Referenz
JP26001
Job Position
Office Manager / HR Support (m/w/d) – Befristete Stelle als Mutterschaftsvertretung
Standort
Berlin-Adlershof
Voraussetzung
Ausbildung (Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) ö-Äquivalent
Vertrag
Teilzeit/Vollzeit (20-40 St./Woche)
Arbeitsbeginn
Oktober 2026
Vertragsende/befristet bis
Januar 2028
Azimut Space GmbH ist ein 2007 gegründetes Raumfahrtunternehmen mit Sitz in Berlin, das sich auf thermisches und mechanisches Engineering spezialisiert hat. Azimut Space bietet vollständige thermische Lösungen, thermische Ingenieursdienstleistungen und thermische Hardware sowie kundenspezifische Entwicklung von Instrumenten und Subsystemen für Flug- und Bodenanwendungen.
Wir lieben es Probleme zu lösen, Lösungen zu finden und Dinge zu verbessern.
Unser Unternehmen ist im Technologiezentrum Berlin-Adlershof angesiedelt, mit 14 Beschäftigte.
Wir suchen derzeit eine/n neue/n Büroleiter/in als Mutterschaftsvertretung.
Deine Aufgaben:
Office Management und Administration
- Organisation, Koordination und Kontrolle aller administrativen und kaufmännisch-verwaltenden Büroabläufe
- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts und Unterstützung der Geschäftsführung
- Bearbeitung des täglichen Schriftverkehrs sowie telefonischer und schriftlicher Anfragen
- Betreuung und Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und externen Dienstleistern
- Strukturierte Verwaltung und Ablage interner Unterlagen, Dokumente und Datenbanken
- Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Planung und Überwachung von Terminen und Fristen
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen und internen Meetings
- Organisation von Dienstreisen einschließlich Flug-, Bahn-, Hotel- und Mietwagenbuchungen
- Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
- Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten einschließlich Angeboten, Verträgen und Schadensfällen
Human Resources
- Unterstützung bei allen administrativen Personalaktivitäten
- Unterstützung bei Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Personalunterlagen und Personalakten
- Unterstützung bei Koordination von Recruiting-Prozessen und Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern
- Unterstützung bei Organisationen und Begleitungen von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
- Unterstützung bei Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und sonstigen Abwesenheitsmeldungen
- Unterstützung bei Administrative Angelegenheite, zb.: Ansprechsperson für Mitarbeitende bei Personalangelegenheiten
- Unterstützung bei Erstellung von Arbeitsbescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten
Buchhaltungs- und Finanzkoordination
- Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung
- Erstellung und Versand von Rechnungen
- Überwachung von Zahlungseingängen sowie Nachverfolgung offener Forderungen
- Vorbereitung, Sammlung und Weiterleitung buchhaltungsrelevanter Unterlagen
- Kommunikation und Abstimmung mit Steuerberatung, externer Buchhaltung und Finanzdienstleistern
- Koordination von Rückfragen im Zusammenhang mit Buchhaltung und Zahlungsverkehr
- Organisation und Abstimmung von Stundungsvereinbarungen
- Koordination bei Zahlungsrückständen und drohenden Vollstreckungsmaßnahmen
Export, Behörden und Projekte
- Administrative Unterstützung bei Export- und Zollangelegenheiten
- Kommunikation und Abstimmung mit Behörden, Krankenkassen und weiteren Institutionen
- Vorbereitung und Bearbeitung von Fördermittelanträgen
- Zusammenstellung projektbezogener Unterlagen und Dokumentationen
- Administrative Begleitung und Koordination von Förderprojekten
- Kommunikation mit Förderstellen und externen Projektpartnern
Bei allen Aufgaben wirst du fachkräftig unterstützt, um dich in diese Tätigkeit einzuarbeiten. Wir bieten dir einen Einblick in die Abläufe und Projekte eines Space-Tech-Unternehmens.
Das solltest du mitbringen:
· Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
· Abgeschlossen Ausbildung oder Bachelor
· Da du oft den ersten Kontakt zu unseren Kunden/innen und Partner/innen hast, ist es wichtig, dass du kommunikativ und kontaktfreudig bist, auch persönlich und am Telefon
· Du bist strukturiert und hast einen guten Überblick, bei administrativen Aufgaben können wir uns auf dich verlassen. Eigeninitiative ist gefragt.
· Im Umgang mit den MS-Office-Programmen bist du routiniert.
Unsere Werte:
· Wir sind ein internationales und vielfältiges Team: Wenn wir unsere Fähigkeiten, unser Wissen oder unsere Erfahrung teilen, können wir voneinander lernen und bessere Ergebnisse erzielen.
· Wir greifen ein, wenn jemand diskriminiert wird.
· Familienfreundliche Unternehmenskultur: Wir unterstützen uns gegenseitig, um Arbeit und Familie bestmöglich zu vereinbaren.
· Spannende Projekte in der Raumfahrtbranche
Gehalt
Die Gehaltsspanne für diese Stelle richtet sich nach den Qualifikationen der Bewerber:innen.
Bewerbung
Ansprechsperson: Frau M. Ülger
Lebenslauf und Motivationsschreiben an: [email protected] + [email protected], mit der Referenz "JP26001".
Gehalt: 38.000,00€ - 46.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Vor Ort
