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Teamleiter*in Schulsekretariate

Stadt Karlsruhe -
Karlsruhe

Details zur Stelle

Teilzeit

Leistungen

Weiterbildungsprogramme

Qualifikationen

Kaufmann/-frau - Büromanagement
Microsoft Office
Abgeschlossene Berufsausbildung

Vollständige Stellenbeschreibung

Start: nächstmöglich | unbefristet | Teilzeit (80 %) | Bezahlung: bis E 9a TVöD

Als Schulträger gewährleistet das Schul- und Sportamt die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen der Stadt und verantwortet zugleich die kommunale Sportverwaltung. Im Sachgebiet Schulfachangelegenheiten übernehmen Sie als eine der beiden Teamleitungen die fachliche Führung der Schulsekretariatskräfte. Durch Ihre Arbeit tragen Sie wesentlich dazu bei, dass Schulorganisation und Verwaltungsabläufe zuverlässig funktionieren und Schulen in ihrem Bildungsauftrag bestmöglich unterstützt werden.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

Personalführung: Sie verantworten die fachliche Führung der Sekretariatskräfte eines Schulbezirks sowie der Ihrem Bereich zugeordneten Springerkräfte.
Personalauswahl und Einsatzplanung: Sie wirken aktiv in Auswahlverfahren mit, begleiten ein gelungenes Onboarding neuer Schulsekretariatskräfte und koordinieren die bedarfsgerechte Einsatzplanung der Springerkräfte.
Personalbetreuung und Fachberatung: Sie führen Mitarbeitergespräche und beraten die Schulsekretariatskräfte in allen fachlichen Fragestellungen. Als zentrale Ansprechperson stehen Sie im engen Austausch mit den Schulleitungen und beraten bei Bedarf direkt vor Ort an den Schulen. Sie sichern und entwickeln Aufgabenstandards in den Schulsekretariaten weiter und fördern deren Umsetzung durch den Aufbau und die Pflege einer praxisorientierten Wissensdatenbank. Zudem organisieren Sie regelmäßige Netzwerktreffen und Inhouse-Schulungen und führen diese eigenständig durch.

Ihr Profil auf einen Blick

Qualifikation: Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare Qualifikation.
Fachkenntnisse: Idealerweise sind Ihnen die Aufgaben und Abläufe in Schulsekretariaten bestens vertraut. Sie arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen MS-Office Tools und bringen Begeisterung dafür mit, digitale Prozesse aktiv weiterzuentwickeln und moderne Arbeitsweisen mitzugestalten.
Kompetenzen: Als teamorientierte Persönlichkeit überzeugen Sie durch ein sicheres, wertschätzendes und freundliches Auftreten sowie durch ausgeprägte soziale Kompetenz im Umgang mit Mitarbeitenden. Mit Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrer Fähigkeit, auch in herausfordernden Situationen konstruktiv und lösungsorientiert zu handeln, tragen Sie zu einer vertrauensvollen und erfolgreichen Zusammenarbeit bei und stärken das Verständnis für Diversität, Respekt und Toleranz in Ihrem Team. Selbstständiges Arbeiten, Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität runden Ihr Profil ab.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Schul- und Sportamt, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist: 15.06.2026 | Kennziffer: 410.26.004

Ansprechperson Auswahlverfahren: Christa Modes, Sachgebietsleiterin Personal, Telefon: 0721 133-4111, E-Mail: [email protected]
Fachliche Ansprechperson: Ingrid Kühne, Sachgebietsleiterin Schulraumüberlassung, Schulfachangelegenheiten und Schulsekretariatsangelegenheiten, Telefon: 0721 133-4146, E-Mail: [email protected]

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