Du liebst Struktur, behältst auch bei vielen Fristen den Überblick und hast Lust, in einer digitalen, modernen Kanzlei den Laden mit am Laufen zu halten? Bei uns triffst du auf ein digitales Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege und ein herzliches Team. Wir beraten kleine und mittelständische Unternehmen sowie Privatpersonen – verständlich, effizient und mit viel Engagement für den Berufsstand von morgen. Als Kanzleikoordinator/in bist du die organisatorische Schnittstelle zwischen Mandanten, Berufsträgern und dem Team. Deine Aufgaben bei uns: - Digitale Posteingangsverarbeitung & Fristenkontrolle – Eingehende Post erfasst du täglich digital, klassifizierst sie und hinterlegst Fristen. Du überwachst den Fristenkalender laufend und kommunizierst ihn intern. Das ist die Kernaufgabe dieser Stelle. - Mandanten-Onboarding – Du nimmst neue Mandanten strukturiert auf: Begrüßung, Erstdokumentation, Checklisten-Begleitung und enger Kontakt in der Eingewöhnungsphase. - Stammdatenpflege Mandanten & Partner – Kontaktdaten, Verträge und Geschäftspartnerprofile hältst du im System aktuell. Vollständigkeit und Datenqualität liegen in deiner Verantwortung. - CRM-Pflege & Auswertungen – Du nutzt das CRM aktiv: Pflege von Kontakten, Aktivitäten und Follow-ups. Außerdem unterstützt du bei Auswertungen und Berichten für die Kanzleileitung. - Allgemeiner Kanzleibetrieb – Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Mandanten, Behörden und Geschäftspartnern, Terminkoordination und Ablageorganisation. Was du mitbringst - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Sicherer Umgang mit einem CRM-System (z. B. HubSpot, Salesforce oder ähnlich) - Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise – insbesondere bei Fristen - Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten - Versierter Umgang mit MS Office, DMS-Systemen und digitalen Tools - Ausgeprägte Kommunikations- und Servicekompetenz im Mandantenkontakt - Freude an digitalem Arbeiten und Offenheit für neue Software - Erfahrung im Kanzlei-, Steuer- oder Rechtsumfeld von Vorteil Darauf kannst du dich freuen - Eine Kanzlei mit Zukunftsdenken und persönlicher Atmosphäre - Flexible Arbeitszeiten und auf Wunsch auch Teilzeitmodelle - Digitalisierte Arbeitsprozesse: papierloses Büro, digitale Mandantenakte, DATEV Unternehmen online - Moderne Technik, klimatisierte Büros und ergonomische Arbeitsplätze - Intensive Einarbeitung, persönliche Betreuung und laufende Weiterbildung - Einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektive - Kurze Entscheidungswege und ein offenes Miteinander - Zentrale Lage in Dortmund Über uns Wir betreuen Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen in sämtlichen steuerlichen Angelegenheiten. Unsere Mandanten schätzen uns für unsere Nähe, Klarheit und die konsequente Ausrichtung auf moderne, digitale Beratung. Unser Ziel: Steuerberatung, die verständlich, verlässlich und zukunftsorientiert ist. Bewirb dich jetzt – unkompliziert und direkt. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
