Dein Organisationstalent und dein Blick fürs Detail stellen sicher, dass Logistik, Kommunikation und Systeme optimal zusammenspielen – und Trainings professionell, effizient und reibungslos umgesetzt werden.
Idealerweise handelt es sich um eine Vollzeitstelle mit einem hybriden Arbeitsmodell; wir können jedoch auch eine Teilzeitbeschäftigung mit 20 bis 30 Wochenstunden in Betracht ziehen. Um eine effektive Zusammenarbeit und Koordination zu gewährleisten, ist eine regelmäßige, aber begrenzte Anwesenheit am Standort Dingolfing wünschenswert.
Deine Aufgaben
- Unterstützung bei der jährlichen Trainings ‑ und Kapazitätsplanung für den Kunden
- Koordination externer Dienstleister, z. B. Trainingsinstitute
- Allgemeine administrativen Tätigkeiten im Lernmanagementsystem (LMS)
- Digitale Versendung von Einladungslinks, Schulungsunterlagen und technischen Informationen für virtuelle Trainings
- Verwaltung und Reservierung von Schulungs ‑ und Veranstaltungsräumen im internen Raumbuchungssystem
- Organisation und Pflege der Teilnehmerverwaltung, einschließlich Einladungen, Erinnerungen, Änderungen und Stornierungen
- Dokumentation, Aufzeichnung und Archivierung der Teilnehmeranwesenheit sowie Erfassung der tatsächlich angefallenen Kosten
- Annahme und Weiterleitung von Telefon, Email und vor Ort Anfragen
- Organisation der Vor- & Nachbereitung der Schulungsräume der Trainings und Veranstaltungen
1-2 x wöchentlich Unterstützung am Campus Welcome Desk als erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Mitarbeitende und externe Dienstleister von 6.30 – 9.30 Uhr
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Was wir uns wünschen
Idealerweise bringst du eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung mit und hast bereits in einem administrativen oder organisatorischen Umfeld gearbeitet – zum Beispiel im Office, Trainings oder im Tourismusbereich.
Nachgewiesene Stärke, Aufgaben strukturiert, effizient und zuverlässig auch unter Zeitdruck zu meistern
Digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit IT-Systemen, insbesondere MS365
Sprachkenntnisse: Deutsch auf Muttersprachniveau oder mindestens C-Niveau sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Unser Versprechen:
- Ein sicherer Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitszeiten
- Möglichkeit zum remote Arbeiten nach einer strukturierten Einarbeitung
- Klare Prozesse und eine strukturierte Einarbeitung für einen guten Start
- Abwechslungsreiche Aufgaben im Seminarmanagement mit Gestaltungsspielraum
Ein unterstützendes Team, das Wissen teilt und Zusammenarbeit lebt
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Wenn Organisation deine Stärke ist, du souverän auftrittst und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behältst, freuen wir uns auf dich!
#LI-LC1
