Als ideale Executive Assistant & Office Operations Manager hältst du unserer Geschäftsführung organisatorisch und administrativ den Rücken frei. Gleichzeitig sorgst du dafür, dass unser Office und unsere internen Abläufe zuverlässig funktionieren.
Du wartest nicht darauf, dass dir Aufgaben zugeteilt werden. Du erkennst, was ansteht, setzt klare Prioritäten und bringst Themen selbstständig zum Abschluss. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung, unserem Team sowie externen Partner zusammen.
Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, sich Prioritäten kurzfristig ändern oder eine schnelle Lösung gefragt ist. Diskretion, Verlässlichkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsgefühl sind für dich selbstverständlich.
- Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst die Koordination administrativer Themen
- Du organisierst Termine, Besprechungen und Geschäftsreisen und bereitest relevante Unterlagen vor
- Du hältst Aufgaben, Fristen und Entscheidungen nach und sorgst dafür, dass vereinbarte Themen umgesetzt werden
- Du bereititest Meetings vor, dokumentierst Ergebnisse und koordinierst die nächsten Schritte
- Du übernimmst die schriftliche und telefonische Kommunikation mit Bewerber, Dienstleister und externen Partner
- Du organisierst unser Münchner Office und kümmerst dich um Bestellungen, Verträge, Schlüssel, Arbeitsmittel und die Zusammenarbeit mit Dienstleister
- Du unterstützt bei der Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen sowie weiteren Personalunterlagen
- Du koordinierst Bewerbungsprozesse, Onboardings und Offboardings und sorgst für einen strukturierten Ablauf
- Du pflegst Personalunterlagen, Abwesenheiten, Zugänge und interne Übersichten
- Du bereitest Reisekosten, Auslagen, Rechnungsfreigaben und weitere Unterlagen für unsere Buchhaltung vor
- Du arbeitest eng mit unserer Buchhaltung, Steuerberatung und weiteren externen Fachstellen zusammen
- Du entwickelst administrative Prozesse weiter und sorgst dafür, dass Informationen und Dokumente zuverlässig gepflegt werden
- Du unterstützt die Geschäftsführung bei internen Sonderprojekten und organisatorischen Fragestellungen
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein relevantes Studium oder vergleichbare Berufserfahrung
- Du bringst mehrere Jahre Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren operativen Rolle mit
- Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich
- Du kannst Prioritäten sicher einschätzen und behältst auch bei kurzfristigen Aufgaben den Überblick
- Du gehst diskret und verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um
- Du hast Freude daran, Prozesse zu organisieren, zu verbessern und konsequent nachzuhalten
- Du kommunizierst professionell, verbindlich und auf Augenhöhe
- Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools, Dokumenten und modernen Arbeitsabläufen
- Du bringst ein grundlegendes Verständnis für Rechnungen, Belege und administrative Finanzprozesse mit
- Du sprichst und schreibst sehr gutes Deutsch und kannst dich auch auf Englisch sicher verständigen
- Erfahrung in einer Agentur, Filmproduktion oder einem wachsenden Unternehmen ist von Vorteil
