Office Manager:in (m/w/d) für unsere Kita-Verwaltung
Umfang: 20 Stunden / Woche
Ort: 10559 Berlin
Ab wann: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Hinter den Kulissen unserer Kitas sorgt unser Verwaltungsteam dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft und sich die pädagogischen Teams vor Ort voll auf die Kinder konzentrieren können. Für unsere Geschäftsstelle suchen wir langfristig eine strukturierte Unterstützung, die unser Büro organisiert, den Überblick behält und mit einem Lächeln gemeinsam mit ihrer Kollegin das Herzstück unseres administrativen Alltags wird.
Das sind deine Aufgaben:
Büroorganisation & Kiez-Logistik
- Der erste Eindruck: Du nimmst Anrufe entgegen, bearbeitest den täglichen Mailverkehr und bist die erste Anlaufstelle für Gäste. Du sorgst dafür, dass Besprechungsräume vorbereitet sind (Kaffee kochen, ein frischer Snack gehört für uns dazu).
- Einkauf & Versorgung: Von klassischen Büro- und Kita-Bestellungen bis hin zur Schokolade für die Nerven oder Sonnencreme für den Sommer – du hast die Vorräte im Blick.
- Herzstück unseres Büroalltags: Du bringst Ordnung in Büros und Küche und schaffst ein Umfeld, in dem sich alle wohlfühlen.
Verwaltung & Dokumentenmanagement
- Schnittstelle zu den Kitas: Du stehst im kurzen Dienstweg (auch per WhatsApp) mit unseren Kitaleitungen im Austausch.
- Vertragswesen & Akten: Du kümmerst dich um alle Art von Verträgen und pflegst das Dokumentenmanagement.
- Personal-Support: Du stellst Bescheinigungen für das Team aus (z. B. Arbeitszeitbescheinigungen, Gehaltsbescheinigungen für Wohngeldanträge o.Ä.) und koordinierst arbeitsmedizinische Untersuchungen sowie Erste-Hilfe-Kurse.
- Objektmanagement: Du bist die Ansprechperson für externe Vertragspartner:innen (Hausverwaltungen, Versicherungen, Stromanbieter etc.) sowie für unsere Dienstleister wie Cityclean und die Bioputzer. Du verwaltest unsere Schlüssel.
Wissensmanagement & Teamkultur
- Wissen sichern: Du hältst unser internes Wiki (DokuWiki) up to date.
- Diskretion & Professionalität: Du kannst diskret sein, was Betriebsinterna angeht, und möchtest vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten. Du vertrittst gerne und mit Überzeugung die Werte der GenerationenRaum gGmbH.
- Wertschätzung: Du organisierst die kleinen Aufmerksamkeiten im Jahr – von Geburtstagsgrüßen für die Mitarbeitenden bis hin zu Oster- und Weihnachtsüberraschungen. Du organisierst unsere Firmenfeiern.
Das bringst du mit:
- Organisationstalent mit Detailblick: Du arbeitest genau, verlierst auch bei vielen parallelen To-Dos nicht den Faden und denkst gerne mal einen Schritt weiter, um Abläufe noch effizienter zu machen.
- Freude am Anpacken: Du siehst, wo Arbeit liegt – ob am Laptop bei einer Statistik oder in der Küche beim Wegräumen des Geschirrs. Für dich ist beides gleich wichtig für ein gutes Miteinander.
- Gute Laune & Kommunikation: Du hast eine offene, freundliche Art, gehst gerne auf Menschen zu und bleibst auch am Telefon ruhig und professionell.
- Sicherer Umgang mit dem PC: MS Office (Word, Excel) sowie Mailprogramme sind für dich Alltag, in neue Tools (wie unser Wiki) arbeitest du dich schnell ein.
Das bieten wir Dir:
- Eine sinnstiftende Aufgabe im Umfeld von Bildung und Betreuung.
- Eine familiäre, wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem gut gelaunten Team.
- Arbeitszeiten grundsätzlich 5 Tage à 4h, eher vormittags, nach erfolgter Einarbeitung nach Absprache mit Deiner Kollegin auch flexibler möglich, 4 Tage-Woche ist denkbar wenn es klappt.
· Raum für Eigeninitiative und die Umsetzung eigener Ideen bei einer verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Tätigkeit
· 30 Tage Urlaub und ein Einstiegsgehalt je nach Berufserfahrung zwischen 1727€ und 2525€ (zzgl. Zuschlag zum Jobticket, 20€-Gutschein für Buchhandlung oder Café), Kaffee/Tee/Schokolade/Bio-Obst & Gemüse)
· Dienstlaptop und Diensthandy
· Diverse und freundliche Teams, die Deine Arbeit schätzen werden
· Betriebliche Altersvorsorge, gesunder Arbeitsplatz sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
· Team-Events und garantiert öfter was zu Lachen
Hast Du Lust auf die Aufgabe und suchst etwas für länger?
Dann schick uns einfach Deinen Lebenslauf und ein paar Zeilen über Dich (ein langes Anschreiben brauchst Du nicht zu verfassen) per E-Mail an: [email protected]. Deine Ansprechperson ist Elke Gausepohl. Wir freuen uns auf Dich!
Gehalt: 3.454,00€ - 5.050,00€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Betriebsarzt/Betriebsärztin
- Betriebskindergarten
- Firmenevents
- Firmenhandy
- Kostenlose Getränke
- Zusätzliche Urlaubstage
Ausbildung:
- Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Berufserfahrung:
- Office Management: 1 Jahr (Erforderlich)
Sprache:
Arbeitsort: Vor Ort
