Aushilfe Verwaltung & Buchhaltung für Jugendhilfeträger (m/w/d)Stellenbeschreibung
Wir suchen eine zuverlässige, strukturierte und erfahrene Fachkraft als Aushilfe Verwaltung & Buchhaltung (m/w/d)für unseren Jugendhilfeträger.
Die Stelle ist zunächst als Minijob ausgeschrieben. Da unser Jugendhilfeträger wächst und sich unsere Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse weiterentwickeln, besteht bei guter Zusammenarbeit und entsprechendem Bedarf die Möglichkeit, die Stelle perspektivisch in eine Teilzeitstelle umzuwandeln.
Wir suchen daher eine Person, die nicht nur kurzfristig unterstützt, sondern sich bei fachlicher Eignung auch eine längerfristige Zusammenarbeit mit wachsendem Stundenumfang vorstellen kann.
Diese Position richtet sich ausdrücklich an Bewerberinnen und Bewerber, die bereits praktische Erfahrung in der Abrechnung, Verwaltung, Buchhaltung oder Organisation im sozialen Bereich mitbringen – idealerweise in der Jugendhilfe, Pflege, Eingliederungshilfe oder in einem vergleichbaren Bereich.
Da wir kurzfristig fachkundige Unterstützung benötigen, suchen wir keine Person, die erst umfassend eingearbeitet werden muss. Wir benötigen jemanden, der Verwaltungsabläufe bereits kennt, sicher mit digitalen Systemen arbeitet und eigenständig Aufgaben übernehmen kann.
Wichtig: Bitte nur bewerben, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind
Wir bitten ausdrücklich darum, sich nur dann zu bewerben, wenn die unten genannten Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden.
Wir suchen keine Quereinsteiger ohne relevante Vorerfahrung. Bewerbungen, bei denen die geforderten Kenntnisse, Erfahrungen und Programme nicht klar benannt werden, können leider nicht berücksichtigt werden.
Uns ist wichtig, nachvollziehen zu können, mit welchen Systemen und Programmen Bewerberinnen und Bewerber bereits gearbeitet haben. Wir prüfen anhand dieser Angaben, ob die vorhandenen Erfahrungen zu unseren Arbeitsprozessen passen.
Voraussetzungen
Du bringst zwingend folgende Voraussetzungen mit:
- Du hast bereits Erfahrung mit der Abrechnung von Jugendhilfeleistungen, Pflegeleistungen, Sozialleistungen oder vergleichbaren Leistungen.
- Du kennst dich mit mindestens einem der folgenden Systeme aus: SevDesk, DATEV, MyJugendhilfe oder einem vergleichbaren Abrechnungs- bzw. Buchhaltungssystem.
- Du kannst professionell mit digitalen Arbeitsmitteln arbeiten, insbesondere mit Apple/iOS-Systemen, iCloud, Excel, digitalen Kalendern und E-Mail-Programmen.
- Du hast einen sicheren und problemlosen Umgang mit iCloud, Ordnerstrukturen, gemeinsamer Dateiablage und digitaler Dokumentenorganisation.
- Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und sorgfältig.
- Du hast Erfahrung mit Management- oder Organisationstools wie Trello, Monday oder vergleichbaren Systemen.
- Du bist in der Lage, Aufgaben selbstständig zu erfassen, zu organisieren und termingerecht umzusetzen.
- Du hast ein gutes Verständnis für Verwaltungsabläufe, Fristen, Unterlagen, Rechnungen, Bewilligungsbescheide, Kostenblätter und abrechnungsrelevante Dokumente.
- Du kannst professionell telefonieren und E-Mail-Korrespondenz mit Ämtern, Kostenträgern und internen Ansprechpartnern führen.
Wichtig zu deinen Programmkenntnissen
Bitte benenne in deiner Bewerbung konkret, mit welchen Programmen, Systemen und Tools du bereits gearbeitet hast.
Dazu gehören zum Beispiel:
- SevDesk
- DATEV
- MyJugendhilfe
- Sage oder vergleichbare Buchhaltungsprogramme
- Excel
- Apple Kalender
- iCloud
- Trello
- Monday
- andere Abrechnungs-, Verwaltungs-, Buchhaltungs- oder Projektmanagementsysteme
Wenn du mit anderen, vergleichbaren Programmen gearbeitet hast, benenne diese bitte ebenfalls konkret in deiner Bewerbung.
Bewerbungen ohne klare Benennung der genutzten Programme und Systeme werden nicht berücksichtigt.
Deine Aufgaben
Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:
- Durchführung und Vorbereitung von Abrechnungen unter Berücksichtigung aller relevanten Daten und Vorgaben
- Pflege und Aktualisierung von Abrechnungsdaten in unseren Systemen
- Kontrolle abrechnungsrelevanter Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Sicherstellung der Einhaltung interner Vorgaben und gesetzlicher Anforderungen
- Unterstützung bei Buchhaltung, Belegorganisation und vorbereitender Buchführung
- Pflege und Organisation der digitalen Server- und Ordnerstruktur
- Strukturierte Datenablage und Dokumentenpflege über iCloud bzw. vergleichbare Systeme
- Erstellung, Sortierung und Ablage unterschiedlicher Dokumentationen
- Telefonate und E-Mail-Korrespondenz mit Jugendämtern, Kostenträgern und weiteren Ansprechpartnern
- Anforderung, Prüfung und Organisation von Bewilligungsbescheiden, Kostenblättern und weiteren abrechnungsrelevanten Unterlagen
- Organisation von Ticket-Abos und weiteren Leistungen für Klientinnen und Klienten
- Unterstützung bei der Organisation zusätzlicher Hilfeleistungen für Klientinnen und Klienten
- Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen zur reibungslosen Datenübermittlung
- Unterstützung des Teams und der Geschäftsführung bei wirtschaftlichen und organisatorischen Aufgaben
- Arbeit mit digitalen Tools wie SevDesk, DATEV, MyJugendhilfe, Excel, Apple Kalender, iCloud und Trello
- Unterstützung bei Budgetübersichten, Kostenkontrolle und administrativen Auswertungen
Qualifikationen
Du passt zu uns, wenn du folgende Qualifikationen mitbringst:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in Verwaltung, Abrechnung, Buchhaltung oder Leistungsabrechnung
- Idealerweise Erfahrung im Bereich Jugendhilfe, Pflege, Sozialwesen oder bei einem sozialen Träger
- Sicherer Umgang mit Excel, iCloud und digitalen Verwaltungssystemen
- Erfahrung mit digitaler Dateiablage, Serverstrukturen und Dokumentenorganisation
- Sehr strukturierte, genaue und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Aufgaben ohne ständige Anleitung umzusetzen
- Zuverlässigkeit, Diskretion und ein professioneller Umgang mit sensiblen Daten
- Gute Kommunikationsfähigkeit im Team sowie im Kontakt mit Jugendämtern und Kostenträgern
- Professioneller Umgang mit Telefonaten, E-Mails, Fristen und behördlicher Korrespondenz
Was wir ausdrücklich nicht suchen
Wir suchen aktuell keine Person, die erst grundlegend in Verwaltung, Abrechnung, Buchhaltung oder digitale Arbeitsprozesse eingearbeitet werden muss.
Diese Stelle ist nicht geeignet für Bewerberinnen und Bewerber, die:
- keine Erfahrung mit Abrechnung, Verwaltung oder Buchhaltung haben
- noch nie mit digitalen Buchhaltungs- oder Verwaltungssystemen gearbeitet haben
- keine Erfahrung mit iCloud, digitaler Dateiablage oder Serverstrukturen haben
- keine Erfahrung mit strukturiertem Arbeiten in Tools wie Trello, Monday oder vergleichbaren Systemen haben
- nicht sicher mit Excel oder digitalen Arbeitsprozessen umgehen können
- keine Erfahrung in professioneller E-Mail-Korrespondenz oder telefonischer Kommunikation mit Ämtern, Kostenträgern oder vergleichbaren Stellen haben
- eine vollständige Einarbeitung in alle Grundlagen benötigen
- in ihrer Bewerbung nicht konkret benennen, mit welchen Programmen und Systemen sie bereits gearbeitet haben
Bewerbung
Bitte sende uns deine Bewerbung nur zu, wenn du die oben genannten Voraussetzungen erfüllst.
In deiner Bewerbung muss klar erkennbar sein:
- welche Erfahrung du in Verwaltung, Abrechnung oder Buchhaltung hast
- ob du Erfahrung im Bereich Jugendhilfe, Pflege, Sozialleistungen oder bei sozialen Trägern hast
- mit welchen Programmen, Systemen und Tools du bereits gearbeitet hast
- ob du Erfahrung mit iCloud, Serverstrukturen und digitaler Datenablage hast
- ob du Erfahrung mit Jugendämtern, Bewilligungsbescheiden, Kostenblättern oder ähnlichen Vorgängen hast
- ab wann du verfügbar bist
- in welchem Umfang du arbeiten kannst
- ob du dir bei guter Zusammenarbeit perspektivisch auch eine Teilzeitstelle vorstellen kannst
Bitte beachte: Bewerbungen ohne konkrete Angaben zu deinen bisherigen Programmen, Systemen und relevanten Erfahrungen können leider nicht berücksichtigt werden.
Wir freuen uns auf aussagekräftige Bewerbungen von Personen, die fachlich zu dieser Stelle passen und unser Team zuverlässig unterstützen können.
Gehalt: 620,00€ - 1.300,00€ pro Monat
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Mitarbeiter-Rabatt
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 42103 Wuppertal
