie, Kabelmanagement
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die Verwaltung von Büromaterial und Lagerbestand
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die Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Technik, Handwerk)
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kleinere praktische Handgriffe im Büroalltag
Feel-Good-Management & Teamkultur
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Du organisierst Geburtstage, Jubiläen und interne Events mit – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier
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Du gestaltest unsere Teamkultur aktiv mit und bringst eigene Ideen ein, wie wir den Arbeitsalltag angenehmer machen
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Du bist Kultur-Botschafter:in nach innen und außen: Wer zu uns kommt, merkt an Dir, wie wir hier miteinander umgehen
Schriftverkehr & Dokumentation
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das Führen und Pflegen von Schriftverkehrsregistern: Ein- und Ausgangspost projektbezogen erfassen, fortschreiben und nachvollziehbar dokumentieren
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das Erstellen, Formatieren und Prüfen von Schreiben, Protokollen und Vermerken nach unseren Vorlagen und inhaltlichen Vorgaben
Dein Profil
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eine Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Büroorganisationsrolle
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Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit sind eine Deiner Stärken
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Diskretion im Umgang mit Personal- und Geschäftsinformationen
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kommunikativ und sicher im Umgang mit Besucher:innen, Anrufer:innen und Geschäftspartner:innen – intern wie extern
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eine selbstverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise
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sicherer Umgang mit MS Office
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sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
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Du schätzt auch praktische Einsätze: Du packst an statt zu delegieren.
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Nice to have: technisches Verständnis
Wir bieten Dir
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die Mitarbeit in einem Familienunternehmen mit technisch anspruchsvollen nationalen und internationalen Projekten
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eine abwechslungsreiche und themenübergreifende Tätigkeit
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ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen
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eine feste Ansprechperson in der Büroleitung
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einen zentral gelegenen Arbeitsplatz, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist
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eine Vollzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit
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eine leistungsorientierte und wettbewerbsfähige Vergütung
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Corporate Benefits und weitere Zusatzleistungen
Bewerbung
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einem Anschreiben inkl. Motivation, Gehaltsvorstellung und frühestem Startdatum
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einem tabellarischen Lebenslauf
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und Kopien deiner Zeugnisse
