Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d)
Für unseren Hauptsitz in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine organisationsstarke und zuverlässige Verstärkung.
Die KINAST-Gruppe bieten gemeinsam eine hochspezialisierte Expertise für alle rechtlichen und technisch-organisatorischen Fragen rund um die Themen Datenschutz, Datensicherheit und Compliance.
Die KINAST Anwaltsservice GmbH ist die Spezialistin für alle Themen rund um die Unternehmensorganisation für rechtsberatende Berufe. Als Full-Service-Anbieterin übernimmt sie alle Aufgaben aus den Bereichen Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personal, Marketing, Kommunikation, Mandantenbetreuung und IT & Technik. Neben der KINAST-Gruppe können auch externe Kanzleien diese Dienstleistungen in Anspruch nehmen und dabei von der vielfältigen und langjährigen Expertise der KINAST Anwaltsservice GmbH profitieren.
Das erwartet Sie bei uns:
Sie sorgen für einen strukturierten und reibungslosen Kanzleialltag und bündeln zentrale Backoffice- und Assistenzsaufgaben.
Ihre Aufgaben:
- Sie verantworten die Organisation und Koordination des gesamten Verwaltungsbereichs der KINAST-Gesellschaften und stellen effiziente Abläufe sicher.
- Sie steuern zentrale Backoffice-Themen wie Telefonzentrale, Postbearbeitung, Bestellwesen und Dokumentenmanagement.
- Sie koordinieren Facility-Management-Themen, die Standortorganisation sowie externe Dienst-leister.
- Sie planen und organisieren Meetings, Dienstreisen und interne Veranstaltungen.
- Sie übernehmen das Terminmanagement sowie die interne und externe Korrespondenz.
- Sie betreuen administrative Themen wie Fuhrpark und allgemeine Büroorganisation.
- Sie wirken bei der Betreuung und Koordination unserer Auszubildenden mit.
- Sie unterstützen unsere vier Geschäftsführungen im operativen Tagesgeschäft.
Ihr Profil – das macht Sie aus:
- Sie haben eine fundierte kaufm. Berufsausbildung oder ein erfolgreich abgeschlossenes Studium.
- Sie bringen Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit und identifizieren sich durch und durch mit dem Servicegedanken.
- Sie sind eine überzeugende und zielstrebige Persönlichkeit mit eigenverantwortlicher Arbeits-weise, Analyse- und Konzeptionsstärke sowie Engagement und Kommunikationskompetenz.
- Sie sind ein echter Teamplayer und ein Organisationstalent.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, idealerweise Office365.
Benefits – wir bieten Ihnen:
- Sicherheit: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
- Gestaltungsspielraum: Freiraum und Platz für Eigeninitiative, Individuelle Förderung.
- Strukturiertes Onboarding: Wir lassen Sie nicht allein! In den ersten Wochen begleiten wir Sie mit festen Ansprechpartner:innen.
- Weiterentwicklung: Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten bei internen Schulungen.
- Work-Life-Balance: Faire und flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen.
- Hybrides Arbeiten: Remote und in unserer Kanzlei im Herzen von Köln (aktuell: Agnesviertel, 50670 Köln). Zusätzlich: Bis zu 20 Tage im Jahr auch aus dem Ausland (Workation) möglich.
- Teamkultur: Ein offenes, diverses Team mit gelebter Duz-Kultur, kurzen Wegen und echter Kollegialität.
- Gemeinschaft: Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Feste.
- Attraktive Zusatzleistungen: steuerfreies Gehaltsextra und Mitarbeiterrabatte.
Kontakt:
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen über unser Bewerbungsportal unter https://kinast.jobs.personio.de/job/2617736?preview_id=9f827614-ea16-4817-90ab-e2ae6189ee2f. Für Rückfragen zur Stelle sind wir selbstverständlich telefonisch oder per E-Mail erreichbar. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
KINAST Anwaltsservice GmbH
Denise Haimann I Bewerbermanagement
Nordstraße 17a · 50733 Köln
Tel.: 0221 / 222 183-0
E-Mail: [email protected]
Art der Stelle: Vollzeit
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 50670 Köln
