Office Managerin / Office Manager (m/w/d)
Teilzeit 30 Stunden · 5-Tage-Woche vor Ort · unbefristet · Start 01.11. oder 01.12.2026 · Villingen-Schwenningen
Wir sind ein inhabergeführter Familienbetrieb mit rund 30 Jahren Geschichte und einem kleinen Team von fünf Personen. Seit drei Jahrzehnten entwickeln und vertreiben wir Software und Hardware für Zeiterfassung – persönlich, bodenständig und nah an unseren insgesamt über 7.000 Kunden. Bei uns gibt es flache Hierarchien, kurze Wege und ein familiäres Miteinander: Jede und jeder zählt, und man kennt sich.
Unsere langjährige Office Managerin verlässt uns zum Jahresende auf eigenen Wunsch – im Guten und mit ausreichend Zeit für eine gründliche, persönliche Einarbeitung durch sie selbst. Deshalb suchen wir Sie zum 01.11. oder 01.12.2026 als neue zentrale Anlaufstelle in unserem Büro.
Ihre Aufgaben
Verträge & Abrechnung – Sie betreuen unsere Support- und Wartungsverträge, rechnen Leistungen und App-Nutzung ab und halten die Vertragsablage in Ordnung.
Zahlungsverkehr & Mahnwesen – Sie behalten Zahlungseingänge im Blick, gleichen offene Rechnungen ab und führen bei Bedarf das Mahnwesen durch.
Buchhaltungsvorbereitung – Sie sammeln und sortieren Belege, ordnen Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu und bereiten die Unterlagen für unseren Steuerberater vor.
Kundendaten & CRM – Sie pflegen unser CRM-System, legen neue Kunden an und sorgen für eine saubere, verlässliche Datenbasis.
Telefon & Kundenkontakt – Sie sind die freundliche erste Stimme am Telefon, nehmen Kundenanliegen auf, erstellen Support-Tickets und koordinieren Termine für unser Team.
Allgemeine Büroorganisation – Postbearbeitung, Ablage und die kleinen organisatorischen Dinge, die ein Büro am Laufen halten.
Was Sie mitbringen
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekauffrau/-mann) oder vergleichbare Berufserfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich.
- Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit – auf Sie ist Verlass, bei Zahlen wie bei Zusagen. Das ist uns wichtiger als jedes Zertifikat.
- Freude am Kontakt mit Kunden und ein freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon.
- Eine sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise – Sie sehen, was zu tun ist.
- Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen; Erfahrung mit CRM- oder Abrechnungssystemen ist ein Plus, aber kein Muss – wir arbeiten Sie gründlich ein.
- Die Bereitschaft, an fünf Tagen pro Woche persönlich bei uns im Büro zu sein – als kleines Team leben wir vom direkten Austausch vor Ort, und unsere Kunden erreichen Sie verlässlich am Telefon.
- Lust, längerfristig Teil eines kleinen Teams zu werden, in dem der Mensch zählt und man sich aufeinander verlassen kann.
Was wir Ihnen bieten
- Einen sicheren, unbefristeten Arbeitsplatz in einem seit 30 Jahren etablierten Familienunternehmen mit treuem Kundenstamm.
- Eine faire, marktgerechte Vergütung von 26.400 – 31.200 € brutto/Jahr (je nach Qualifikation und Erfahrung) sowie 30 Tage Urlaub.
- Feste, verlässliche Arbeitszeiten an fünf Tagen pro Woche, schwerpunktmäßig am Vormittag – die genauen Zeiten stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab. Danach können Sie fest planen: ideal vereinbar mit Familie und Privatleben.
- Eine gründliche, persönliche Einarbeitung durch Ihre Vorgängerin – mit Übergabezeit, dokumentierten Abläufen und ohne Kaltstart.
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege: Sie arbeiten direkt mit der Geschäftsführung zusammen.
- Ein familiäres, wertschätzendes Umfeld, in dem Sie keine Nummer sind, sondern eine tragende Säule unseres Teams.
So geht es weiter
Schicken Sie uns Ihren Lebenslauf zusammen mit einem kurzen Anschreiben, in dem Sie uns erzählen, wer Sie sind und warum die Stelle zu Ihnen passt – ein paar ehrliche Zeilen genügen, uns interessiert der Mensch dahinter. Dazu Ihren frühestmöglichen Starttermin und Ihre Gehaltsvorstellung. Wir melden uns zeitnah persönlich bei Ihnen.
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Gehalt: 26.400,00€ - 31.200,00€ pro Jahr
Arbeitsort: Vor Ort
